过来人告诉你写邮件九点经验.docVIP

过来人告诉你写邮件的九点经验 邮件每个人每天都写，但天天写也不等于会写。过来人告诉你一些关于写邮件的经验。 发出去的邮件，泼出去的水 在数字时代，邮件就是所谓的“白底黑字”。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多“坏事儿”的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。 就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。 不要相信有些企业邮箱提供的“撤回”功能。很多人自以为已经撤回的邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。 如果你使用 Gmail，建议开启一个名叫“Undo”的功能。它和锤子手机一样，会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外，唯一有用的“撤回”方法。 写新邮件的最佳顺序 写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。 这种顺序使你有足够的时间来弥补邮件的疏漏，比如忘加附件、没写标题。 不要把文字变成图片 这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处： 首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的“魏碑”或“隶书”字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。 其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片，令正在开车的我苦不堪言。 还有，图片上的文字是不可搜索的，这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。我目前还没有发现任何邮件客户端或网页版内置了 Evernote 那样的图片文字自动识别功能。 用对方的语言和思维方式 你不能要求他人对你的工作了如指掌，也不能假定自己对其他部门的业务知根知底。 比如营销部门在和运营部门打交道的时候，就应该把广告上那些冠冕堂皇的表达方式分解成运营部门所能够理解并执行的业务指标，少提“最近的增长情况”之类模糊的概念，多用“过去 15 个月中 A 分类下 B 属性等于 C 的商品的销售量（而非销售金额）逐月占比”。 从人情世故上说，这样的邮件也能够让对方产生“这人比其他那些瞎指挥的家伙强点儿”的印象。沟通起来也顺畅。 多用点，少用面 通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。而且点和点之间没有重复，逻辑清楚。 更好的邮件，是把复杂的事情分成几个大块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，把不可泄漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆大欢喜。 多说事实，少说道理 这是很难做到的一点。而且这也是外国人做得比中国人做得普遍要好的一点。 比如你在针对一个逾期项目发出邮件的时候，最好的方法是问人什么时候能做好，其次的方法是说这个项目逾期了，最差的方法是说“你们技术部门能不能不要三天打鱼两天晒网这么简单的需求都做不出来”。 可能技术部门是有来自比你的需求更重要的需求需要紧急处理？也有可能负责你的需求的工程师家里出了一些意外需要临时请假？还有可能是你的需求邮件其实因为垃圾的企业邮箱系统被搞丢了？ 在邮件中施以“诛心之论”不但容易伤了和气，也往往会让发件人陷入巨大的被动之中。 不要抄送一堆人 首先，在一封邮件里，加入更多收件人的时候，务必在邮件开始处写上“+John”之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。 其次，每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的事情有关的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道应该说些什么或是做些什么。而且收到不相关的邮件对于大多数人来说，都是一种困扰。 最后，很忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或者公司里的头头脑脑加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应，也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人“做主”。 邮件的归属权 你应该明白的是，在很多国家和地区的法律定义中，公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着，公司有权力看你的任何一封邮件。而且，在公司的电脑上，哪怕是用个人邮箱发出的信件，都有可能被定义为公司资产。 这意味着，不要用公司邮箱发不该发的东西——包括任何违反公司规定或当地法律的讨论。 标点符号 最后还是要提这个很多人觉得无关痛痒但是“说者无心、听者有意”的问题。 用对标点符号、不要中英文标点混用、分清“的地得”、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首字母大写……这都是最基本的书写要求。 而更高的商务书写要求，还包括那些能让收件人更快阅读邮件的技巧，比如在英文单词前后都加上空格，比如用更短的分句，比如统一字体、字号、文字颜色等等。 不要