下载30.ppt-总务处.ppt

公文簽核與發文 講者：范光煌 簽的要領與注意事項 來文內容繁多時，應仔細閱讀並列出來文之 重點、目的與期望，以使審核、決人員不需 詳看來文，只看摘要便可一目瞭然。 會簽注意事項 一、事涉其他單位權責，應事先會簽。 承辦人應於簽辦時提醒主管點選需要會簽單位。 請學務長點選會簽軍訓室及總務處。 會簽注意事項 四、受會時之用詞，不可逾越分際。 如擬與擬如擬。 若有不同意見，宜洽商主管單位或承辦人員。表示意見時，避免尖酸刻薄。 會簽注意事項 五、已決行但漏會之補救措施。 已將本件列印補會ｏｏ單位。 六、核示結果應印轉受會單位。 簽稿要領與注意事項 陳核前應仔細檢視，確認資料之正確性。 核決後須按核決意見辦理或修正，並將辦理或修正情形填註在簽辦意見欄，而後再送文書組發文或歸檔。 防止公文處理逾時之要領： 每日至少檢視電子公文系統2次。 出差時前設定代理人。未設定代理人時，可電話通知主管透過網路進入學校電算中心網頁處理公文。 電子公文分文或陳核後及時跟催。跟催方式可分電話與口頭或於電腦上張貼催辦單。 防止公文處理逾時之要領： 最速件公文會簽其他單位時，同步以電話通知。 對於預期無法如期結案者，請至文書組網頁下載並填寫「待辦公文展期申請表」提出展期申請。 來文速別隨意亂訂，不符速件或最速件要件者，可簽擬更改速別。 　發文注意事項 校內 避免以「組」之名義發文。 校外 避免以單位名義發文。 收發文對象須相對等 發文注意事項 速別填寫注意事項 一、係指希望受文機關辦理之速別。 　 普通件：６日 　　　　 速件：３日 　　 　　 最速件：１日 二、有誤為發文機關作業流程之速別 　 　　　者，或錯填「特急件」。 三、令、公告（通知、通告）不須此 欄。 發文注意事項 密等及解密條件或保密期限 一、國家機密填「絕對機密」、「極機密」、 「機 密」 二、一般公務機密填 「密」 三、解密條件 附件抽存後解密 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 本件於工作完成時解密 本件於會議終了時解密 四、非機密文件，可填「普通」或不填 機密文件處理要領 收文 另以紙本文陳核。 發文 主旨 密不錄由。 其餘格式填入內容不變。 另以紙本文陳核。 歸檔 裝封送文書組點收。 過程　一律密封。 發文注意事項 附件欄依狀況空白不填或填入： 「隨文」 「附件另寄」 「附件另由專人送達」 發文注意事項 附件表頭應有全銜與附件名稱。 表頭之附件名稱應與公文所提附件名 稱相一致。 表報式附件若有兩頁以上時，各跨頁均應含有標題，以方便閱讀。 發文注意事項 附件存檔之重要性 附件存檔 附件1.2存檔 附件不存檔 發文注意事項 分項標號：(以全形為之) 　應另列空格書寫為一、二、三、……，（一）（二）（三）……，１、２、３、……，（１）（２）（３）……。 內文： 1、中文字體及併同於中文中使用之標點符號（含 　　挪台空格）應以全形為之。 2、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使 用之標點符號應以半形為之。 發文注意事項 主旨宜簡明、扼要。 國科會主旨有長達300字者。 教育部以學校來函為主旨。 避免贅詞。 函請　貴局協助派員．．．．．． 請　派員．．．．．． 擬向　貴局申請．．．．．． 擬申請．．．．．． 發文注意事項 抬頭要領 標題處之抬頭宜平抬 正確 主旨：貴校……。 錯誤 主旨：　貴校……。(挪抬錯誤) 發文注意事項 含有附件寫法要一致，注意其完整性 檢討式例一 主旨：檢送本校「○○實施計畫」、「○○　申請書」、 　　　「○○證書」各1式1份 ( 詳如附件 )，請　查照。 參考寫法 主旨：檢送本校「○○實施計畫」（附件 1 ）、「○○申請 　　　書」（附件 2 ）、「○○證書」( 附件 3 ）各 1 份， 　　　請 核復。 發文注意事項 附件檔案太大時，應掃描轉換為 pdf 檔。 附件30頁以上者，應以實體附件寄發。 報部計畫按規定使用燕尾夾。 發文注意事項 編輯 說明段若有分項，編輯時請使用系統「加入本層項目符號」或「加入下層項目符號」，切勿將word檔直接複製貼上，以免發文時，公文內容出現移位情形。 發文注意事項 發文稿決行後，應依核、決意見修正文稿或附件。 修正後須在簽註意見欄表示修正情形，再送發文。 附件 1 已按祕書室意見修正完成。 發文注意事項 發文參考文件或需以紙本發文之附件電子檔，決行後，承辦人應先行刪除，再送發文，以免誤發。 附件若經秘書室修改，承辦人得於簽註意見欄表示該附件無法刪除，並提醒文書組協助刪除。 發文注意事項 實體附