暨南大学2012年毕业生学籍表、毕业签收册整理要求.doc

暨南大学毕业生学籍表、毕业证书签收册整理规范（暂行） 为保证我校毕业生学籍表和毕业证书签收册档案的齐全、完整，规范档案的收集、整理和移交工作，根据我校实际情况，制订本规范。 一、学籍表、毕业签收册立卷归档流程 收集→预整理→归档→整理→数字化→入库→利用 二、学籍表、毕业签收册立卷 1、学籍表收集整理： 1.1收集：学院以“学院—年度—专业—班级”为单位收齐学籍表，每卷学籍表按照学生“学号”从小到大顺序依次排列，并保证收集的学籍表不缺漏不重复。 注： （1）学生学院内部或跨学院转专业的，若学籍表留在原专业并在新专业填制新学籍表，两份学籍表都要移交，并在学籍表上需注明其转专业信息。若学籍表随学生转入新专业的，由新专业负责老师整理移交，并在其学籍表上注明转专业信息。 （2）学生延期毕业的，学籍表随其级别的班级学籍表移交，学院可视自身需要复印一份备用。 1.2整理： 学籍表以“学院—年度—专业—班级”为单位整理立卷，用碳素铅笔在学籍表右上角空白处以阿拉伯数字从“1”开始连续编写页码（空白页面或只有表格格式没有内容的页面不编号），最后的页码数字等于该卷学籍表的总页数。页码需书写工整，字体大小为三号。 归档的学籍表必须保证规格统一、材料整洁，不得粘贴或夹带任何无关材料。若有学生的休学、复学、转专业、退学通知等材料附于学籍表上，须将其取下，然后用黑色签字笔在学籍表的“入学后学籍变动登记”栏内填写相应情况。 取下的材料重新进行单独分类，以“学院—年度”为单位整理立卷，编写页码，由学院自行留存备查。 完成上述工作后，以每卷学籍表为单位建立一个EXCEL数据表，学院移交学籍表时，电子数据表一并移交。 数据表内容统一包含序号、学院、专业、学号、姓名、页数、备注等9个字段，每个数据表以“学院+年度+专业+班级”命名。示例如下： 序号 学院 专业 学号 姓名 外文名 生源地 页数 备注 1 经济学院 金融学 *****001 *** *** 1 2 经济学院 金融学 *****002 *** *** 泰国 1 于**年休学 3 经济学院 金融学 *****004 *** *** 2 …… 经济学院 金融学 *****n *** *** …… 数据表命名为：经济学院2013届金融学专业 注： （1）序号：从“1”开始连续填写，每个学生对应一个序号，最后一个序号数等于该卷学籍表的学生人数。 （2）学院、专业：一个数据表仅对应一个学院的一个专业。 （3）页数：即一个学生在该卷学籍表中占有的页码总数（一般一个学生只有一页，个别学生有两页），一个学生拥有两份相同的学籍表时只归档一份。 （4）备注：填写学籍异动或其他与学生有关的信息。 （5）除“备注”外，其他皆为必填项。 2、毕业证书签收册收集整理 研究生毕业签收册和教育学院毕业签收册分别由研究生院和教育学院以“年度”为单位收集整理立卷，并用碳素铅笔在每卷签收册右上角空白处以阿拉伯数字从“1”开始连续编写页码（空白页面不编号），每卷总页码一般不超出200页，且需书写工整，字体大小为三号。 全日制本科毕业签收册由各学院以“学院—年度”为单位收集整理立卷，并用碳素铅笔在签收册右上角空白处以阿拉伯数字从“1”开始连续编写页码（空白页面不编号）且需书写工整，字体大小为三号。 归档的签收册必须保证规格统一、材料整洁，不得粘贴或夹带任何无关材料。 三、学籍表、毕业签收册归档 各单位将整理完毕的学籍表和毕业签收册（同一学历层次）汇总交给一个负责人，由负责人同档案馆方面办理交接手续。 负责人在归档前需与档案馆有关工作人员取得联系，并填制暨南大学学籍档案移交目录（一式两份），待归档材料检查合格后双方在移交目录上签名盖章，各执一份备查。 移交目录填写示例如下： 暨南大学学籍档案移交目录（模板） 院系名称（盖章）：经济学院 交接日期：2014.4.15 移交人：XXX 联系电话：8522XXXX 接收人：XXX 联系电话：8522XXXX 序号 题名 页数 备注 1 经济学院2013年金融学（A班）学籍表 178 2 经济学院2013年本科毕业证书签收册 50 含春夏冬季三批 3 经济学院2013年本科退学通知 10 4 经济学院2013年本科复学通知 5 …… …… 注： （1）移交目录一式两份，并加盖单位公章。 （2）题名须根据档案实体完整如实填写，不得简写或缩写。 （3）除“备注”栏外，其他皆为必填项。 档案移交单位 档案馆