建国后档案案卷级目录数据采集标准-北京市档案馆.docVIP

北京市建国后档案案卷级目录数据采集标准 1 主要内容与使用范围 1.1 本标准规定了一个案卷的著录项目、著录项目细则及著录用文字。 1.2 本标准适用于档案馆和档案室档案的著录。 2 引用标准 GB/T 15418—1994 档案分类标引规则 DA/T 18—1999 档案著录总则 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 13—1994 档号编制规则 DA/T 19—1999 档案主题标引规则 3 著录项目 3.1 保管档案单位名称 3.2档号 3.3 档案参见号* 3.4控制使用符 3.5题名 3.6责任者 3.7时间 3.8分类号* 3.9主题词或关键词* 3.10附注 （带“*”号的为选择著录项目，其余为必要著录项目。） 4 著录项目细则 4.1保管档案单位名称项 按档案保管单位的全称著录。 4.2档号项 4.2.1档案馆档号、档案室档号一般由全宗号、目录号、案卷号组成，用阿拉伯数字表示，也可包含汉字及英文字母。各号之间用“—”号连接。 4.2.1.1全宗号 著录档案所在全宗的编号。没有全宗号须补“0”。 4.2.1.2目录号 著录档案所在案卷目录的编号。不分目录须补“1”。 4.2.1.3案卷号 著录档案所在案卷的编号。 4.3档案参见号项 著录与本卷档案有密切联系的其他载体档案的档号，如档案缩微号、档案扫描号、电子文档号等。 4.4控制使用符项 开放的档案不著录，控制使用的档案用“*”表示。 4.5题名项 题名应揭示档案中心内容，包括责任者、内容、文种等要素。 4.5.1 案卷原题名能揭示案卷内容，应照录原题名。 4.5.2 案卷没有题名或不能揭示案卷内容，应重新拟定。 4.5.3案卷题名有语病或过于冗长，或不能确切揭示档案内容，应依据档案内容加以修改后再著录。 4.5.4案卷题名是第二种语言文字的，须在题名中著录其汉语题名，在附注中注明其原题名语种。 4.6责任者项 指文件的作者，即对文件负有责任的机构或个人。 4.6.1 多个责任者时用“、”号分隔。 4.6.2 机关团体责任者 机关团体责任者著录全称或通用简称。 4.6.3个人责任者一般只著录姓名。 4.6.4文件所署责任者为别名、笔名时，若为中文，照原文著录，但应将其真实名称附后，并置于“（）”号内。 4.6.5 文件所署责任者为外文时，须著录其汉语名称，但应将其语种附后，并置于“（）”号内。 4.7时间项 4.7.1 案卷内文件起止时间 著录案卷内文件的最早和最迟的形成时间，用“—”号连接。 4.7.2 时间项用8位阿拉伯数字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，原文无法确定的时间补“0”。 4.7.3若考证出的时间根据不足时，须在附注中注明。 4.8分类号项 分类号依据《中国档案分类法》和GB/T 15418—1994的有关规定著录。 4.9主题词或关键词项 关键词是用以表达主题概念的词或词组。 主题词按照DA/T19—1999、《中国档案主题词表》进行标引。 4.10 附注项 著录档案中需要解释和补充的事项。 5 著录使用文字 5.1 著录使用文字必须规范化。 5.2 汉字应使用规范化的简化汉字。 5.3 数字一律使用阿拉伯数字。 6 数据交换格式 6.1 以磁（光）盘为载体报送目录。 6.2 光盘卷标格式为：报送单位名称或代码+目录级别+M/N。 6.3 目录级别：AJ-表示案卷级目录。 N：表示该级目录共有几张盘。 M：表示本盘为本级目录的第几张。 案卷级目录数据格式 序号 字段名称（中文） 字段名（代码） 字段类型 字段长度 1 保管档案单位名称 DWMC C 100 2 档号 DH C 48 3 档案参见号* CJH C 48 4 控制使用符 KZSYF C 1 5 题名 TM C 254 6 责任者 ZRZ C 100 7 时间 DATE C 20 8 分类号* FLH C 50 9 主题词* ZTC C 100 10 关键词* GJC C 100 11 附注 FZ C 100 附：著录工作单 北京市建国后档案案卷目录著录单 保管档案 单位名称 档案馆档号 档案室档号 控制使用符 　 档案参见号*　 　 题名 责任者 　 时间 分类号* 主题词* 关键词* 附注 此工作单仅供参考 4