文书档案管理系统(兼职用户)使用帮助.doc

文书档案管理系统(兼职用户)使用帮助 系统介绍 东南大学文书档案管理系统是一套网络化档案管理软件，与学校网上办公结合，实现动态实时归档。该系统实现档案的网络化管理，根据不同身份，通过Internet可以实现档案查询、录入、输出报表、导出数据、借阅利用、系统维护等动能。 本系统采用微软的DOTNET技术，以SQLSERVER2000为后台数据库，结合HTML及XML等技术来实现。该程序将使用B/S技术结构，选择VISUAL.NET开发工具，方便实现一个功能强大，性能优越，功能的高度集成，操作简易，类WINDOWS 操作的WEB应用程序。 系统需求 IE浏览器6.0或以上版本； 建议分辨率1024*768； 开启COOKIES，否则不能正常验证； 查看文件附件需要本地机安装相应的软件（如Office或Adobe Acrobat read等）； 功能简介 数据查询 1、丰富查询条件 2、灵活的数据录入 3、提供菜单式的条件录入 4、查询结果可以导出到EXCEL表 5、大量的检索结果集可以分页显示 6、查询结果可以实现动态排序 7、可以查看文件及附件文件信息（如果有） 8、提供简单的数据统计分权限查询（非管理员本部门只能查询本部门相关的数据） 9、非管理员查询结果根据密级过滤数据 兼职录入（临时库数据管理） 清晰的数据操作导航 级联结构（文件级及相关附件） 非管理员用户只能查看管理自己部门的数据 提供查询（查询功能类似功能1） 可以对查询结果进行编辑、删除、添加、表格浏览等操作 卷内文件录入完成，可以上载相关文件（单文件上载）（如果有） 如果还有附件，可以上载附件（同时上载多个文件） 上载位置先自动创建一个以档号命名的文件夹，然后放入该文件夹 删除功能连同档案信息及相关附件一起删除 档号可以选择手动录入，也可以自动生成，为了保证数据的一致性，动态的从主库及临时库中判断，同时区分网上办公接口数据的档号 操作说明 系统访问（如图） 两种登陆方式：1、匿名访问，2、管理登陆 匿名访问只能查询公开级的档案 管理登陆分权限级别分为：兼职用户登陆、管理员登陆 兼职用户登陆界面（如图） 兼职用户来自各个系院，能在临时库中录入并管理自己部门的档案； 同时可以查询本部???档案及其他部门公开的档案； 当前用户信息查询方法：按左边的“当前用户”，出现如下窗口 这里可以修改自己的帐号信息以及自己帐号密码； 如何更改登陆用户：按左下方菜单“注销用户”即可更改登陆。 查询方法（点击“数据查询“如图） 出现如下界面 输入表格中的查询条件，点击“检索“按钮开始检索 “导出所有查询结果”按钮将查询的结果导出到客户端本地的excel文件，以备他用。 查询显示后您可以使用“查询开关”按钮来关闭查询模块以获得更好的显示效果，同样，您可以使用“查询开关”来打开查询模块实现再次查询。 默认查询条件为所有公开的档案 要对更多的条件进行查询，可以展开“档号”下拉列表框，选择要查询的内容 默认为“模糊查询”，如果去掉“模糊查询”前的复选钩即为精确查询。 点击标题对查询结果进行动态排序，再次点击为反向排序 方便的页导航工具，可以定位到任何数据页 页面导航工具可以对页动态更改每页的显示行的数量，立刻生效 如果数据列中有特殊颜色的表示可以进一步查看信息，如附件列，如显示“1个”，表示该档案含有一个附加电子文件，点击可以打开该附件等； 对于查询结果，可以自定义显示，使用“自定义显示”功能，在不需要显示的列前打钩，然后按确定，查询结构将不显示该列，反之亦然。 兼职录入,兼职用户电击“兼职录入”或管理员电击“普通数据管理—）临时库数据管理”（如图） 对于兼职用户，“临时库录入管理”能够实现对本部门临时库中的数据进行检索、浏览、编辑、删除、添加、导出以及附件的管理等功能。 如上图左下为浏览导航，从左到右分别有修改、保存、添加、删除、定位、附件等功能。 修改数据的方法：检查浏览数据时，发现该数据有误，直接在数据有误的地方将其更改，然后按“修改”按钮确认修改 删除数据的方法：确认该数据无效时电击“删除”钮即可 添加数据的方法： 首先点击“添加”钮（如下图） 将成文日期设置正确（务必） 将“文件种类”及“主办单位”设置正确，同时“档号”根据以上三项设置自动生成正确的档号； 然后逐步将各项输入完毕，电击“保存”钮保存数据即完成档案的录入。 注意：附件必须在该记录保存后才能上载 小技巧：如果连续录入相类视的数据，可以将页面底部的“新增数据是否保留上一条记录的数据”前的复选框选上即可简化连续录入。 “检索开关”可以实现检索，检索功能同数据查询（略） 点击“数据浏览”钮可以将视图切换到以表格方式显示；表格视图显示类视数据查询表格（略）； 如果发现某数据有误，点击其档号即切换到编辑视图。 附件管理方法：