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签字仪式的礼仪
在商务谈判结束并达成协议后,协议或合同文本需双方主要人员签字加以确定,通常可以举行签字仪式。在安排签字仪式时应注意以下问题:
1.签字人
签字人应视协议或合同的性质由双方协商确定。一般由主谈人或更高一级负责人签字,双方签字人身份应相当。
2.准备签字协议文本
签字仪式的安排,重在对协议文本的准备。要及早对文本的文字定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖章等做好细致的准备工作。参加签字仪式的人员,一般为双方参加谈判的人员,重大项目的签字仪式,可请有关领导出席,以示重视。
3.参加人员
参加人员主要由双方参加谈判的人员构成,人数应基本相同。如果一方邀请未参加会谈的人出席,另一方一般不要拒绝。有时为表示对谈判结果的重视,可邀请一些有关的高层领导出席,对这部分嘉宾双方应灵活对待,不要机械地坚持“对等、相当”的要求 。
4.布置签字场地
布置签字场地,通常是按照会谈现场的形式,也可在较宽敞的厅室中设置签字桌,在桌子后面并列设置签字人的座位,座位之间应有1.5米左右的距离。通常座位面对厅室人口。如果各方许多人签字或在多项文本上多人签字,签字人可依职务高低,或文件签署顺序依次在签字人座位就座签字。其他出席签字仪式的人在签字座位后排站立,嘉宾居前排右侧,其他各方人员在本方签字座位后方的位置上,以嘉宾左右侧开始,按职务从中间到外侧,从前排到后排站立。
5.签字时刻
签字人在各自座位上就坐,助签人把所需签字文本打开到签字处,交签字人签字并盖章。通常,各方签字人先在己方保存的文本上签字,然后由助签人员交换文本,由签字人在对方保留的文本上签字。签毕,签字人应起立离开座位,相互走近,互换文本,使各自保留本方的文本,同时握手致意。之后,把文本交与本方助签人。与此同时,站于后面的出席者应鼓掌祝贺。
6.签字之后
签字仪式结束后,按照惯例,应该安排祝酒庆贺,视谈判规格由服务人员端上倒好的香槟或葡萄酒,依职务高低、先客后主的顺序依次各取一杯,双方人员依次碰杯祝贺。碰杯只是用于表示庆祝的形式,每次碰杯及碰杯之后可把杯子端至嘴边,也可使杯口与嘴唇相触,也可饮一点,不可大口饮用,更不可一饮而尽,最后由服务人员端走酒杯。
签字仪式
签字仪式,通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式,不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化,而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。
(一)位次排列从礼仪上来讲,举行签字仪式时,在力所能及的条件下,一定要郑重其事,认认真真。其中最为引人注目者,当属举行签字仪式时座次的排列方式问题。一般而言,举行签字仪式时,座次排列的具体方式共有三种基本形式,它们分别适用于不同的具体情况。
1、并列式。并列式排座,是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是:签字桌在室内面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列,双方签字人员居中面门而坐,客方居右,主方居左。
2、相对式。相对式签字仪式的排座,与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别,只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面。
3、主席式。主席式排座,主要适用于多边签字仪式。其操作特点是二签字桌仍须在室内横放,签字席仍须设在桌后面对正门,但只设一个,并且不固定其就座者。举行仪式时,所有各方人员,包括签字人在内,皆应背对正门、面向签字席就座。签字时,各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字,然后即应退回原处就座。
(二)基本程序
在具体操作签字仪式时,可以依据下述基本程序进行运作
1、宣布开始。此时,有关各方人员应先后步人签字厅,在各自既定的位置上正式就位。
2、签署文件。通常的做法,是首先签署应由己方所保存的文本,然后再签署应由他方所保存的文本。依照礼仪规范,每一位签字人在己方所保留的文本上签字时,应当名列首位。因此,每一位签字人均须首先签署将由己方所保存的文本,然后再交由他方签字人签署。此种做法,通常称为“轮换制”。它的含义是:在文本签名的具体排列顺序上,应轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以示各方完全平等。
3、交换文本。各方签字人此时应热烈握手,互致祝贺,并互换方才用过的签字笔,以志纪念。全场人员应热烈鼓掌,以表示祝贺之意。
4、饮酒庆贺。有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒,并与其他方面的人士一一干杯。这是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性做法。
(签字仪式,通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式,不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化,而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。)
(一)位次排列
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