实用职场英文写作教程Unit 9 Business Reports.ppt

Business reports play an important role in business practice as most major or decisive actions are based on business reports. If reports are well written, solutions can be expected to draw in a wise way. The purpose of a report is to inform someone of the findings of a research and to provide a basis for decision-making. Its length ranges For any reportwhether formal or informal assessing the readers’ needs is essential. Writing business reports is thus an important practical writing ability both within and outside companies. What Is a Business Report  商务报告(business reports)是商业人士为了提供业务工作及其进展的信息，分析收集到的数据信息，进行交流的重要手段，也是企业决策者做出决策和行动的重要依据。撰写商务报告的可以是个人、几人或机构。报告有时可以是口头陈述的形式，而通常都是书面报告。商务报告形式多样，有些简洁随意，有些为正式的长篇大论。有些报告只简单记录某个时间、某次访问，以及所采取的相关行。另外一些报告则包括对事实、结论的详尽解释，也可以包含行动建议。商务报告应该使用简明易懂的语言，对使用的术语进行解释，语气要真诚、亲切，确保可读性。 How to classify Business Reports  What’s the Structure of a Business Report  几乎所有的商务报告的结构都包含五部分：前部（head），介绍（introduction），中间（middle），结束（end），后部（bottom）。根据不同的主题、目的、使用的数据，这五部分又包含了更多具体的成分。 正式的英语商务报告的文体结构一般由以下十个部分组成： I. Prefatory Parts (正文前面的部分，前言） 1) Title (题目，标题) 只有报告标题的是 title fly(封面)，这样做封面（cover）显得报告更加正式。 题名页（title page）往往包括标题，作者姓名和单位、呈送对象、日期。 2) Transmittals (报告传达书，包括报告的主题和获得批准，简述该项目以及 主体，致谢) 3) Contents (目录) 4) Summary/Abstract (总结、提要、摘要、概要) II. Text of Report 5) Introduction (引言、导言、导语、序言) 包括报告的背景，报告讨论的问题或目的，报告的重要性，报告的范畴，报告的篇章结构。 6) Findings (body) (正文，调查结果，研究结果) 7) Conclusions (结论) 结论也可以放在正文前，以便忙碌的阅读者很快能读到重要的信息。 8) Recommendations (建议、意见) 建议可以和结论合并成为一部分，有时也可以放在正文前。 III. Supplemental Parts（正文后的补充部分） 9) Appendix (附录、附件) 与正文相关的但不包括在正文中的内容，比如，调查问卷，情况介绍，表格样例，电脑打印件，统计公式。专有名词列表可以放在附录中，也可以单独成为一个补充的部分。 10) References/Bibliography (参考资料，文献目录) 包括参考资料的作者，题目，出版社，出版日期，页码等。 What’s the Format of a Business Report  写商务报告的时候，需要明确用什么书写的格式和报告的长度。通常情况下，可以根据阅读者的需要，自己选择书写商务报告的格式。 以下介绍四种常用的商务报告的格式以供参考。 1.预打印格式（preprinted form） Many company prepared the forms for certain type of reports. These reports usually deal w