实用职场英文写作教程Unit 11 Establishing Business Relationship.ppt

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In modern international trade, it is vital for a company to seek prospective clients and to establish business relations with them so as to start and develop its business. This unit deals with how to make contact with a prospective client. What Is Establishing Business Relationship 建立业务关系,实际上就是确定贸易对象,俗称“建交”。贸易对象选择得合适与否,决定着贸易的成败。在一般情况下,双方通过各自的介绍或第三者的介绍,先摸清对方的资信状况(financial credit)、经营能力(capacity)和业务范围(line of business)等重要条件,然后再进行实质性的业务商讨。贸易双方只有在相互了解、彼此信赖的基础上,才能进行积极地合作,并使双方贸易活动得以顺利地开展。 How to Establish Business Relationship 在国际贸易中,交易方通常会通过如下渠道与国外公司建立业务关系: 银行 Banks; 商会 Chambers of commerce; 企业名录 Trade directories; 生意伙伴 Business associates; 商业顾问 Commercial counselors’ offices; 大使馆商务处 Commercial office of embassies; 广告 Advertisements; 展览会和商品交易会 Exhibitions and trade fairs 市场调查 Market surveys; 商业伙伴或客户的推荐 Recommendations by business partners or clients; 其他渠道 Other sources. What’s the Structure of a Memo “建交”函应遵循以下基本结构: 1.第一段是告诉对方我方如何获知对方名址和经营范围; 2.第二段先表明与对方建交和开展贸易的意图,再对我公司规模、经验、业务范围、经营品种加以概略介绍; 3.第三段邀请对方就具体一种商品提出具体要求(或就一种商品进行推销),可要求附寄公司简介、商品目录、价目表和小册子; 4.第四段以盼早日回复。 例如: What’s the Format of the Letter of Establishing Business Relationship “建交”函一般采用“平头式(block style)”进行书写,格式如下: 2. 在英国英语中,天在前,但是在美国英语中,月份在前。所以某些特别的时期容易引起误解 例如: 12 06 2012 在英国指的是:6 月 12 日;在美国指的是:12 月 6 日。因此为避免误解,日期要写成:12 June 2012 3.由于“建交”函是第一次给对方写信,对于收信人的具体姓名并不熟悉,故称呼语最好用“Dear Sir”或者“Dear Madam”;有时甚至连收信人的性别也不能确定,为避免性别之嫌,最好使用“Dear Sir or Madam”. 4. 常用的结尾客套语有 “Yours faithfully”、“Yours sincerely”和“Regards/Best wishes”等。虽然用法比较多,但具体使用时要严格对照称呼语的使用。具体搭配规则如下: 英文“建交”函的书写通常包含以下几个方面: 1. 向对方解释自己如何知道对方的地址和业务范围; 2. 向对方表达想建立业务关系的强烈愿望; 3. 向对方介绍本公司的规模、经验、业务范围、经营品种以及竞争优势; 4. 告知对方自己需要购买或推广何种产品; 5. 提供能证明自己资信状况和经营能力的参考信息; 6. 向对方提供本公司的简要介绍、产品目录、价目表和宣传册等附件以便对方能更好地了解。 写英文“建交”函时需遵循如下规则: 1. 业务关系是基于双方“平等互利”的基础上建立起来的,因此要让对方认识到无论结果如何你都非常感谢对方。此外,“建交”函要给对方留下好的第一印象,因此在书写时要真诚、友好、考虑周全。 2. 书写时尽量具体,但不能冗长,且无明显语法错误。“建交”函中提及的信息必须具体、可信。“建交”函的格式和结构必须标准,同时要注意字迹清晰、整洁。 1. To a Chamber of Commerce

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