第六章 报表.ppt

第6章 报表 报表是显示与打印信息的一种方式，或者说是数据输出的方式。在传统的人工数据管理阶段，报表几乎是展示信息的唯一途径。报表也是Access数据库中的一个对象，其信息来源于表或者查询，是经过处理的、概括性的且符合特定需求的信息；并且几乎可以用任何格式来显示或者打印信息。还可以在报表中增加多级汇总、统计比较；甚至还可以加上图片和图形，以使报表看起来更加直观与美观。 本章主要要讨论Access报表的基本概念、可以创建的Access报表类型，学习通过向导创建报表以及通过设计视图创建自定义的报表的方法，还要学习在报表中使用控件以及使用使用表达式来计算结果的方法，学习如何创建多级排序与汇总、如何使报表更加美观以及如何显示与打印报表的方法等。 在学习本章后，应该能够： 准确地描述报表的组成 理解不同类型的报表之间的差异 掌握通过向导创建报表的方法 熟练使用设计视图创建报表 根据需求在报表中恰当的使控件 掌握创建多级排序和分组汇总报表的方法 美化报表的外观并显示与打印报表 6.1什么是报表 报表是一种信息表示的方式，它根据用户需求重新组织数据表中的数据，并按特定的格式显示或者打印。报表也是Access数据库的一个对象，其信息可以是表或者查询的直接拷贝；也可以对数据分组，再按照所要求的任何次序对数据分类，然后按分组的次序来显示数据；还可以建立把数字相加的汇总、计算平均值或者其他的统计。可以说，只要用户能够想象出的报表，Access几乎都能够建立。 6.1.1 报表的分类 在Access中，用户可以使用4种类型的报表。 1. 表格式报表 表格式报表以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多条记录。在表格式报表中，字段标题信息通常安排在页首，如图6.1所示。 2. 纵栏式报表 纵栏式报表，也称为窗体报表，一般以垂直方式在一页中显示一条或多条记录，其标题信息与数据在一起显示，如图6.2所示。 3. 图表式报表 图表式报表用图表的形式显示信息，可以更直观地表示数据及其之间的关系。如图6.3所示。 4. 标签报表 标签报表将每一条记录组织为邮件标签格式，如图6.4所示。 6.1.2 报表的设计视图 在Access数据库中，创建报表主要通过向导及设计视图两种方式。向导比较直观，可以创建表格式与纵栏式报表，但所创建的报表相对比较简单，一般还需要通过设计视图进行修改。如果用户需要创建更加复杂的报表，设计视图是更好的选择。报表的设计视图主要有5部分组成，分别是报表页眉节、页面页眉节、主体节、页面页脚节及报表页脚节等，如图6.5所示。 报表页眉节。只在报表第一页顶部显示或打印一次，主要用于表示报表的标题 页面页眉节。显示或打印在每页的顶部；如果有报表页眉节，第一页中显示或打印在报表页眉节之下 主体节。是报表中显示数据的主要区域。不仅可用于显示报表数据源中的记录，还可以添加控件 页面页脚节。在打印报表时，出现在每页正文文字的底端。主要用来显示页码、打印日期、制作人及其它与制表有关的信息等 报表页脚节。打印在整个报表的结束处。通常用于显示报表的汇总说明 除了上面的5个部分，如果在报表中有排序或分组显示，在设计视图中则还有组页眉和组页脚节，以实现报表的分组输出和分组统计等功能。 在如图6.5所示的报表设计视图中，可以看到完整的报表结构，也能看到报表设计的工具箱。工具箱的使用与窗体设计视图中基本相同，但也有一些细微的差别，请读者通过练习观察这些差别。在报表的设计视图中，可以修改报表的属性，添加需要的控件，美化报表的外观等。设计好的报表可以通过Access提供的打印预览及版面预览两个功能，观察显示及打印效果。 6.1.3 建立报表的过程 建立报表的工作不仅仅是在Access的设计视图中完成。实际上，在设计视图中创建报表之前，还需要做一些计划准备工作。首先，报表也是建立在用户需求的基础上。当用户希望查询的数据格式不仅仅是数据表的格式时，或者说，当用户需要对原始数据进行一定的整理以表达更多的信息时，对报表的需求就提出来了。由此我们可以看出，报表的目的就是把原始数据转换为有意义的信息。报表的建立过程包括以下几个步骤： 明确需求。你希望报表提供什么样的信息 定义报表布局。根据需求，定义报表的布局。比较正式的做法是书面设计，先在纸上描绘出报表的布局。在非正式的情况下，这种设计可以仅仅是大脑中的想象 汇集数据。为报表汇集所需要的数据。如果报表中使用的数据来源于多个表，可以先创建一个查询将这些表格连接在一起，再使用查询作为报表的数据源 使用设计视图创建报表。上述准备工作完成之后，就