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档案归档整理办法概要 1 概念： 　 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。也可简单表述为：档案是原始的历史记录。基本含义有以下四个方面： 　　1．档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的。 　　档案的形成单位极其广泛，大致上可归为三种类型：（1）国家行政管理性质的各种机构。（2）国家行政系统以外的政治、经济和科学文化等各种社会团体和一般社会组织。其中包括政党和各种群众组织。（3）个人。即比较著名的和有代表性的人物。 　　2．档案是保存备查的历史文件。 　　“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其他各种文件材料。但是，并非一切文件都需要和可能成为档案。档案是由文件有条件地转化而来的，文件转化为档案一般须具备三个条件； 　　第一，现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案。正在承办中的文件，仍具有现实执行效用和直接使用的材料，均不属于档案。这就是说，文件具有现行的效用，档案一般是完成了传达和记述等现行使命，留备查考的历史文件。 第二，对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 　　第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。归档和集中保存，是文件转化为档案的一般标志和界限。 　　3．档案的形式是多种多样的。 档案的形式，基本上包括两个方面：一方面指档案的载体形式，一方面指档案内容的记录方式。从档案的载体形式来看，可分为甲骨档案、金石档案、竹木简犊档案、纸质档案、声象档案等等。档案内容的记录方式也多种多样，有手写、印刷、摄影、录象、录音等多种。 4．档案是历史的原始记录。 档案不同于一般的文献资料，它是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件，不是事后编写和另外收集的材料，它具有很强的原始性。 2 档案归档整理流程图 收 集 收集应归档的文件材料 齐全完整 盖 档 号 章 排 序 编 制 页 码 分 类 确定期限 归档判断 编 制 检 索 工 具 打 印 目 录 装 盒 排 架 电 ??? 著 录 装 订 判断文件是否归档 依照归档范围，慎决定文件去留 确定归档文件的保管期限 准确客观 年度一机构（问题或文号）一期限 分类方法科学、适用，保持相对稳定 只编没有页码的部分 不空号、不漏号 用不锈钢钉或线单“件”装订 便于保管利用 按期限—机构—时间三个层次排列 顺序相对固定 在每一“件”的上方空白处盖档号章 清晰、端正，件号不重、准确 有关的的信息录入专用的档案管理软件 录入的内容尽可能详细、准确 按件号顺序装盒、上架 不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒 归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录 写归档说明、装订成档案目录 目录封面、背脊上的项目要填写完整 3 归档文件整理规则 归档文件整理是档案工作的基础，制定科学、规范的整理规则具有重要意义。为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，本标准从改革我国传统的文书立卷归档的方法出发，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，为归档文件整理工作提供了技术依据。 1) 范围??? 本标准规定了归档文件整理的原则和方法，适用于各级机关、团体和其他社会组织。2) 定义??? 本标准采用下列定义。2.1 归档文件??? 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2 归档文件整理??? 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3 件??? 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。3) 整理原则??? 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4) 质量要求4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5) 整理方法5．1 装订??? 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5．2 分类??? 归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限一年度一机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1 按年度分类??? 将文件按其形成年度分类。5.2.2 按保管期限分类??? 将文件按划定的保管期限分类。5.2.3 按机构（问题）分类??? 将文件按