采购案例报告采购常见缺失与正确作法.pptVIP

採購案例報告：採購常見缺失與正確作法 報告人：採購組組長 沈全榮 100.08.04 請購動支申請階段 常見缺失1： 品名、規格未採限制性招標，卻開列限制性規格，如指定廠牌名稱、產品型號、長寬、重量、特定來源地等不必要之規格。 正確作法： 1.請勿開列廠牌或型號，如無法詳列規格須開列參考型號者，請於其後註明”或同等品” 。 2.符合採購法第22條各項者得採限制性招標，但須專案簽准。 常見缺失2： 未訂定交貨期限或保固期限，另指定外購，卻未訂定外購交貨期限及付款方式。 正確作法： 由申請人或填表人於規格表最後頁訂定交貨、執行或租賃期限或保固期限。 請購動支申請階段 常見缺失3： 採限制性招標未附簽呈。 正確作法： 辦理限制性招標案件需經簽呈核准始可以限制性招標方式辦理。 常見缺失4： 未用制式規格表；規格表上單位主管、申請人或填表人未蓋章；未附招標案件會核單。 正確作法： 請用制式規格明細表（見採購組網頁），並請於規格表上用印。招標案件請購時請一併檢附招標案件會核單。 請購動支申請階段 常見缺失5： 設備規格表交由廠商代開列並填寫，或規格表內列有價格、廠商或銷售人員名字或電話。 正確作法： 規格明細表得參考廠商所開列之規格並依請購人所需功能效益自行填寫；但請勿列入如價格、廠商或銷售人員名字或電話，以免公開招標時遭其他廠商質疑，引發不必要爭議。 常見缺失6： 規格開列ISO、正字標記或限用進口品等規格，限制廠商資本額、專業人員證照、廠商專案人員人數等不當之資格限制。 正確作法： 規格開列不能有上列情形之資格限制，如非巨額或特殊採購不可訂特定資格（如限制廠商資本額。具有相當經驗實績、具有相當人力、具有相當的設備） 請購動支申請階段 常見缺失7： 請購單品名與規格表品名不符或漏列。 正確作法： 請購單與規格表品名應一致，送件前請確實校正。 常見缺失8： 經費申請之金額超出預算，或將多筆經費來源列一請購單，或同經費來源列多張請購單。 正確作法： 請依會計科目輸入正確預算，不同經費來源請分別填寫請購單請購表單。 請購動支申請階段 常見缺失9： 直接外購案經費申請未考慮匯率變動，與該國可否輸出及本國可否輸入之禁制令（如飛航器、軍事管制品等），影響決標後採購後續執行。 正確作法： 1.直接外購案申請時以考量匯率變動，以免決標後匯率變高無經費支 付。 2.外購案於請購前使用單位應先瞭解物品是否禁止輸出該國或輸入我國。 常見缺失10：請購招標案件核准後未送採購組收文承辦，積壓或逕自購入。 正確作法：核准動支後應將案件送達採購組辦理後續招標作業，不得積壓或逕自購入。 請購動支申請階段 常見缺失11： 未考量採購單位前置作業時間，延宕請購，造成案件趕辦及交貨驗收之不合理狀況發生。 正確作法： 1.有關案件應儘早規劃採購，避免拖到經費截止前匆促催辦趕 辦之不當行為發生。 2.採購案件所需作業時間通常約為二個月（不含驗收）。 常見缺失12： 限額以上採購尚未辦理招標即請廠商施作付款完畢。 正確作法： 任何採限額以上購案未依程序辦理前，不可請廠商先行施作，如程序不符，採購組無法作後續追認程序。 投開標階段 常見缺失1： 打聽投標家數及底價及廠商名稱。 正確作法： 投標家數及底價及廠商名稱依法屬保密之範圍，請勿刺探。 常見缺失2： 未出席或未準時出席審標。 正確作法： 請準時出席。 投開標階段 常見缺失3： 規格審查未親自出席，又未填妥委託書。 正確作法： 請儘量親自出席，如未克出席，其代理人請出示委託書。 常見缺失4： 委由學生審查規格，學生不知如何審查規格。 正確作法： 如請購人確實無法審規格，應委請編制內職員或助理陪同委託人出席審標。 投開標階段 常見缺失5： 開標當場要求增減規格、數量或改變條件。 正確作法： 經公告後之規格內容、數量及條件依法不得增減。 常見缺失6： 規格審核不確定、不明確或未依公告開列之規格審核。 正確作法： 請依公告之規格，詳實審核。 履約管理階段 常見缺失1： 履約期間因我方因素延誤廠商履約日期，未提出申請展延履約期限。 正確作法： 如係我方因素，使用單位應於履約期間提出展延，並經簽核後展延履約日期，以免廠商受逾期罰款。 常見缺失2：