公文与文书档案管理——郭晓文选编.ppt

公文与文书档案管理 郭晓文 第六章 公文基本知识 公文的定义 公文的特点与作用 公文的种类与分类 公文的格式与稿本 公文的定义 公文即公务文书，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《国家党政机关公文处理工作条例》 公文与档案 公文是档案的前身和来源。 档案是公文在一定条件下的转化形态。 办理完毕 有归档保存价值 经过归档整理 一、公文的特点 法定的权威 作者、内容 现行的效用 特定的体式 规定的程序 第二节、公文的特点与作用 第一节 中国古代文书档案载体的演变 甲骨档案 金属档案 青铜、铁、金册 石刻档案 勒碑、摩崖石刻 简牍档案 缣帛档案 纸质档案 二、公文的作用 1、策令作用 2、规范作用 3、计划作用 4、组织作用 5、协调作用 6、控制作用 7、宣传作用 8、联系作用 9、凭证作用 上述作用是互相联系的，一份文件往往具备多方面作用 第三节、公文的种类与分类 公文种类： 决议、决定、命令（令） 公报、公告、通告 意见、通知、通报 报告、请示、批复 议案、函、纪要 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号） 二、公文分类 按公文体式的规范程度分 规范性公文（前述15种） 非规范性公文 规章制度、计划、总结、简报、合同、书信、表册、记录、讲话稿 （二）按公文的来源与去向分 收文、发文、内部文件 （三）按行文关系分 上行文、平行文、下行文 （四）按公文需要的经办程度分 办件、阅件 （五）按公文内容涉及秘密的程度和阅读范围分 公开、内部、涉密 第四节 公文的格式与稿本 一、公文格式 《党政机关公文格式》GB/T9704-2012 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号） 公文结构：版头、主体、版记 公文的首页必须显示正文 正文必须与印章在同一面 页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。 字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 7.2 版头 7.2.1 份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 7.2.2 密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 7.2.3 紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 7.2.4 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 7.2.5 发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 7.2.6 签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7.2.7 版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 主体 7.3.1 标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 7.3.2 主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。 7.3.3 正文 公文首页必须显示正文