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第六章,秘书的沟通协调督查工作
第六章 秘书的沟通、协调与督察工作;一、 秘书的沟通工作;一、 秘书的沟通工作;一、 秘书的沟通工作;一、 秘书的沟通工作;8、沟通的机制——沟通障碍的克服方法
(1)语言机制:建立一套规范化的、为大家都接受和掌握的信息表达语言系统,使之既有效地规范传递者与接收者的传达方式。如:公文系统等。
(2)制度机制:形成一套依组织的隶属关系进行的经常有效的正式的沟通机制,同时又要完善沟通过程,注重建立畅通有效的双向交流和反馈机制,即专业的信息机构和制度,综合处理和及时沟通反馈信息,减少不必要的中间环节,从而保证信息及时、准确地传递。
(3)心理机制:信息沟通的效果还与人的心理状态和情感密切相关,因此,除了要重视正式的组织沟通外,也要重视各种非正式的情感沟通渠道和宽松的沟通氛围的构造。以便及时处理疏通各种矛盾问题,达到组织的和谐和高效。
如举行各种座谈会、聚会、郊游等集体活动。;9、秘书沟通信息的特征和注意事项;案例 喜中报忧
为期10个月的大型工程就要全面竣工了。工程局上上下下正忙着准备盛大的竣工典礼。据说中央领导人还要出席指导,国际上的专家和知名人士也要来祝贺。局机关充满了节日气氛。为了总结经验,表彰先进,局办公室秘书班子成天下基层搞调查,写总结,印材料,忙得不亦乐乎。
秘书李玲跑了几个区后发现,职工们在胜利竣工的喜悦中似乎还有不少忧虑。有人认为全面竣工后,生产任务得“找米下锅”,如果任务不饱满,工资和生活福利就会有困难;有人认为, 当前国家尽缩基建项目,今后的前途难以预料;还有的打算正式竣工后,联系调动,另找出路,.....李玲心里很不是滋味。;多年的理想就要变成现实,全局职工的心血已经变成了举世瞩目的成果,人们怎么会出现这么多的泄气状况呢?这些情况要如实反映上去,会令人扫兴。特别是为工程熬白了头、操尽了心、累病了身体的老局长,正打算胜利竣工后光荣离休,这时候再给他添烦实在不忍心。如果不如实汇报,任其发展下去,产生的消极影响不可低估。随后她想,这类问题是思想工作的“软任务”,不像施工质量、工期要求、安全性能那些硬指标,待竣工典礼结束再汇报也不迟。于是,她把写好的情况报告锁进了自己的抽屉里。
调查情况汇报会上,老局长听完汇报后十分高兴地说:“好啊,大功告成,英雄辈出!没有辜负党中央和全国人民的殷切期望啊!不过,你们净说的是成绩、功劳和经验,难道就没有了解到一点问题和缺点吗?”
调查组的人都没有吭声,会场一片寂静。;老局长脸上的笑容消失了。他说:“人长了两只耳朵,就是要听各方面的情况,兼听则明嘛!在高兴的时候;如果听不到缺点和问题,就是有些反常啊”。老局长紧锁眉头,会场静得连出气声都能听见。
李玲不忍心再瞒这位可敬的老领导了,她回到办公室,拿出了那份情况反映材料,又返回会议室,清了清嗓子说: “老局长,本想竣工典礼结束后再交给您,现在…”她双手把材料交给了老局长。老局长接过材料,仔细看了一遍,然后对李玲说: “请你通知党委委员们,今晚七点召开局党委会,讨论你反映的问题,研究当前的工作重点。”
晚上,会议室里静悄悄的。党委委员们正在专心地阅读李玲提交的情况反映材料。老局长请他们先读两遍再发言。;“同志们”,老局长说, “数十年工作经历使我懂得了一个规律:凡事有喜必有忧;凡是报喜不报忧时,心里就虚,往往就预感到可能要出什么问题。这份情况反映,是否能使我们在喜庆的日子里,头脑更清醒一点呢?”
接着,党委委员们进行了讨论,一致认为,材料反映的情况是客观存在的,如果任其发展和蔓延,势必会涣散军心,削弱战斗力。会议决定,在总结经验、表彰先进、迎接胜利的同时,要大力宣传企业的前途和长远目标,做好思想工作,迎接新的任务,并要求下属单位保持清醒的头脑,制定今后工作的重点。
最后,老局长说: “我还要表扬李秘书,她那份情况反映写得及时,针对性强,给了我们一针清醒剂,真正起到了参谋助手作用…”;简析;秘书的协调工作;二、秘书的协调工作;2、协调的意义和重要作用;3、协调的类型和基本内容;协调的类型
A.从协调的范围看,分为:内部协调与外部协调。
内部协调是指对组织自身的机构、人员、职能、事务、关系等的协调,实现对组织内部的人、财、物、事的合理配置,保证组织目标的顺利实现;
外部协调实际上就是正确处理组织与外部社会的关系。任何组织要生存,必须与外部社会之间进行着密切的物质、能量、信息交换。外部协调主要是为了组织的生存发展创造一个良好的环境。
外部协调的范围十分广泛,涉及政治、经济、文化等各个方面,包括与上级关系、下级关系、左右同行关系、与普通人民之间的关系协调。; B.从协调的对象上看,分为:对事的协调、对人的协调以及人与事的协调。
正确协调好中心工作与非中心工作
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