集团或公司档案分类编号制度(互联网转)选编.doc

集团/公司档案分类编号制度 互联网转 总则 为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。 本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。 集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。 根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。 档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。 集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限 档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为： 一级类目 二级类目 三级类目 归 档 范 围 保管期限 代号 名 称 代号 名 称 代号 名 称 1 董事会及股东会类 1 董事会 董事会会议文件 长期 董事会的往来文件、信函 长期—短期 2 股东大会 股东大会会议文件 永久 2 法务及审计类 1 法律事务相关文件 按案例设置 判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等 长期 诉状、答辩状、代理词等 长期 证据材料 长期 授权委托书 长期 重大法律事务的请示、报告 长期 2 审计管理 1 审计管理 政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等 长期 本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知 长期—短期 2 审计材料 1．本公司年度财务情况审计报告 永久 2．本公司关于财经违纪的专题报告 长期—短期 本公司领导任期主要经济指标审计材料 长期 本公司领导离任经济责任审计报告 长期 下属单位年度经营审计材料 长期 一级类目 二级类目 三级类目 归 档 范 围 保管期限 代号 名 称 代号 名 称 代号 名 称 3 行政管理类 1 行政事务 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函 长期—短期 公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等） 永久—长期 2 资产管理 1 办公设备 购置、验收、调试文件 长期 使用维修文件 长期 旧设备处理文件 长期 2 生产设备 购置、验收、调试阶段相关文件 长期 使用维修阶段产生文件 长期 更新改造阶段文件 长期 旧设备处理文件 长期 3 科研设备 归档范围同生产设备 长期 4 其它 如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等） 长期 5 固定资产 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：重要的 (设备除外 ) 一般的 永久—长期 短期 固定资产登记表、清单等 短期 千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料 至设备报废 3 后勤管理 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等 短期 4 经营管理类 1 经营决策 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等 长期 公会议纪要 长期 各部门工作计划 及 周报，