电子媒体文件的管理办法.docVIP

XX金 屬 (東 莞) 有 限 公 司 XX METAL (DONGGUAN) CO., LTD 電 子 媒 體 文 件 管 理 辦 法 文件編號: QS-DC-003 核 准 審 核 審 定 制 訂 修訂次數 修訂時間 修訂章節 審 核 核 準 修 改 頁 文件編號 QS-DC-003 文件名稱 電子媒體文件管理辦法 REV A 修改日期 修改章節 修改前內容 修改后內容 備注  XX金屬(東莞)有限公司 文件名稱: 電子媒體文件管理辦法 文件編號: QS-DC-003 制訂部門: 文管中心 制訂日期: 2004/1/5 版本:A 頁次: 1/3 目的: 为保证公司计算机网络安全和電子文件的運作，電子信息的傳遞顺利运行，提高工作效率特制定本办法。 范圍: 本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。本办法的规定适用于公司內部的局域网电子文件、電子信息的管理。 權責: 接收部門﹕對文件進行審核﹐確定在內部運作發行 文管中心﹕接受電子媒體文件的發行和回收作業 使用部門﹕正確理解使用之 資管部門：負責公司電腦及電腦管理系統的維護和保養，及電子文件的備份工作。 定義: 电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。 電子信息：客戶、公司內部、供應商等用電子媒體傳遞的工作信息。 管理要點：纸文为主，电文为辅，相互使用，無紙辦公 作業內容: 局域网操作系统和应用软件的建立 操作系统的应用 公司電腦的操作系統和電腦基本配置由資管統一管理和安裝，其他部門不得私自安装或配置電腦系統。 操作系统和应用软件的安装必须由資管技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。 資管人員建立電腦管理清單，並建立查詢制度，對公司電腦進行保養工作。 資源人員對公司內部管理的電腦管理系統進行開發、維護和對使用系統人員進行培訓上崗工作。 如是公司內部開發的關系系統程序需經過試用良好之後方能正常運用。 電腦的基本应用软件裝置 Office2000/XP等合法之办公自动化软件 AutoCAD2000等本行業常用之计算机辅助设计软件 公司內部管理的電腦管理系統，如ERP系統,人力資源管理系統，文件管理系統等。 其他因工作需求所安裝的應用程序 重要的電腦必須安裝殺毒軟件，並建立定期殺毒和殺毒軟件的升級工作。 XX金屬(東莞)有限公司 文件名稱: 電子媒體文件管理辦法 文件編號: QS-DC-003 制訂部門: 文管中心 制訂日期: 2004/1/5 版本:A 頁次: 2/3 网络系統的建立和应用 网上用户的设置由資管人員統一配置安排，任何人不得擅自修動。 网上邻居中各单位在服务器中设专用文件夹，各单位把有关文件分类归档，並自行將重要文件備份到裡面，以防文件遺失。 公司电子文件的传输采用公司文件管理系統程序进行管理，各部門應正確使用之。 公司电子信息的传输采用Microsoft Mail电子邮局进行管理;各单位必须保证邮件箱在工作时间内开放。 各Mail內容由各部門審定其重要性，並給予適時的處理，如儲存，打印出來等。 電子文件或信息在發出之前必須經過認真審核，必要時須求得上級或相對應部門的認可，方能發出。 电子文件的管理 電子文件的制作： 电子文件在制作過程中不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为：(文件名稱).txt、 (文件名稱).doc、 (文件名稱).xls、(文件名稱).eml、 (文件名稱).dwg等文件方式进行编写。 公司有專門的文件管理系統的應用軟件程序，各部門在發行發行文件時，須將電子檔案文件一起傳到文管中心處。 电子文件要不违背《文件和资料控制程序》、《品質記錄管制程序》要求，要樹立以“纸质文件为主、电子文件为辅”的原则。 電子文件的審核： 電子文件在發出之前必須經過認真審核應和紙類文件內容一致。 电子文件的发放采用局域网邮件和通過公司文件管理系統的應用軟件程序进行发放，並與紙類文件同時作業。 電子文件审核、审批处應加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。 電子文件的使用： 文管中心做好电子文件的登錄與公司文件管理系統軟件裡面的工作。登陸與作廢於紙類文件的制定，發行，作廢同時進行。確保文件管理系統內的為有效版本。 各单位可以通過公司文件管理系統的應用軟件程序調出文管中心內所需文件進行使用，但不得自行打印使用﹔如工作需要確實要打印的﹐報文管做相應的標識。 XX金屬(東莞)有限公司 文件名稱: 電子媒體文件管理辦法 文件編號: QS-