信息化与档案管理若干问题研究.pdfVIP

信息技术 ·183 · 信息化与档案管理若干问题研究 鲁子龙 （大庆市红岗区人才交流服务站，黑龙江大庆 163000） 摘 要：当前，我国的信息化水平越来越高，同时信息技术对社会生产和生活的很多方面都产生了十分重大的影响，人们的生产和生 活方式也会在这一过程中产生非常大的转变，档案工作在当前的社会发展中发挥着越来越重要的作用，其在形式和内容上都产生了非常 大的转变，所以在这样的情况下，档案管理人员一定要及时的去顺应信息化的发展趋势。 关键词：信息化；档案管理；发展 档案工作一直是我国社会发展过程中非常重要的一项内容，其 施来解决双套制的问题，我国的档案信息化建设也会受到十分不利 在社会发展的过程中也发生了很大的变化，当前，电子档案数量越 的影响，信息化在发展的过程中都比较重视无纸化，在这一过程中 来越多，这对传统档案管理来说是一个巨大的挑战，所以在这样的 无纸化也成为了一股重要的推动力，所以其对于信息化建设也有着 情况下，也给档案管理工作者提出了更加严格的要求，对于档案管 不容忽视的作用。 理人而言必须要加快工作方式和工作思维的转变。 要想更好的解决双套制的问题，只是依靠技术解决方案是远远 1电子文件长久保存和长期可用问题 不够的，在这一过程中一定要加强制度建设，这和我国的信息化建 在当前的档案管理工作中出现了数字化的档案数据，人们也将 设水平有着非常密切的联系，此外在这一过程中还要建立一个更加 这种档案数据称作是电子文件，电子文件和纸质文件在很多方面都 科学和完善的无纸化管理制度，在这一过程中要做好两个方面的工 存在着非常明显的不同，而在这种转变的形势下主要存在着三个比 作，一个是档案工作模式和思维的转变，而另一个就是要加强管理 较关键的问题，一个是电子文件的长久保存问题，数字化档案自身 机构的建设，从而使其能够在一个比较好的大环境中得以发展和完 存在着一定的复杂性，其在读取方式上都是比较特殊的，所以这样 善。 一来也给电子档案的长时间保存带来了非常大的难题。一个是电子 3电子文件运动规律与档案管理模式的选择 档案的证据力和法律效力的问题，在这一过程中主要包括了数字档 近年来，关于文件生命周期理论和文件连续体理论*的争论十 案的真实性和可靠性以及其获取信息方式的合理性和合法性等等。 分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模 最后一个问题就是数字信息化载体之间的依附关系。在数字信息存 式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息 储和处理的过程中人们都是要通过相应的设备来完成，所以数字化 运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行 信息在运行和应用的过程中和元数据、数据自身的格、软件系统和 管理。这是这场争论的意义所在。 硬件系统等都有着非常强的关联性，所以电子文件档案在形成和应 文件生命周期理论与文件连续体理论的实质，是如何看待文件 用的过程中复杂性和多样性是非常强的。 运动的统一性和管理一致性问题。文件生命周期理论强调在文件的 所以要想解决上述这几个问题就一定要在实际的工作中应用 不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的 以下几种方式对其进行全面的处理。首先是可以通过制定相关的法 管理措施。而文件连续体理论认为文件运动是一个整体，文件运动 规对文件的具体格式和类型进行规范，在文本的格式上要选择比较 有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个 常见且通用性也非常强的类型。在实际的工作中就是要选择那些通 功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。 用性较强的几种形式，这样也就使得文件自身的复杂性不断的降 当前，我国的网络技术在不断的发展，同时这样的大形势下也 低，同时其自身的可控性也在这一过程中不断的增强。其次就是要 使得我国系统业务的连续性和关联性大大的增强。所以如果在实际 对电子文件当中一些重要的元素进行全面的、严格的控制，这样才 的工作中不能很好的对其在制度上和文件管理上提出更高的要求， 能更好的保证电子档案信息的真实性和可靠性。最后一个就是要不