用精细化管理创新办公室工作的应用研究(2013年4月刊).docVIP

用精细化管理创新办公室工作的应用研究 摘要：用精细化管理创新办公室工作的创新目标就是将办公室复杂而琐碎的工作细致化、规范化，是办公室各项工作有章可循，有规可依，有效提升了办公室工作效率和整体服务水平。 关键词：精细化管理；管理提升；提高会务能力 一、项目产生背景介绍 办公室作为单位管理的中枢部门，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。如何优化办公环节，提高会务水平，提高整体服务能力，从而进一步推动精细化管理，是一个重要的问题。管理是一种实践，其本质不在于知，而在于行；其验证不在于逻辑，而在于成果，管理唯一的权威就是成就。从经验管理到科学管理，到绩效管理，再到精细化管理，追求的结果仍然是效果最优。效果的优劣直接反映管理水平。办公室作为领导的“参谋”，不仅要提升自身的业务水平和思想认识，也承担着从自身的角度，作出角色努力，协助企业经营者拓宽思维空间的重任。 安阳大众煤业有限责任公司办公室工作的精细化管理为：办公室作业指导书、OA办公自动化系统、车辆管理系统、会务管理系统。通过对办公室工作的精细化管理，提出对于办公室工作的一些新思路、新见解，并加以应用到日常的工作当中。“创新就是创造一种资源”，现在大多数办公室做的都是常规性的工作，创新似乎是困难的，但是工作的推进，必须要有新举措。面对形势，特别是2011年12月，120万吨改扩建工程取得重大突破，取得国家发改委项目核准文件，各项工作全面开展。对办公室工作提出了新的要求，如果仍囿于传统的思维方式和工作方式，不思改革，不求创新，各项工作只能在低水平上徘徊，永远不可能有大的发展。因此，办公室的各项工作，无论是办文、办会、办事的各个环节，都要在借鉴和继承过去一切行之有效的方法和措施的同时，面对新形势，研究新问题，探索新思路，总结新经验，大胆改革，锐意创新，不断取得新的突破。 二、项目的基本内涵 精细化管理既是一种管理理念，又是一种高标准的管理方式。由于办公室的工作复杂而又繁琐，我们必须通过精细化管理促使办公室工作细致化、规范化、科学化。通过掌握精细化管理的理念和方法，提高工作的质量和效益。但是，精细化管理并不能面面俱到，暂且通过四个模块的一些特色做法，逐步用精细化管理的思维模式创新办公室各项工作。 精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化。第一次就要把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。 三、项目实施的主要做法 制度化、规范化、程序化和科学化建设是保证办公室日常工作快速高效运转的关键和前提。推行办公室工作精细化管理，具体实施办法主要分为以下几点： （一）制定办公室作业指导书，推进规范化管理 根据公司创新工作思路，结合办公室工作实际，制定“三大”作业指导书，即会议纪要指导书、公文审核指导书、接待指导书。会议纪要指导书明确行政工作会议、办公会议、班子会议的有关要求。公文审核指导书从公文审核的基本原则、审核要求、注意事项、常见病例等方面，对办公室及部门审核人员审核公文进行规范，减少公文审核的差错，提高办公工作和效率。接待指导书从接待标准，工作职责，接待的预控措施等方面，规范了公司会务接待工作相关流程。制定的三大作业指导书从办文、办事、办会等方面规范办公室工作，做到了有章可依，大大提高了办公室人员的公文写作与处理水平以及会务接待能力，有效提升了办公室的工作效率。 （二）实现OA办公自动化，大大提高工作效率 公司自2008年使用OA系统以来，初步实现了整个公司的无纸化办公，并极大提高了办公效率。目前，集团公司及所属单位都已实现下发公文、会议通知、传达上级会议精神、下达各单位重要通知等一系列办公环节的网上传递。而且通过制定相关规定，让各单位系统员工均能使用OA办公，并要求各单位系统员上班期间严格按规定时间刷新OA收文页面，以保证文件的及时收悉和办理。当然好的机制必定配好的监督机制，办公室和监察审计部不定期对各单位OA系统的使用情况进行现场抽查。对于存在问题或整改不力的单位，将进行系统内通报批评，情节严重的，将追究有关单位负责人的责任。 （三）完善车辆管理机制，不断创新取得实效 面临车辆少、用车单位多的问题，同时又要在实现安全行驶的基础上，降低生产管理成本，如何合理派车、最大程度上保证用车需求是摆在我们面前的一个重要问题，是精细化管理必须解决的一个重要问题。针对于此，办公室首先是完善修订各种管理办法，有制度才能有执行力，有执行力才能显现管理效果。具体做法如下：1.制定车辆管理办法，对办公室车辆管理行为进行规范；2.让办公室司机写行车日志，让司机对每天的乘车人、出车地点、出车时间进行详细登记;3.制定车辆隐患排查卡，为每辆车配备车辆档案卡，档案卡中包含该车辆的购买时间、上次检修时间、上次换胎时间、车辆累计行程、上次更换部件等等。此举对于