展会管理办法解说.doc

***** 展会管理办法 第一条 总则 为规范*****（以下简称“*****”）及各权属（子、托管）企业（以下简称“各企业”）参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作，特制定本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。企业规划发展部为展会统一管理部门。 展会操作流程 国内展会操作流程 收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。 确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工 （拟定公司全年展会计划表）。 签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确定展位。 如需广告宣传，签订广告宣传合同，经公司领导批准同意后，与广告代理商联系并???订合同，办理相关事宜。 参展证。摊位确认后，向组委会询问参展商证等证件办理有关事项，确定参展人数后，酌情办理人员证件。 展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；特别足以如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作。 展前动员。展前按要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失。 参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档。 存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档。 国外展会操作流程 收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组委会或中国承办方取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。 确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工 （拟定公司全年展会计划表）。 签订合同。与展会主办单位或组展方联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确定展位。 如需广告宣传，签订广告宣传合同，经公司领导批准同意后，与广告代理商联系并签订合同，办理相关事宜。 展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；特别足以如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作。 签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事宜，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件。 展前动员。展前按要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失。 参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档。 存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档。 落实政策补贴。根据国家、省、兵团相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。 展会管理实施细则 第四条 展会管理实施细则 参展目的 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。 参展原则 1.参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为； 2.参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作； 3.参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等； 4.除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训展示公司团结、专业的良好形象，把握商机； 5.展会应与市场拓展紧密结合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作。 6.展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。 （三）年度展会计划 企业规划发展部在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各事业部，国外展会具体市场调研由进口、出口事业部负责，各事业部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；企业规划发展部负责在每年1月份根据各事业部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究决定。 企业规划发展部根据各事业部提供的调研信息，对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会 影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。各事业部配合做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化习俗、交通和食宿信息等。 企业规划发展部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、兵团方面的各项优惠政策。对公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好联系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。 参展财务预算 在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费等