第4章Excel2000中文版4.9数据库的应用.ppt

4.9 数据库的应用 Excel除了提供电子制表和图表的功能外，还提供了简单的数据库管理功能。它可以组织、管理和操纵大量信息，实现对数据的查找、排序、筛选和统计等多项功能。 4.9.1 数据库的基本概念 1．数据库 数据库是按照一定组织方式存储在一起的相关数据的集合，即结构化数据的集合。其中将各个数据及其相互间的关系称为数据模型。数据库从结构上可分为三种数据模型，即层次型、网状型和关系型。其中关系型数据模型应用最为广泛，Excel数据库就属于关系型数据模型，这类数据库又称为关系型数据库。例如，表4.4“学生成绩表”就是一个关系型数据库。 关系型数据库实际上就是一个二维表，它的特点如下： (1) 表中的每一列代表一个基本的数据项，不允许有重复列。 (2) 表中每一列的名称必须惟一；且每一列除标志外，必须有相同的数据类型。 (3) 表中不允许有内容完全相同的行。 (4) 表中的行或列的位置可以任意排列，并不影响所表示的信息内容。 (5) 在同一个数据清单中，不允许有空行或空列。 在Excel中，可以很容易地将数据清单用作数据库。在执行数据库操作时，例如进行查询、排序或汇总数据等，Excel会自动将数据清单视作数据库，并使用数据清单元素来组织数据。 2．数据库中的基本概念 在数据库的使用中，首先应该掌握一些基本概念。 (1) 字段：数据库文件中最基本的、不可再分的数据单位。数据清单中的每一列称为一个字段。 每个字段由字段名和字段值组成。字段名是数据清单的列标志。例如，表4.4中的“姓名”就是第一个字段的字段名，而表中的“李芳”则是一个具体的字段值。一个字段名可以对应多个字段值。 (2) 记录：一组字段值的集合组成一个记录。数据清单中的每一行对应一个记录(除字段名所在行以外)。一条记录用于描述一个个体对象。 (3) 数据库的结构：数据清单中所有字段的集合。 在实际使用中，建议在一个工作表内只放置一个数据清单，避免在一个工作表上建立多个数据清单，造成操作上的不便。 4.9.2 建立和编辑数据库 1．建立数据库 建立数据库首先要考虑数据库的结构，即设定该数据库包括哪些字段，每个字段的名称和字段值的类型各是什么，以及各字段的排列顺序等。 建立数据库的基本操作步骤如下： (1) 打开一张空白工作表。 (2) 在第一行各列中依次输入字段名，如“班级”、“学号”、“姓名”、 “高数”、 “英语”，等等。 (3) 输入各记录的值。输入记录值有两种方法，一种是在工作表的对应单元格内直接输入，另一种是使用“记录单”对话框来输入。这里主要介绍利用“记录单”对话框来输入数据，其基本步骤如下： ① 选定标题行中的任一单元格。 ② 选择“数据”菜单中的“记录单”选项，弹出记录单对话框，如图4.44所示。 注意：如果数据清单中没有数据，则会弹出一个提示框，单击“确定”按钮即可。记录单对话框标题栏中的内容显示为当前工作表标签的名称。 ③ 在对话框中按字段名提示依次输入数据。要将光标从一个数据框移到下一个数据框，可用鼠标单击目标数据框或按Tab键来实现。 ④ 输完一条记录后，单击对话框中的“新建”按钮或单击滚动条下方的按钮，可增加一条空白记录，继续输入。 ⑤ 全部记录输入完毕后，单击“关闭”按钮，完成数据库的建立。 2．数据库的编辑 1) 编辑数据 编辑数据有以下两种方法： (1) 在工作表中直接修改。双击将被修改数据所在的单元格，使其处于编辑状态，在单元格内直接修改。 (2) 在“记录单”对话框中修改。单击数据清单中的任一单元格，打开“数据”菜单，选择“记录单”选项，在对话框中利用“上一条”或“下一条”按钮找到要修改的记录，在相应字段处进行修改，最后单击“关闭”按钮进行确认。 2) 编辑记录或字段