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甘肃省档案干部培训系列讲座之二 《归档文件整理规则》 讲 座 主讲 赵海林 二 O O 五 年 五 月 第一讲 《归档文件整理规则》的 出台背景编制原则和我 省的实施情况 一、《归档文件整理规则》的出台背景 《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。 我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。 《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。作为档案工作的一项基础性法规标准，《规则》带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。由于其内在的科学性、合理性，《规则》充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。 二、《归档文件整理规则》的编制原则 《规则》编制的原则主要有三项，即简化原则、兼容原则和前瞻原则。 第一、关于简化原则。简化原则就是简化整理程序，减少手工劳动，提高工作效率。简化整理程序就是减掉那些难以把握的人为因素和不必要的手工劳动，减少整理工作对机关档案部门人力、财力和物力的不必要占用。《规则》之所以以“件”代“卷”，将“件”作为归档文件的整理单位，简化原则在此起到了至关重要的作用。 第二、关于兼容原则。兼容原则主要体现在三个方面：一是兼容手工和计算机两种管理方式，这是因为虽然引入计算机对档案管理具有重要意义，但从我国国情看，全面普及计算机还有一个过程，目前尚处于一个手工和计算机两种管理方式并存、衔接和过渡的阶段，并且这一阶段要持续相当长的一个历史时期。因此，《规则》在适应现代化管理需要的前提下，兼顾了手工管理的方式，做到既有引导性，又体现出过渡性；二是便于档案室与档案馆衔接，按照国家有关规定，归档文件中永久、长期保管部分到一定时间就要向档案馆移交，所以《规则》兼顾到了档案馆管理的特点和要求。例如，鉴于档案移交进馆时或进馆后需要再鉴定，件号可能会出现断号、跳号等现象，因此《规则》对件号设置了室编、馆编两种，并在设计归档章和盒脊的项目时预留下了相应位置；三是与现有规定相兼容，尽量对原来反映文件整理的有益成果予以采用，做到总结继承促发展，发展之中有继承。 第三、关于前瞻原则。从长远看，文档一体化管理是机关文秘、档案工作的发展趋势。机关办公自动化和档案管理现代化是相辅相成的，文书处理和归档文件整理是先后衔接的过程，两者都需要文件的有序化和系统化。因此，将文件整理程序的有关环节与文书处理的有关环节衔接起来，实现文件的随时归档和信息共享，既能理顺二者之间的关系，又能充分利用文书处理的成果，减少档案部门的重复劳动。《规则》的制定与实施，有利于机关文档一体化的实现。 三、我省实施《归档文件整理规则》的情况 国家档案局颁布《归档文件整理规则》后，我省开展了积极的实施工作，主要做了以下三个方面的工作： 第一、由省档案局选派业务骨干在省粮食局进行了一个年度归档文件整理的试点工作，为全面实施摸索经验； 第二、由省档案局组织制定了《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》，印发全省贯彻实