文件资料控制程序..H-QP-01文件资料控制程序..HQ-QP-01.doc

PAGE  中山市浩奇电器有限公司 文件资料控制程序  PAGE - 6 - NUMPAGES 15 编 号：HQ/QP-01 版本版次： B 1 中山市浩奇电器有限公司 二 阶 文 件 文件资料控制程序 编 号：HQ/QP-01 日期修订内容版本修订人部门销售部工程部人事部品管部采购部PMC部生产部会签编制审核核准 1.目 的 为使公司质量体系文件资料控制操作有据可依，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司质量体系下各个环节的范围覆盖、均属之。 3.权 责 文控中心: 负责本程序文件的控制、发放、回收、作废等权限。 管理代表：负责本程序文件的编制、审核权限 总经理： 负责本程序文件的批准权限 相关部门： 负责本程序文件的使用、执行、保管等权限。 4.名词定义 一阶文件：指质量手册。 二阶文件：指程序文件、管理制度。 三阶文件：指作业标准、检验标准、图纸、BOM表等指导性的文件。 四阶文件：指统计表单及记录性的报表。 5.相关文件 《质量记录控制程序》 6.运作程序 6.1文件的产生： 6.1.1文件的编写格式： 6.1.1.1 质量手册、程序文件的编写格式： A.管制要件： 文件编号：界定文件的类型、权责部门及序号，用以不同文件的区分。 发行日期：界定文件发行的生效日期。 页次：界定文件的总页数及每一页在文件中所处的位置。 版本：界定同一文件的更新状况。 概况：一、二阶文件必需要有封面、正文、附件三部分构成。 字体：封面要用（楷体_GB2312），字体大小应依：小初、小初、小三为准，具体见封面，正文要用（楷体_GB2312），小四号字为准，具体见正文。 B.文件内容： 目 的：编写文件的目的或意图。 适用范围：叙述作业程序书适用的区域、部门、人员或业务范围。 权责单位：叙述涉及该项业务范围的人员（职称）或部门的权责。 名词定义：说明一些不常用???易混淆的字义。 相关文件：详细登记一切与此项作业相关的文件名称及其编号。 运作程序：叙述那些特定人员何种时机或状况，以何种方式执行何种特定运作，并产生何种记录或报告。 附 件：将程序书中所述的作何记录所使用的表单逐一列出。 6.1.1.2.三、四阶文件的编写格式不作硬性要求，由各相关部门自行规定，但必须写明文件的运作程序。 6.1.2文件的编制、审批 各类文件编制、审批权限： 文件类别编制审核批准一阶文件管理者代表管理者代表总经理二阶文件管理者代表管理者代表总经理三阶文件部门负责人部门负责人管理者代表四阶文件部门负责人部门负责人管理者代表 6.1.3文件的编号方法 ： 6.1.3.1.文件编号方法： A.文件编号图标： □ □ / ◎ ◎ -- ※※ — ◇ ◇ ◇ B. 说明： a).□□本公司代码：即〝HQ〞。 b).◎◎文件类别代码： (1).质量手册(一阶文件)：QM (2).程序文件(二阶文件)：QP (3).作业文件(三阶文件)：WI (4).记 录(四阶文件)：QR c).※※部门识别码（三、四阶文件专用） 部门公司文控部人事部生产部工程部销售部财务部品质部物控部采购部代码YWDCHRPDEDSDFD QAMCPDd).◇ ◇ ◇ 流水号 6.1.3.2.页次编号方法： ☆ / ★ ★—— 总页数 ☆——文件所在页次 6.1.4新增文件程序： 6.1.4.1 由于生产需要各部门需要制定新文件时，要填定《文件修订和更改申请表》交由相关部门负责人批准，具体参照6.1.2条文执行。 6.1.4.2申请得到批准后，由相关负责人进行起草编制完成，经上级主管或上级部门审阅无异议后，交各部门会签，各部门负责人会签时要完全理解，如提出不同观点时，由制定单位或个人做出解释或修改，直到会签部门无异议并完全理解后并在规定表格中签字确认，然后逐级交由权责单位或个人审核、批准、全部签字确认后交由文控中心受控发行。 6.1.4.3由文控中心受控发行的文件，方能得到正式执行，个人不得私自用于非受控或复印文件作为参考依据，受控发行的文件要及时记录于《文件资料一览表》存档，以便查阅之用。 6.2 修改文件的程序： 6.2.1 当文件已不适用或跟实际作业不相符时，由相关部门填写《文件修订和更改申请表》申请修订，交由相关部门负责人批准，具体参照6.1.2条