办公室管理制度MicrosoftWord文档.docVIP

行政办公管理制度 第一节 会议管理制度 一、会议管理规定 1、总则 为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度 2、范围 本会议管理制度适用于公司主办的各种行政办公会议 会议分类及组织 （1）公司级会议：参加人员为公司领导班子成员，每周召开一次。会议由公司总经理或总经理指定的副总经理主持 ⑶部门会议：系公司各部门、各所属企业组织召开的工作例会，每周一召开。会议由部门负责人或企业经理主持 ⑷专业会议：系公司内部的技术、销售业务及业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术会、生产调度会和安全工作会等），根据需要不定期召开。总部由分管副总经理或总工程师主持，所属企业由分管副总经理或总工程师主持。 ⑸临时会议：根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议（如公司职工大会和公司党、团员大会，以及各种代表大会等） ⑹定期汇报：公司各部门和各所属企业负责人，每月以书面形式向主管副经理或总经理汇报一次工作。 4、例会执行与安排 ⑴公司原则上每周召开工作例会一次。工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一，也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。为增强公司各部门管理人员的管理角色意识，发展管理人员的交流、沟通能力，每两周工作例会实行“轮值主席制”，即每次工作例会由公司各部门负责人轮流出任会议主席，负责会议召集和主持。 ⑵会议主席制要求轮值主席在会前做好充分的准备，了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题，形成书面的主持提纲。 5、会议主持人职责 ⑴会议主持人应预先将会议内容通知与会者使会议讨论有的放矢 ⑵会议开始后就议题的要旨必须做简洁说明 ⑶引导讨论并在预定时间内作出结论 ⑷就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认 ⑸确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理 6、会议纪要管理规定 1）会议纪要的形式与签发 ⑴公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文 ⑵行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作 ⑶会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认 ⑷会议纪要发放前应填写（会议纪要发放审批单）。审批单内容包括纪要编号=发放范围、主管领导（主持会议的领导）审批意见 ⑸会议纪要应有发文号，发放时应填写〈文件签收记录表〉，并由接收人签收 ⑹会议纪要应分类存档，并按重要程度确保保存期限 2）会议纪要的备忘 会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议全体人员，以便对照核查落实 7、会议注意事项 ⑴要求参加会议人员提前5分钟到场 ⑵实行会议人员签到制度 ⑶做好会议内容准备，并做好会议记录 ⑷会议期间会议人员注意力集中，禁止打瞌睡或做与会议无关的事情 ⑸会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。 附表： 会议计划表 附表11-1 会议名称 开会次数 开会日期 开会时间 会议目的及宗旨 与会人员 司仪 主席 会议召集单位 会议记录 总务 与会者应备资料 会场标示资料 日前或事前的分发资料 会议审核表 附表11-2 注意要点 查核栏 开会的目的 本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他 更好的解决方法？） 开会的目的是否正确？ 设定要项方面 开会的时机、时间是否妥当？ 开会的场所是否恰当？ 所邀请的与会人员是否恰当？ 开会通知方面 是否对于与会人员确实通知妥当了？ 对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？ 是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？ 是否通知与会人员事先备妥有关资料呢？ 会议的准备方面 是否事先拟就议题进行顺序及时间的分配呢？ 事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？ 是否安排好会议记录呢？ 是否必须用到幻灯机或录象机等的机械设备呢？ 会议议程表 附表11-3 XXX会议议程 年 月 日 序号 程序 主持人 时间分配 备注 1 2 3 4 5 6 7 会议