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第五章 报表 第5章 报表 5.1.1 报表的定义 报表主要用于对数据库中的数据进行分组(Grouping)、计算(caculation)、汇总(count)和打印(printing)输出。 报表是数据库的一个对象。可以打印输出格式化的数据信息。 数据库的打印工作是通过报表对象实现的，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的编制打印程序工作。 报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据来源于基表、查询和SQL语句，只是在运行的时候将信息收集起来。 第5章 报表 5.1.2 报表的视图 报表操作提供了3种视图：设计视图、打印预览视图、版面预览视图。 设计视图：用于创建和编辑报表结构 打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形式。 版面预览视图：用于查看报表版面设置。 第5章 报表 5.1.3 报表的组成 在“设计视图”窗口中，报表的结构由报表页眉、报表页脚、页面页眉、主体及页面页脚5个部分组成： 报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明文字，报表的每一页只有一个报表页眉。 页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 第5章 报表 主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。 页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。 第5章 报表 5.1.4 报表设计区 在报表的“设计”视图中，区段被表示成带状形式，称为“节”。报表中的信息可以安排在多个节中，每个节在页面上具有特定的目的并按照预期顺序输出打印。 第5章 报表 “报表页眉”节是整个报表的页眉，与“页面页眉”节的不同之处在于“报表页眉”中的内容只在报表的首页头部打印一次。报表页眉常用来放置有关整个报表的信息，如公司名称、标识图案，以及制表日期、制表单位等内容。在系统菜单“视图”中选择“报表页眉/页脚”，Access将成对添加或删除“报表页眉”节和“报表页脚”节。 “页面页眉”节中的内容在每页的头部打印一次。主要用来显示列名称，如字段名。也可以显示每页都要使用的信息，如表中所列数据的单位。报表第一页的页面页眉显示在报表页眉的下方。在系统菜单“视图”中选择“页面页眉/页脚”，Access将成对添加或删除“页面页眉”节和“页面页脚”节。 第5章 报表 “组页眉”节可以使用“排序与分组”属性设置“组页眉/组页脚”区域，实现报表的分组输出和分组统计。组页眉主要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数据信息。 可以建立多层次的组页眉及组页脚。（一般不超过3-6层） “主体”节显示报表的主体数据部分。可以使用工具箱将各种控件放置在“主体”节，或将数据表中的字段直接“拖”到“主体”节中用来显示数据内容。在该节中定义的控件一般对应于数据表或查询中的数据字段。其中字段控件前可以附带用以说明字段内容的标签框。“主体”节是报表中的关键部分，因此不能删除。 第5章 报表 “组页脚”节主要安排文本框或其他控件显示分组统计数据。 “页面页脚”节中的内容在每页的最下方显示一次。主要用来显示页号、制表人员、审核人员等说明信息。 “报表页脚”节：与“报表页眉”相反，“报表页脚”中的控件只在报表的最后，即报表的最后一页末尾显示。主要用来显示整个报表中有关数据统计信息，如总计、平均等信息。 第5章 报表 第5章 报表 5. 2 报表的分类 1．纵栏式报表 特点： 在一页中主体节内显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示 记录的字段标题信息与字段记录数据一同在主体节显示 可以显示一条记录，也可以显示主/子报表的形式，也可以包括合计 第5章 报表 2．表格式报表 特点： 以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录 记录的字段标题信息不在主体节内显示，而是在页面页眉节显示 可以在表格式报表中设置分组字段、显示分组统计数据 第5章 报表 3．图表 4．邮件标签 第5章 报表 5.3 创建报表 3种方法： 使用“自动创建报表” 使用“报表向导”、“图表向导”、“标签向导” 使用“设计”视图 一般过程： 首先使用“自动创建报表”或向导功能快速创建报表结构 然后在“设计”视图中对其外观、功能加以完善 第5章 报表 1 使用“自动创建报表” 步骤： 法一: 单击“报表”对象，点击“新建”按钮 在“新建报表”对话框中，选择报表类型：“自动创建报表：纵栏式”或“自动创建报表：表格式” 选择数据的来源表或查询 确定，自动生成一个报表 保存 法二： 选中作为数据源的表或查询 选择“插入”菜单的“自动报表”命令，或“数据库”工具栏上的“自动报表”命令