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办公软件Exce小方法.doc 24页

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Exce小技巧 Excel中快速插入系统时间与日期 在用Excel进行报表处理时,经常需要在表格的前端或者末尾输入当天的时间与日期。若用数字输入的话显得比较繁琐。其实可以这样来快速输入:首先选中需要时间的单元格,同时按下“Ctrl+Shift+;”组合键即可;若要输入系统日期则按下“Ctrl+;”组合键即可。 彻底隐藏Excel工作表 在Excel中可以通过执行“格式→工作表→隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来,在未执行进一步的工作簿设置的情况下,可以通过执行“格式→工作表→取消隐藏”来打开它。其实还可以通过通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。按下“Alt+F11”组合键进入VBA编辑窗口,在左侧选中需要隐藏的工作表,按下F4键打开“属性”对话框,切换到“按分类序”标签分页,将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。这样就将选定的工作表隐藏起来,且“取消隐藏”也不起作用,这样就能彻底隐藏工作表了。将Visable值改还原即可取消隐藏。 Excel 圈注表格中的无效数据 数据输入完毕后,为了保证数据的真实性,快速找到表格中的无效数据,我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。 选中某列(如B列),单击“数据”菜单中的“有效性”命令,弹出“数据有效性”对话框,切换到“设置”选项卡,输入符合条件的数据必须满足的条件范围(如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息 大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息,既不方便打印又影响了表格的整体美观,在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。解决方法是: 打印时,打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”选项卡,将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。 计算时,可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”,也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。 两个日期之间的天数、月数和年数 计算两个日期“1995-5-12”和“2006-1-16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式:“=DATEDIF(A1,C1,"d")”,其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期,“d”表示天数,换为“m”或“y”就可以计算两个日期相差的月数和年数了。 Excel中的另类求和方法 在Excel中对指定单元格求和,常用的方法有两种,一是使用SUM,一般用于对不连续单元格的求和,另一方法是使用Σ,用于对连续单元格的求和。在有些情况下如果使用组合键“Alt+=”,会显得更方便。 先单击选中放置和的单元格,再按下组合键“Alt+=”,用鼠标单击所要求和的单元格,被选中的单元格即呈选中状态,这时可配合Shift键选取连续的多个单元格,或者配合Ctrl选取任意不连续单元格,使用Ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和,单元格选取完成后按回车键即可。这种方法在某些特殊场合十分有用。 让Excel文件备份更省心 我们工作用的Excel文件往往含有重要数据,备份它的重要性不言而喻。虽然Excel提供了备份的方法,但备份的文件与原文件处于同一文件夹中,如果该文件夹被误删除,后果不堪设想。那么有没有方法让Excel在不同的文件夹自动生成备份呢?答案是肯定的,下面介绍具体方法。 我们可以用VBA编写简单的宏代码来实现备份功能,同时还能做到: 1.在保存Excel文件时自动生成备份; 2.保存Excel文件时提示是否备份; 3.原始文件和备份文件互为备份。即编辑原始文件时,将在备份文件夹生成备份文件;编辑备份文件时,将以原始文件为备份。 一、设置宏安全性 选择“工具→宏→安全性”菜单,将安全级别设为“低”。这样,VBA代码才可以执行。二、输入VBA代码 1.打开需要备份的Excel文件,右击任一工作表标签,选择“查看代码”,或选择“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单,打开Visual Basic编辑器。 2.在“工程”窗口中双击“ThisWork book”,此时VBA编辑器标题变为:Microsoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代码)]。 3.将以下代码输入到“代码”窗口中: Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) 指定Excel文件的路径   XlsFilePath = "D:"   '指定备份路径 Backu

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