档案管理系统操作步骤-档案馆.doc

兼职档案员的操作步骤 登录。 用户名：兼职档案员的姓名的第一个字母 密码：6个1，可修改 输入卷内文件 点击“打开”，进入编辑档案信息主页面 点击“添加文件”，填写表格。 必填项目： 一级目录：填写年份，如2005；二级目录：填写部门代号，如xz(行政部门)、jx（教学部门）等(大小写均可)；三级目录不用填写； 实体分类号：填写部门代号，如XZ(行政部门)（必须大写） 正题名：是指文件标题 第一责任者：是指文件产生的单位或个人 页数：按页号填写，如1或2－3 文件时间：是指文件形成的时间 归档单位 文号、图号 点击“添加“，即形成一份文件的输入。 点击“刷新”，新内容即出现 注意： （1）档案文件信息管理界面上的“上下箭头”可用于文件题名的上下互换 （2）修改本份文件的内容，可打开档案文件信息管理界面上本份文件的“编辑”，修改好后，按“保存”键即可 （3）重新加一个文件，可打开档案文件信息管理界面上本份文件的“编辑”，修改好后，按“另存为”键即可 5、如何实现电子文件全文上载？点击“全文”——点击下边的“浏览”选择好上载文件——选择“上传整个文件和“将附件内容追加到全文”——点击“上传”——需要对其编辑可点击“浏览”图标 输入案卷。 同上，点击“添加案卷” 填写必填项目： 一级目录：同文件输入时所填 实体分类号：同文件输入时所填 正题名：是指本卷的卷名 页数：是指此卷的总页数 起止时间：是指文件形成最早的时间和最晚的时间 归档单位 点击“添加”，即完成本卷的输入。 输入第2卷以后的卷数时，步骤同上，但请注意，再添加文件时一定要特别小心案卷/盒号及馆编件号的填写要根据本卷的具体情况进行改动。 点击“刷新”，新内容即出现 注意： 1、修改本卷的内容，可打开档案文件信息管理界面上本卷的“编辑”，修改好后，按“保存”键即可 2、重新加一卷，可打开档案文件信息管理界面上本卷的“编辑”，修改好后，按“另存为”键即可 打印目录 进入编辑档案信息主页面，点击“打印当前目录” 选中“自定义打印目录”中的选项，再选中“案卷列表” 中的选项，???消“转换页数为页次”中的“∨”,其余选项均不要改动 预览后，即可打印 附：打印机的控件的安装（用于解决因自动设置边距，而导致目录无法生成的问题）： 1、点击“打印预览”，地址栏下将跳出要你安装打印控件的一栏，点击“安装” 2、如果有阻止，即点击“工具”，选中Internt选项，点击“安全”，点击“安全站点”，将“南大之星”（http:0）加入，取消“对该区域中所有站点要求服务器验证”中的“ⅴ”，点击“确定” 3、点击“本地Intranet”，进入“自定义级别”，将“对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行” 选择“启用”，其余项目选择“提示”，点击“确定” 4、然后，就可以安装控件 修改案卷内容 登录编辑档案信息主页面，点击表中“编辑” 修改案卷或文件中的内容后，点击“保存”，即完成修改 点击“刷新”，新内容即出现 辅助组卷 （一）如何修改实体分类号？ 方法一： 1、打开自己部门的档案表，点击表格下方的“辅助组卷” 2、选中要修改的文件，再选择“批量数据修改”下的修改项目（例如，实体分类号），填写“修改为”中的内容（例如，2005－jx1315） 击“修改”即成 方法二： 1、打开自己部门的档案表，点击表格下方的“辅助组卷” 2、选中要修改的文件，再选择“修改项目”下的修改项目（例如，实体分类号），填写“将一下内容”中的内容（例如， jx1315，即－号前的内容）和“替换为”中的内容（例如，2005－ jx1315） 3、点击“替换”即成 （二）如何修改案卷号？ 1、打开自己部门的档案表，点击表格下方的“辅助组卷” 2、选中要修改的文件，再选择“批量数据修改”下的修改项目（例如案卷号），填写“＋”（加大数字）或“－”（减小数字） 点击“修改”即成 （三）如何修改其他项目？ 1、打开自己部门的档案表，点击表格下方的“辅助组卷” 2、选中要修改的文件，再选择“批量数据修改”下的修改项目（例如保管期），填写“修改为”中的内容（例如，长期） 3、点击“修改”即成 七、数据整理（图同辅助组卷） （一）如何修改类目？ 1、选中“数据整理” 2、必填以下内容“一级目录”如2005；“二级目录”如XZ 3、选中文件 4、点击“更改类目”即可 八、如何选择查询？ (一)如何查询对部分档号查询？ 1、点击左侧的“表内查询” 2、填写查询条件（例如5），查询方式（≥），查询范围（对所有文件），点击查询，就查处所有大于2005－XZ12－5的案卷 3、填写查询条件（例如85），查询方式（≤），查询范围（再显示结果中查询查出），点击查询即可查出所有大于2005－XZ12－5，小于 2005－XZ12－85