01文件控制-程序.docVIP

G:\009 1 目的 对与公司质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性和适宜性，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件控制。 3 职责 3.1总经理负责批准发布质量/环境/职业健康安全手册、部门工作手册、特殊项目质量计划、环境/安全管理方案。 3.2管理者代表负责审核质量/环境/职业健康安全手册、特殊项目质量计划、环境/安全管理方案；负责批准作业指导类文件、重要环境因素，重大危险源。 3.3人资部负责公司管理体系文件、行政管理文件、档案的管理控制。 3.4人资部负责判别法律法规的适用性、保管环保/安全法规及相关要求文件原件；负责记录的归口管理。 3.5营运部负责工程技术类文件的管理控制、指导人资部物业档案的归集整理和保管。 3.6各部门负责各自业务范围内文件、作业指导性文件、记录的编制、使用、归集整理和保管。 4 程序 4.1文件分类及管理 4.1.1公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件分为三个层次：管理手册、程序文件、作业指导性文件，其正本由人资部备案保存。 4.1.2作业指导性文件分为两类 a) 部门工作手册，作为各部门运行管理体系的常用实施细则：包括管理标准（员工手册、管理制度等），工作标准（岗位职责、任职要求等），技术标准（国家有关的法律法规、行业标准、服务规范、作业规程、质量/环境控制规范等），部门记录文件等，由各相关部门自行保存； b) 其他管理体系文件：可以是部门针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划/环境/安全管理方案、标准、规范等，由各相应部门保存、使用；重大质量计划（涉及多部门或公司的计划）和环境管理方案由营运部报管理者代表审核、总经理批准、质量管理部备案；记录由人资部按《记录控制程序》归口管理。 4.1.3人资部编制《档案资料管理规定》，报管理者代表批准后执行。 4.1.4物业档案、业主档案，由各物业管理部按《档案资料管理规定》保存(人资部负责指导物业管理部建立物业档案)。 4.2文件的编写、审核、批准、发放、移交 4.2.1人资部负责制定《文件编码规则》(附录一)、《管理体系文件编写导则》、《文件编写计划表》，由责任部门按其要求编写质量/环境管理体系文件。 4.2.2管理手册、质量计划/环境/安全管理方案由人资部负责组织编写，经部门评审会签后（填写《文件会签表》），交管理者代表审核，总经理批准发布；人资部负责备案、登记、发放。 4.2.3作业指导性文件（含记录表单）、重要环境因素识别，由人资部组织相关部门编写、评审，部门负责人审核、管理者代表批准（为特殊项目、合同编制的质量计划、环境管理方案由管理者代表审核、总经理批准）；人资部负责备案、登记、发放。 4.2.4文件的发放、回收均应填写《文件发放、回收记录》；文件移交应填写《文件移交清单》。 4.3文件受控标识 文件分为：“受控”和“非受控”两类，凡与质量/环境/安全管理体系有关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖“受控/分发号”章（整套文件在封面上加盖，单份文件不用文件封面时在文件首页右上角加盖），分发时填制《文件发放、回收记录》（分发号规定详见《文件编码规则》）；表单、记录及上墙文件不加盖“受控/分发号”章，但属受控文件。非受控文件不进行标识。 4.4文件的更改 4.4.1质量/环境/安全手册由人资部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，报总经理批准后更改；由人资部负责发放，并将文件更改内容记录于《文件修改控制页》中。 4.4.2其他文件的更改由各相应部门填写《文件更改申请单》，经原审批人审批，由各相应部门指定人员进行更改，人资部负责备案（填写《文件修改控制页》）、发放；文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件内容需三分之一以上修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。 4.4.3所有被更改的原文件应由人资部收回，以确保有效文件的唯一性。 4.5文件的领用 4.5.1管理体系文件发放时，文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。 4.5.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，并在一年内不得使用丢失的文件的分发号，发放部门做好相应发放签收记录。 4.6文件的保存、作废与销毁 4.6.1文件的保管 a) 文件经拟制、审核、批准后，文件正本交由人资部建立、更新《受控文件清单》、《外来文件清单》加以控制。为防止电脑中的文件被丢失、破坏，所有存入电脑的文件都应有软盘备份，并进行标识； b) 各部门文件管理员应及时建立、更新本部门使用文件的《受控文件清单》、《外来文件清单》。人资部负责每季度对各部门文件保管情况进行检查；人资部负责每季度对记录保管情况进行检查； c) 与管理体系相