时间管理及工作组织技巧.pptVIP

时间管理与工作组织技巧 时 间 管 理 第一代时间管理——备忘录型 特点：纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。 第二代时间管理——事先规划安排行程 特点：制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。 第三代时间管理——规划、制定优先顺序、操之在我。 特点：明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天的活动排出 优先顺序，有详尽的计划表、组织表。 第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上。 第四代时间管理——改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。 注重单位时间的价值，而非单位时间的效率 (一二象限） 超越时空（今天要管理明天的时间，第二象限） 以人为本的时间观（人的价值观统一） 系统的而非个人的时间管理 案 例 分 析 第一步 将各项工作按其价值的大小一分为二， 1、2象限为重要；3、4象限为不重要。 第二步 根据各项工作的完工期限，远近分为 1、4为急迫的；2、3为不急迫的。 重要 重要，不急 （二） 重要，紧急（一） 紧急 不重要，不急（三） 不重要，急（四） 案 例 分 析 问题与措施 第一象限: 抓紧做;返回第二象限 第二象限: 重点做;按计划有步骤做;为明天准备 第三象限: 不花时间;少花时间;授权部属做 第四象限: 平衡好被支配的事情;不被迷惑,争取自由返回一、二象限 时间价值=工作价值 将各项限时间合理的科学配置 处理减少工作中的“救火”现象 方法一 科学全面做计划 将易出现的问题在计划阶段做出预见，分析原因，制定对策 严格信息管理，尽量采取预防措施，防患于未然 方法二 严格计划控制过程 明确计划控制点（尤其是关键控制点）设立控制检查人 检查计划进展情况，健全各类检查信息反馈表 预测可能发生的问题，做好必要的应急计划。 方法三 对已出现的“救火”问题 及时处理，不要拖延 及时总结，将例外管理转入例内管理 时间管理理论使用范围 第一代时间管理: 备忘录,适用于小作坊,小店管理,对突发事件 第二代时间管理: 计划效率手册,但与工作价值脱节 第三代时间管理：当公司进一步扩大，管理范围扩大时， 价值观的问题,步调一致的问题突出了,所以,必 须抓授权、抓规划。 第四代时间管理：公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。 ? 靠远景管理：长远规划、企业文化、员工发展 ? 超越时空：展望将来，可持续发展。 ? 人 本管理：学习力、团队建设 ? 系统思维：创建学习型组织  案 例 分 析 有效运用工作日程管理表 将每天工作内容列入此表 分析每项工作的性质，排出优先次序 拟定处理对策 每 日 工 作 时 间 记 录 时 间 管 理 的 具 体 方 法（一） 1、此事花多少时间?取决于该项工作的重要性 该项工作何时完工?取决于该项工作急迫性 2、管理今天的时间?运用第四代时间管理，4象限管理法 管理明天的时间?运用第二象限大石头管理法 总结昨天的时间?总结经验，吸取教训，改进措施 3、运用时间管理表记录你的时间 计算你的时间 平衡你的时间 分配你的时间 时 间 管 理 的 具 体 方 法（二） 4、集中时间，解决第二象限的重要事项 5、善于运用零星时间，增加时间利用效率 6、系统管理你的时间，善于用好别人的时间 7、以人为本使用时间，主管在“人的管理” 上要舍得花时间 8、充分运用现代管理工具，例如电脑、信息 管理系统提高时间利用效率 目 标 管 理 目标管理是根据公司的战略规划，组织目标运用系统化的管理方式，把各项管理事务展开为：有主次的、可控的、有效和高效的管理活动，激励员工，共同参与，以实现组织和个人目标，努力工作的过程。 目标管理的特点一 一、注重系统方法 1、长目标与短目标；大目标与小目标相互支持。 2、目标?行动?结果?新