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机关文书档案整理的一般方法和步骤 为了认真贯彻实施国家档案局《归档文件整理规则》，省档案局通过试点并结合甘肃实际，制发了《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》，印发全省贯彻实施。根据《实施细则》的规定，归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十个步骤”。 一、收集文件材料 二、判定归档范围 三、鉴定保管期限 四、划分机构问题 五、装订符合要求 六、编写文件页码 七、排列文件顺序并加盖归档章 八、档案装盒盖章并填写备考表 九、编制归档文件目录标准装订 十、档案入库排列上架科学管理 首先给大家强调的是：要分清文件归档年度。文件的归档年度一般都是指文件的形成年度，也就是说文件是哪一年形成的就归入哪一年（以文件的落款日期为准），如 2011 年的文件归入2011年度，2012 年的文件归入2012年度，2013年的文件归入2013年度。年度分清后，后面说的工作步骤，都是针对某一年度档案的整理方法来讲的，大家千万不要把文件归档年度搞混淆。 一、收集文件材料 文件材料的收集是立档单位档案工作的起点，其基本要求是“齐全完整”。 文件一般来源于四个方面：一是上级机关的文件材料；二是本机关产生的文件材料；三是同级机关和非隶属机关的文件材料 ；四是下级机关的文件材料 。 （二）收集时需要注意的事项：首先要按照单位的收、发文登记簿认真进行收集，收集时注意文件要规范有效，尤其是本级发文要查看以下几点：一是看每份文件页码缺不缺； 二是看定稿上有没有领导签字； 三是看正本上有没有加盖单位公章； 四是看正本和定稿是不是都有；五是看附件齐不齐；六是看被转发件齐不齐；七是看对应的电子文件全不全。 收集中容易忽视的几种情况： 1 、只重视上级发来的文件，而忽视本单位形成的各种文件材料。如对会议记录、统计报表、各类名册、工作制度、与外单位签订的合同、协定、协议书、人民来信来访材料、财务预决算等不重视，不收集。 2、只重视“红头 ”文件的正件，不重视同一文件的附件、定稿（领导签发稿） 、被转发件、电报等的收集。 3 、只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料的收集。如到上级机关开会带回的文件，本单位开会形成的文件，到基层的调查报告、访问记录，党团组织关系、职工调动介绍信等。 （三）难以收集的几种情况： 在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集， 因为它涉及本单位各个业务部门、综合办公部门、管理部门、人事部门、保卫部门等，有的还要涉及外机关（如联合行文） ，文件材料收集工作受到的人为因素较多，所以难度较大。特别是下面几种文件又是最难于收集的。 1、领导手中的文件。 由于有些机关文件处理制度不健全，文件未实行集中统一管理，有些文件长期由领导保存。领导手中保存的文件一般比较重要，领导使用频率较高。有些领导特别是基层领导图一时方便，怕移交后查找麻烦，所以不移交。文秘档案人员怕得罪领导，也就不催促移交，加之领导出差在外的时间较多，到了整理的时候，领导不在，致使领导手中的文件未收集归档。 2、人事、财务、业务、保卫等部门的文件。 由于这些部门形成（包括上级、同级、下级来文，也包括自身形成）的文件政策性强，往往涉及人们的切身利益，有的保密性较强，加之使用频繁，所以总想由本部门保管，不愿意主动移交。 3、“帐外文件 ”。 “帐外文件 ”即未经过收发文登记簿记载的文件。这部份文件是领导或有关人员在外出活动中形成的，文书人员难于掌握。如果领导或有关人员的档案意识不强，不主动移交，文秘档案人员是难于收集齐全完整的。 4、报刊上反映本单位工作活动的文章、新闻。 这部分文章、新闻也属于 “帐外文件 ”，如果单位负责宣传工作的同志不注意平时的收集，文秘档案人员不可能完全知道一年内本单位活动在哪些报刊上反映过，所以很难收集归档。 5、特别珍贵的文件。 如领导、社会名人的题词、照片等，这部份文件保存价值较大，时间久后便是珍贵文物，所以相关人员喜欢自己保存。 6、机密性较高的文件。 如研究人事任免的会议记录、讨论入党的会议记录、涉密文件、处分领导的文件，有些单位怕移交给文秘档案人员后造成泄密事件，所以不移交归档，待若干后，密级解除了或不再需要保 密了，才移交出来归档。 7、科技文件。 如设备说明书、图纸等在工程人员手中，收集困难。一种情况是工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备需要检修，非找他不可，体现他在单位的价值。另外一种情况是工程人员为了使用起来方便，而不愿意移交。 （四）收集文件的方法： 1、办理完毕随时收。如传阅、处理完毕就收。起草打印盖章后就收。 2、会议文件及时收。 本单位开会的文件结束后就收。外出开会带回的文件回来时就收。 3、常用文件定时收。 使用频繁较高的常用文件，可根据实际情况，约定时间收， 要做到使用和收集两不误。 4、人员变动提