第四章-电子文件管理讲述.ppt

电子文件管理 第一节 电子文件概述 电子文件的概念 构成电子文件的要素 电子文件的特点 电子文件的种类 一、电子文件的概念 随着信息技术的不断发展，尤其是办公自动化的日益普及，计算机辅助设计和辅助制造在科研、工业领域运用不断成熟，企业资源规划系统在大型企业中纷纷上马，电子商务、电子政务等电子化业务的广泛开展，电子文件数量激增，运用范围扩大，在社会各领域发挥越来越大的作用。 什么是电子文件？ 电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 这个概念揭示了电子文件必须满足两个基本条件：第一，电子文件也是文件的一种类型，应当具有文件的各种属性，这是它与其他类型数字信息的基本区别。第二，电子文件是由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，计算机是电子文件形成、管理的基础，这是它与其它数字信息的共同点。因此可以说，电子文件是“文件”与“数字信息”两个概念的交集。 二、构成电子文件的要素 电子文件由内容信息、背景信息和结构信息三大基本要素构成。 把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要。 内容信息是电子文件的核心要素。 背景信息和结构信息则是保证电子文件内容信息真实、可靠与可用的重要条件。 内容信息 内容信息是指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等。通常人们阅读及利用的主要针对电子文件的内容信息，因此它是构成电子文件最基本的要素。 背景信息 背景信息是有关文件及形成、维护文件管理背景的描述信息。比如反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等。 结构信息 结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式。前者如电子文件内容信息是存储在光盘、磁盘还是磁带上；后者如文字段落安排、格式以及载体附件等方面的信息。 三、电子文件的特点 与传统的各种形态的文件、档案相比，电子文件呈现了不同的特点。全面了解和把握电子文件的特点是科学管理电子文件的前提，其主要特点包括： （一）信息的非人工识读性及系统依赖性 纸质文件等传统文件可以在各种书写载体上直接记录各种信息和阅读、理解它的意思而不需要借助于任何中介。而电子文件则不然，它由人无法直接视读和理解、经过复杂编码的“比特”组成，需要通过计算机特定的程序解码才能识读，因此说它具有非人工识读性。 由于电子文件的形成、处理、归档、保存等全部管理活动需要借助计算机系统才能实现。当生成一份文件的软、硬件环境更新换代或改变时，电子文件可能出现打不开、不可读等问题，因此它对系统具有依赖性。 （二）信息与载体的可分离性 电子文件的信息不再具有物理意义上的固定实体状态，不再具有固定的物理位置，而可以在不同的载体上同时存在或相互转化，可以根据需要随时改变或扩展、缩小存储空间。信息与特定载体的可分离性，还可以使电子文件以全文形式存在的“文件形态”与其中以逻辑关系连接的“信息要素”之间发生分离。 （三）信息的流动性与不稳定性 计算机空间是一个虚拟的集成空间，而数字信息可以在计算机空间流动。只要有适当的存取技术，任何人在任何地方都可以存取计算机空间的信息，而不必知道该信息的收藏地点，电子文件的存放位置可以与它们的使用毫无关系。 电子文件的不稳定性主要表现在它容易被修改、丢失或毁坏。纸质文件的文本是固定的，如文本页码、格式、装订发生了变动，我们可以识别。但是电子文件信息则很容易被不留痕迹地处理，因此判断电子文件信息的完整性是电子文件管理的一大挑战。此外，电子文件存储介质的物理寿命有限、信息技术的淘汰与更新等均对电子文件稳定性造成了巨大的冲击。 （四）信息存取的不可靠性 电子文件的生成、流转与利用都会受到硬件、软件与网络等构成的技术系统与数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持长久可靠的存取。导致这个现象的主要原因在于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术的淘汰。 首先，就载体寿命而言，常用的电子文件存储载体包括磁带、磁盘、光盘等，相对于纸质文件载体，它们对环境要求较高且寿命较短。同时这些存储载体对自然灾害、病毒入侵、硬盘故障、误操作等造成的危害抵御能力较弱，因此极易丢失电子文件的数据信息。 其次，就技术淘汰而言，电子文件依赖的计算机软、硬件及信息处理方式大约2-5年就要更新换代。当设备不能读出这些信息时，存储媒体就会淘汰，旧格式与新格式，旧标准与新标准就不配套，这就导致了许多电子文件信息无法读出。 因此，从根本上来说，电子文件信息无法像纸质文件一样长久可靠的存储和读取，需要通过不断迁移等方式来保证它的可利用。 四、电子文件的种类 根据不同的分类标准，电子文件可以划分为不同的类别。 （一）按文件信息格式划分