【会计电算化】第三章讲义WORD版.doc

第三章 会计软件的应用 第一节　会计软件的应用流程 一、流程：初始化、日常处理、期末处理 二、系统初始化： 1、特点和作用： ⑴ 初始化：根据企业情况进行参数设置，录入基础档案和初始数据。 ⑵ 作用：是会计软件运行的基础，初始化使得通用软件变成了可以满足企业需要的系统软件。 ⑶ 系统初始化运行时一次性完成，但部分设置可以在使用后修改 2、初始化的内容： ⑴ 系统初始化：设置基础信息、系统参数和公用数据，内容包括： ① 创建帐套并设置相关信息； ② 增加操作员并设置权限； ③ 设置系统公用基础信息。 ⑵ 模块初始化：设置特定模块基础信息、运行所需参数和数据，内容包括： ① 设置模块基础信息 ② 录入模块基础数据 ③ 设置系统控制参数 三、日常处理 特点： ⑴ 日常业务频繁发生，数据输入量大； ⑵ 日常业务在每个会计期间重复发生，所涉及金额不尽相同。 四、期末处理： 特点： ⑴ 较为固定的处理流程； ⑵ 业务可以由计算机自动完成。 五、数据管理： 1、数据备份 ① 帐套备份 ② 年度帐备份 2、数据恢复 ① 帐套恢复 ② 年度恢复 第二节　系统级初始化 一、创建帐套并设置相关信息 1、创建帐套： ⑴ 帐套存放会计核算对象的所有会计业务数据文件，帐套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿和会计报表等。 ⑵ 一个帐套只能保存一个会计核算对象的业务资料。 一个会计软件可以建立多个帐套。 2、设置帐套相关信息 包括企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币乃至帐套号等 3、帐套参数的修改： 帐套建立后，某些已设定的参数可根据业务需要修改参数。但如帐套参数被使用，修改可造成数据紊乱。 二、管理用户并设置权限 将合法用户予以增加并设置密码和权限；或删除不用的用户。 用户权限的设置要根据职务、分工来设定、修改。 三、设置系统公用基础信息 1、设置编码方案：设定编码规则，设定对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、结算方式、地区和存货分类等 2、设置基础档案： ⑴ 部门档案：编号、名称、负责人、电话、传真等 ⑵ 职员信息：编号、姓名、性别、所属部门、身份信息、联系方式。 ⑶ 往来单位信息： ① 客户：编码、分类、名称、开户行、联系信息等 ② 供应商：编码、分类、名称、开户行、联系信息 ⑷ 项目信息： ① 项目：一个特定的核算对象或成本归集对象。对其项下的成本、费用、收入和支出等进行专项核算归集。 ② 编码、名称、负责人、联系信息等 3、设置结算方式：结算方式名称和编码，便于未来的 银行对账、票据管理和结算票据的使用。 4、设置凭证类别： ⑴ 记账凭证分类 ① 记账凭证 ② 收款、付款和转账凭证 ③ 现金凭证、银行凭证和转账凭证 ④ 现收、现付、银收、银付和转账凭证 ⑤ 自定义。 ⑵ 类别设定后应当设置限制条件和限制科目，二者组成凭证类别校验标准。 ① 限制条件：借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制。 ② 限制科目。现金，银行存款 5、设置外币： ⑴ 币符 ⑵ 币名 ⑶ 固定汇率、浮动汇率 ⑷ 记账汇率 ⑸ 折算方式 6、设置会计科目：会计工作的基础 ⑴ 增加、删除和修改会计科目： ① 增加时，须遵循先设置上级会计科目，再设置下级科目的顺序；增加时必须遵循科目编码方案。 ② 删除时，须先删除末级科目；已经使用的会计科目不能删除。 ⑵ 设置科目属性： ① 科目编码：必须项目。且遵循“唯一性、统一性、扩展性”三原则。 ② 科目名称：必须项目。可用中英文和数字 ③ 科目类型：必须项目。 — 六类：资产、负债、共同、损益、成本和所有者权益。 — 选定一级科目的类型，则增加的二级及其下的会计科目，自动保持一致，用户不能更改。 ④ 帐页格式：三栏式、数量金额式、外币金额式。 取决于是否加挂了辅助核算。 ⑤ 数量核算 ⑥ 外币核算 ⑦ 余额方向：资产、成本、费用类借方余额；负债、收入、所有者权益类，贷方余额。 ⑧ 辅助核算性质： — 包括部门、个人往来、客户和供应商往来等 — 辅助核算应设置在末级科目上，其可以设置多个相容的辅助核算。 第三节　账务处理模块的应用 一、账务处理模块初始化工作 1、设置控制参数： ⑴ 凭证编号方式（手动还是自动