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第十一章 购销与应收应付子系统 四川职业技术学院 陈 俊 杰 教学目标 了解购销与应收应付系统的基本功能； 熟悉购销与应收应付系统的特点和目标； 掌握购销与应收应付系统的初始设置； 掌握日常业务操作和期末数据处理。 内容概览 第一节 采购与应付系统概述 第二节 采购与应付系统的初始化 第三节 采购与应付系统的日常业务处理 第四节 销售与应收系统概述 第五节 销售与应收子系统的初始设置 第六节 销售与应收管理系统的日常业务处理 第一节 采购与应付子系统概述 不同行业或企业的采购与应付业务的管理与核算是不同的，其中制造业和商品流通业的采购活动具有较大的代表性。企业在日常的业务处理中就需要 根据自己的行业属性选择对应的处理方式。采购与付款核算管理是会计信息系统中重要的子系统之一。 一、采购管理 采购管理是企业日常经营活动的重要环节，企业应根据内部库存和外部市场的情况，及时地制定采购计划，选择合理的供应商，反映和监督采购合同的执行情况，是每个企业在采购环节需要重视的问题。在一般情况下，较高的存货储备有利于生产和销售，但是较高的成本占用了企业的资金，会使储备的成本增加。 储备存货的成本包括：采购成本、订货成本、持有成本。 (1)采购成本。它是指购货款及其运输费用等。 (2)订货成本。它是指每一次订货发生的各种费用。 (3)持有成本。它是指拥有并保存存货所发生的各种费用，如仓库保管成本、存货所占用资金的资金成本等。 二、采购交易的会计核算 采购环节的会计核算方法因企业属性、规模大小以及管理方式不同而相异。比如工业企业的采购核算可以采用实际成本核算或计划成本核算，采用计划成本核算的，应使用“材料成本差异”科目，核算采购的实际成本和计划成本的差异，以达到反映与控制采购成本的目的。商品流通企业可采用进价核算和售价核算。一般对批发商品采用进价核算，而对零售商品采用售价核算。采用售价核算的企业应设置“商品进销差价”科目，用以核算进价和售价的差价。 三、采购与应付子系统的特点与目标 1. 采购与应付子系统的特点 (1)、数据处理量特别大。企业为了满足生产的需要，采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销售也要采购大量的商品。 （2）数据变化频繁。要保证生产或销售的顺利进行，就要进行日常的存货的采购活动，采购活动是企业生产顺利进行的必要前提，生产过程中的耗用要通过采购环节补偿，订货品种、供应商、结算价格、结算方式变化频繁，必然使数据输入与处理的频率高，数据的变化相当的频繁。 （3）核算的方法较复杂。采购环节由于材料核算可以采用实际成本核算或计划成本核算、进价核算或售价核算，结算与实际入库过程中存在货物到而票未到、票到而货物未到等情况，因此，核算的方法较为多样。 （4）与其他的子系统联系广泛。采购与应付管理子系统要为存货子系统提供货物到库和检验方面的数据信息，与存货子系统追踪存货的出库信息等，同时存货子系统和账务处理子系统也要为其提供它在订单管理方面和供应商结算方面的数据。 （5）管理的要求高。采购与付款业务流程不仅要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票和付款等经济活动，还要严格进行采购管理，因为过多的库存会给企业带来教高的成本。所以采购与付款模块要提供丰富的管理信息，防止因为管理原因而带来的任何损失。 2. 采购与应付子系统的目标 （1） 灵活正确地反映企业个性化特征。企业的属性、规模不同，其结算的方式、采购类型、付款条件都有所差异，采购系统就能灵活正确地反映企业的这些个性特征，以满足企业在不同时期对管理信息的需求。 （2）提供各种管理方面的信息。系统应及时、准确地为各个部门和管理者提供各种与采购和应付款相关的信息，并将其传到其他子系统。 （3）充分利用网络技术实现电子采购与付款系统。利用网络技术，实现采购与应付的无纸办公。 （4）加强对资金的管理。在采购与应付款管理子系统中，系统能自动监视从收到供货商发票到处理发票的全过程，坚强了对应付账款的管理。 （5）采购核算与管理。进行采购的订单处理，反映和监督采购合同的指定与执行情况，为选择合理的供货商提供信息等。 四、采购与应付子系统的主要功能模块的分析 在采购与应付子系统功能模块中，主要的功能模块的业务处理顺序是：初始化、单据的录入、日常业务处理、账表输出、自动转账和系统维护等，每个功能模块又可以分为多个子模块。 1.初始化。是指企业在使用采购与应付子系统之前，依据企业自身的规模、属性进行个体的特征设置，为以后的日常核算和管理提供信息。 2.单据的输入。业务单据的输入模块包括订单的输入、入库单的输入、发票的输入、付款单的输入、单据的查询等，尽管这些单据都是分别输入，但是存在一定的联系，也正是这样