贸易公司运行方案（试行）.docxVIP

贸易公司运行方案（试行）第一章　　总　 则第一条 针对集团公司的发展规划需要，为整合集团资源，实现集中采购，降低采购成本和提高采购效率，体现集团优势，特组建贸易公司。第二条 目前暂以“江苏地华实业集团有限公司”为贸易公司运营公司。第三条 凡按此方案签订的合同，所选择的供应商必须具有一般纳税人资格，能够开具增值税专用发票。第二章　　经营范围第四条　第一步试行物资范围：钢材、商砼、防水材料、涂料、管线管材、电线电缆、瓷砖外墙砖、进户门、电梯、空调、制冷设备、锅炉、铝合金门窗、塑钢门窗、配电箱、可视对讲等。其中需要安装的设备由项目公司与供货商直接签订安装合同。第五条　在第一步实施的基础上，逐步扩大集中采购业务范围，如食品非上市集团采购的材料等。 第三章　　组织结构和岗位设置第六条 贸易公司下设计划、招标合约、合同评审、合同执行、综合管理、财务六个部门。组织架构见附件第七条 贸易公司各部门主要职能如下：1、计划部主要负责项目订单计划收集、审核，编制订单编号，采购订单分配，对最终合同的签订进行登记。2、招标合约部主要对计划部分配的订单按公司规章进行招标、谈判、定标。3、合同评审部主要负责对招标合约部谈判的结果进行审核，并审核贸易公司外的合同。4、合同执行部负责根据招标结果签订合同、并执行合同，建立购销台账并整理对账资料，提交付款资料。5、综合管理部负责人事、考核、监督以及日常事务。6、财务部负责财务核算、跟催项目付款，与供应商对账，审核票据以及供应商付款。第四章　　运作方法第八条　业务运作中涉及三方：贸易公司、供货商、项目公司。第九条　贸易公司职责:负责收集项目需求计划、组织招投标、签订合同，审批单据，向供应商付款等。第十条　项目公司职责：确定部门和人员配合贸易公司落实执行采购需求计划提交、跟催到货、验货、数字核对，并及时给贸易公司付款等。第十一条　具体运作流程：1、列入集中采购的项目公司，根据供货计划与贸易公司签订买卖合同，原则上贸易公司销售进销差价率控制在0.5%以内。2、贸易公司负责采购业务招投标，并分别与供应商、项目公司签订业务合同。3、供应商直接供货至项目公司，项目人员牵头组织监理、项目部相关人员等进行验货，并开具出入库验收单。单据上必须由项目负责人签字或指定专人签字审核。4、验收合格后，项目人员把审核签字后的出入库单转交给项目公司和贸易公司，贸易公司通知供应商开具增值税专用发票。5、贸易公司根据到货验收情况，及时审批增值税专用发票、材料出入库单，按照合同约定付款至供应商。6、贸易公司财务部开具发票至各项目公司，项目公司审批并办理内部的货款结算。第五章　　单据传递及收付款流程第十二条　项目公司收到物资后负责组织验收，并同时填制贸易公司和项目公司的验收入库单、出库单。第十三条　货物验收合格后，项目公司将经过审批的材料验收入库单、出库单等次日扫描发送至贸易公司，单据原件每月25日前集中寄交贸易公司合同执行部。第十四条　贸易公司负责将入库单、出库单录入至财务供应链系统。第十五条　贸易公司合同执行部根据合同（以贸易公司名义和项目公司签订的合同）、项目公司寄送的单据，审核无误后，转交贸易公司财务部开具发票并通过特快专递邮寄至各项目公司，办理收款工作。第十六条　贸易公司与项目公司签订合同，物资采购价格与付款方式参考贸易公司与供应商签订的合同。第十七条　贸易公司财务部应及时与项目公司、供应商核对账目，保证货款往来清晰无误。第六章　　附　 则第十八条　本规定的解释权归采购管理中心、财务管理中心，监督执行权归监察中心。 第十九条 　本办法自2014年7月1日起正式试行，未尽事宜另行补充。　 二○一四年六月二十日备注说明:1、试行期暂定三个月，试行期内以徐州、扬州、扬中三个项目为重点全面推广，其他项目据业务类别选择推行。2、考虑到供货及时性，在试行期间内，地材类物资如钢筋、混凝土由项目公司以贸易公司名义与供应商签订合同。附件一 ：贸易公司组织架构项目公司仓管出 纳 员会 计财 务人 事 、行 政培 训 、考 核综合管理合 同 签 订合 同 执 行合 同 管 理 员贸易公司外合同审核合同评审招 标 员资 料 员招标合约计 划 收 集 员信 息 审 核 员计划管理合同执行贸易公司 总经理副总、总助　附件二：月度材料计划表月度材料计划表地区：扬州 XX地产有限公司订单编号：项目不需要填写工程项目：XX一期综合楼日期：使用单位：XXX使用单位收货人及联系方式序号物资类别物资名称（小项)品牌规格型号单位数量到货时间备注1配电　　　　　　　2钢材　　　　　　　3　　　　　　　　4　　　　　　　　5　　　　　　　　6　　　　　　　　制单人：签字+联系方式 仓管：签字+联系方式工程师：签字+联系方式成本部负责人：签字+联系方式项目负责人：签字+联系方式