(2012年2月版)竣工档案管理操作手册选编.docVIP

竣工、档案管理操作手册（2012年－02版） 目录： 一、目录维护 二、档案管理 三、竣工管理 四、说明 五、附录：工程技术资料档案目录（信息化管理）（最终版） 目录维护 建立项目的竣工和档案目录是录入单据的前提，系统中已经跟质量技术部提供的标准目录建好模板，竣工和档案的目录结构相同，建立新项目的目录时只需复制需要录入的标准目录模板，然后根据格式修改一下顶层根目录的项目名称即可，如图示： 点击选择本组织下标准目录模板的根目录，需要录入哪一部分，就复制哪一部分的目录。 点击【目录维护】，在下拉菜单中点击【复制目录】。 此时新建录入对话框，在目录名称及目录说明里的内容按照格式更改为新建录入对应项目的项目名称，格式为四位数字+项目名称，其中四位数字为该项目的开工年月，此外一定要确保【复制子目录】前面方框中的勾打上，这样才能复制目录模板中的所有目录，目录名称及说明填写完毕之后点击【确定】 4、此时新的项目目录建立完毕 5、当某一目录需要修改删除时，选择此目录，然后点击【目录维护】通过【修改目录】、【删除目录】进行修改或删除，如要删除拥有下级目录的父目录，需先删除其子目录。此外可能通过【新建目录】、【新建下级目录】来增加新的目录。 6、标准模板目录包括房建的所有分部工程，若施工时未涉及的分部要删掉，删除办法如上，要从末端目录删除，再删除上一级级目录。另外，竣工工程虽然包括该分部，但有的末端目录所指资料没有的，把该末端目录删除。 7、目录查找 点击某项目的根目录，可通过目录查找定位到在项目的某一子目录，在目录查找界面【目录名称】中录入目录编码或者目录名称的关键字，点击查找即可。 档案管理 档案管理主要是竣工资料归档的管理，档案管理整体结构为【目录→卷→文件】 对于已经竣工的工程的竣工档案直接在档案管理中录入；在建工程的资料档案，在竣工管理中竣工资料录入完毕之后通过归档来完成档案的资料的录入 档案管理入口为【工作管理】→【档案管理】→【归档文件管理】 2.1建立档案案卷 档案文件是存放在档案卷中的，首先在底层末端目录点解【新增】，弹出新增案卷信息录入界面，上部表头填写案卷主要信息，如下图示： 【档号】：必填，编码规则为“组织号后两位（如一分公司02）+ 项目开工年月四位+ 本月开工工程顺序编号（该顺序编号需要分公司工程科质量信息负责人给予），如【02-0911-01-02101-001】，各段之间由“-”隔开 【工程项目】：必选，选择案卷对应的工程项目 【保管期限】：必选，选择此案卷的保存期限 ，如长期 【密级】：必填，如秘密 【件数】【页数】根据卷内文件数量自动生成，无需填写 【案卷题名】：必填，填写案卷名称，即工程项目名称 【立卷单位】：必选，选择案卷立卷单位 【存放位置】：选填，能确定案卷存放位置的则填写 【起始日期】【终止日期】：案卷形成的起始终止日期，选填 【原档号】【全宗号】【目录号】【分类号】【项目WBS】【工作流】不必填。 案卷基本信息填写完毕之后，点击【保存】，然后点击【确认立卷】。案卷建立完成 2.2建立档案文件 在归档文件管理界面右侧案卷列表去，选择档案文件所述的案卷，点击【修改】， 打开后，点击案卷表头【新增】，弹出归档文件管理界面，这里填写文件的主要信息 【文件标题】：必填 【分类号】：不必填 【保管期限】：必选 【文件编号】：必填，同纸板资料（如鲁JJ001-001） 【档号】自动生成 【件号】文件件号，选填 【材料属性】：必选，一般都是原件 【页数】：必填 【份数】：文件份数，必填，此处若不填份数，在文档借阅管理中将引用不到该文件 【责任组织】：必选 【责任人】：必选 【顺序号】：文件在卷中的排列顺序，自动生成。 【单据编号】：不必填。竣工资料管理模块中的【文档编号】，若是直接录入在归档文件管理的工程项目，可不填。从竣工资料管理模块归档过来的是自动生成。 【文件日期】【生效日期】【结束日期】【关联单位】【移交人】【移交日期】【备注】：选填，文件日期为文件形成日期 【项目】必选 【竣工资料】：竣工文件必须勾上 【连续新增】【连续新增并复制案卷信息】：在此案卷内连续添加文件时可勾选，勾选时，点击“保存”后会进入新文档录入界面，如果勾选的是后者，会同时把上一文件的主要信息带到新的文件录入界面。 【附件】：需要时可点击附件上传相关附件。 注意:：纸版资料的扫描件以附件形式上传在2.2的档案文件中，不要存在2.1的建立档案案卷处。 信息录入完毕之后，点击保存退出，完成此一档案信息录入，最后点击案卷信息编辑界面右上角【保存】 最终，界面形式为如下图： 2.3注意问题说明 2.3.1卷内信息维护界面 【新增】【删除】【查询】【销毁】【取消销