直資学校招标及采购程序.pptVIP

直資學校招標及採購程序 二零一二年十月十一日 1 問題? 某學校為中四學生安排星加坡遊 學團，得悉某教育機構能提供合 適的行程，就向該機構包團前往 星加坡，總值港幣216,000元 2 基本處理貨品及服務的採購原則： 採用的招標及採購程序公平、公 開及透明 訂立妥善、清晰的機制，有足夠 的監察與制衡措施 、 3 基本處理貨品及服務的採購原則： 正確運用政府撥款，認可開支項 目方可記入政府撥款帳目 報價及招標資料應保密 4 基本處理貨品及服務的採購原則： 妥善儲存所有行政及財政記錄， 須不時檢查及覆核記錄，預防出 現偏私、貪污及舞弊等不當行為 以學生的利益為依歸 5 制訂招標及採購校本政策 學校須盡量依循現行教育局通告 第15/2007號資助學校招標及採購 程 序指引，如與上述指引有所 不同，須獲校董會或法團校董會 批准及將記錄存檔，以供持分者 查閱 6 制訂招標及採購校本政策 討論內容： 不同採購模式的金額上限 不同金額上限的標書批核 必須經校董會或法團校董會會議 通過及批准 7 金額上限 金額 採購模式 收取標書或報價數目 批核人員 $$$ 毋須為採購物料或 服務進行公開競投 適當職級人員須證明有關採購是必需 介乎 $$$ 至 $$$ 口頭報價/ 書面報價/ 電郵報價/ 傳真報價 最少 ?個 校長 $$$ 供應商投標 最少 5個 標書批核 委員會 8 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 成立「標書審核委員會」(TOVC) 成立「標書批核委員會」(TAC) 可視乎招標項目的價值，成立兩 個TAC 9 標書批核 金額 批核權 TAC成員 介乎 $$$ 至 $$$ TAC 成員須包括至少兩名教職員，由校長擔任主席 $$$ TAC 成員須包括校監／校董、校長、一名教師及一名家長教師會代表或家長校董 10 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 制訂採購職員的分工，作利益申報， 指引要清楚， 如邀請供應商、驗收 貨品、 認收服務及確認付款，應盡 可能由不同教職員處理 11 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 制訂特殊情況機制，免除一般的採購 程序 (一) 專項採購，事先訂定評審準則， 編訂供應商候選名單 (二) 決定在那種情況下，可減少報價數目 (三) 批核人員的職級 (四) 申報利益 12 制訂招標及採購校本政策 討論內容（續）： 如價格不是唯一的考慮因素，應事 先制訂批出服務及工程合約的評審 準則，例如列明強制規定、設有評 分制度 13 運作須知：認可供應商名冊 保存一份認可供應商名單，根據 服務貨品分類 更新供應商名冊，增刪供應商 14 如何獲得認可供應商名單 學校可透過電郵獲取供應商名單 電郵地址: ssias2@edb.gov.hk 請於電郵內註明學校名稱及發放 電郵人士的職級 15 運作須知：計算採購物品的總值 學校應把同類的採購項目集中收 錄在同一份報價或標書內 學校不應把訂單拆細，藉以避免 遵守批核標書的規定或報價/招標 程序 16 日常運作：邀請供應商 採用輪流方式邀請認可供應商名 冊中的供應商投標 也邀請上次表現良好的供應商 為加強投標的競爭程度， 學校可 考慮在學校網頁登載招標廣告 17 日常運作：發佈投標文件 學校以容易清晰理解的一般用語 擬定所需貨品/服務規格 所有投標文件若用郵遞方式，應 以掛號寄交獲邀投標的供應商， 將派遞收條存檔，以便日後查核 18 日常運作：接收投標文件 學校應在校務處的一個固定及方 便的位置，設置一個雙重上鎖的 投標箱 鎖匙須由校內的不同人員保管，其 中一條鎖匙應由一位督導級人員保 管 校長保管一套後備鎖匙 19 日常運作：開啟標書 預留足夠招標時間，一般相隔最 少三周，在緊急情況下，可經校長 批准縮短時間 須在截標日期當日的指定時間開 啟標書 不接受逾期標書 20 日常運作：開啟標書 「標書審核委員會」(TOVC)與 「標書批核委員會」( TAC) 的 成員，應由不同的人士出任 填寫「投標摘要及批核紀錄表」 21 日常運作：記錄 如學校以價錢為準則，學校應選 取合乎規格而出價最低的標書， 如學校不選取出價較低的標書， 應記錄不選取的理據 填寫「按報價購貨表格」