多部门间协调制度.doc

多部门间协调制度 一．建立部门协调制度的必要性 为了应对日益复杂的运营管理实际，企事业单位必然要进行专业化分工，设置不同的部门，而企事业单位各部门职能交叉现象在所难免，因此就需要建立完善、顺畅的部门协调机制，使企事业单位各部门更好地分工协作。可以说，只要有企事业单位职能分工，就必定需要职责协调。“分工”与“协调”就是一对孪生姊妹。分工是为了职能专业化、责任明晰化，协调则为了整合这种分工优势，达成共同的业务目标。因此，部门职责分工协调机制是企事业单位为了有效地实现发展目标、利用各种科学有效的方法和手段，沟通、调整和协同内部工作关系的一种具体工作行为，也是企事业单位工作中的一项制度。 二．部门协调制度适用的范围 部门职责分工协调的范围是企事业单位各部门在工作中的关系，具体包括： 两个或者两个以上部门在日常工作中需要相互协助的； 两个或者两个以上部门对同一事项存在职责前后衔接的； 两个或者两个以上部门对同一事项需要进行职责范围界定的； 两个或者两个以上部门对同一事项在工作环节、评价标准、管理对象等方面存在不统一的； 部门职责规定没有明确界定两个或者两个以上部门职责内涵的； 其它需要进行协调的事项。 三．部门协调制度的功能 企事业单位职责分工协调贯穿于业务活动的全过程，对业务组织的高效运作具有不可缺少的作用。协调的功能主要体现在三个方而：发展整体业务，实现资源整合，提高业务绩效。主要表现是: 实现资源整合。虽然业务资源由不同部门掌握，但不同部门之间应该相互协同配合，共同对单位、对客户负责。这种“资源整合”包括业务一体化和制度的制定、整合，也含有对各业务部门进行责、权、利的合理分配。 消除部门冲突。企事业单位各部门及其工作人员之间的矛盾冲突是不可避免的，必须通过部门间的协调来调和。因为，协调的过程就是互通信息、达成共识、协力合作、共克难关的“民主”过程。通过这种协调能够部分消解或彻底消除部门间的分歧，达到一致。 提高业务效率。“业务效率”指，一方面要促进业务决策的执行，另一方面要提高业务绩效。多部门共同参与的事项，只要协调一致，必将形成体制合力，提高整体业务的效率。 降低业务成本。协调的重要目标是理顺同一项业务所涉及的各个部门之间的责、权、利关系。加强协调以后，凡各部门涉及共同事项的业务资源得以统一调度配置。这样，可以减少部门之间的冲突，理顺各部门在同一项事务上的权利和义务关系，避免业务资源的分散，进而降低业务成本。 四．中心部门设置和绩效考核的现状 随着中心新的职能的确定和新的业务的的发展，中心各部门的设置做了调整，各部门的职责分工也相应重新明确。但是，正是这种部门职责、部门指标、部门考核、部门利益之间存在着差异，容易造成中心各部门的协调不够畅通，从而影响中心的整体业务发展。 在新的历史条件下，建立、改进与完善部门职责分工协调机制，可以更好地解决中心各部门间业务协助的问题，防止由于职责交叉或前后衔接不畅等原因引发的相互推诿、不作为等现象的产生，从而进一步提高工作效率，促进中心各项业务工作的健康发展。为此，必须要求中心的各个部门工要树立全局观念，要倡导整体业务的理念，努力做到以下几点： 快速提升跨部门沟通的能力，打破部门墙，克服部门间的沟通障碍，突破沟通瓶颈，提升中心运作效率，增进中心的凝聚力； 深入理解不同部门的紧密配合在社会竞争中的重要性，学会与不同部门成员是发展合作关系而不是竞争关系； 分析挖掘跨部门沟通的主要障碍、困难、冲突起源及问题的根源； 学习有效处理部门间冲突的技巧，透过理解与服务达到双赢，从而全面提升中心工作绩效。 改变观念和态度，把同级部门当客户对待，积极配合，分工合作，形成良好的文化氛围。 五．部门协调机制的原则： 信任合作 热情高效 目标一致 共同发展 六．协调机制的措施细则： 成立协调小组由各部门经理亲自挂帅。 遇到需求或问题，及时召开协调会，相关项目人员一起参加。 制定【部门协调单（需求方）】，阐述具体修改要求、记录最终完成请况。 制定【部门协调单（实施方）】，阐述解决方案、时间计划，记录工作进程。 遇到协调单上不能表述的内容，可以以附件的形式加在部门协调单后面 按照协调流程执行协调内容 及时通报工作进程 遇不能解决的重大问题报上级分管领导再次协调 实施方无异议 实施方接受【协调单（需求方）】 需求方提出【协调单（需求方）】具体修改要求 需求方无异议 需求方接受【协调单（实施方）】 实施方制定修改【协调单（实施方）】解决方案 需求方完成验收 需求方检查验收 实施方按【协调单（实施方）】计划立项实施 需求方在【协调单（需求方）】完成验收结果 NO NO NO YES YES YES