各种门类档案管理.ppt

2、大事条目编写的要求。1）必须坚持“一条一事”原则；2）取材必须真实、准确，内容不能确定者一般不予采用。 （2）组织沿革的编写。组织沿革也叫组织机构严格。是以文字或图表形式，系统记述和反映某单位体制、组织机构和人员编制等情况的纪实材料。（有范例） * （二）组织沿革的编写： 1）概况。主要记述地区（或单位）的地理位置、面积、管辖范围等情况。 2）机构演变情况。主要记述单位最早成立的时间、当时的名称、隶属关系，及后来名称的改变、隶属关系的变换和办公地点迁移等情况。 3）职能的演变。记述单位性质、职能及任务的变化。 4）职权范围。记述所辖单位的管理范围和增减变化。 * 5）内部机构、人员编制及领导成员的任免变动情况。 *组织沿革的表述方法和体例。 1）组织沿革通常采用文章法、表格法、图示法等方式。但在实际工作中通常将上述方法结合使用。 * 2）组织沿革通常采用编年法、系列法、阶段法、问题法等方法。但通常采用的是阶段法。它是根据单位历年来的变化特点，将其历史划分为若干阶段，再于每个阶段中，记述和反映单位各方面的情况及变化。这种实用性较强。 * （三）全宗介绍的编写。全宗是指一个单位或个人在社会活动中形成的全部档案的总和。全宗介绍（也叫全宗指南）是向利用者介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的工具书。（有范例） * *全宗介绍的结构:由封页和正文组成。 1）封页：包括全宗指南名称、时间、全宗号。全宗指南名称指的是全宗构成者的名称（全称或通用简称）加“全宗指南”构成；时间指的是全宗内文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。 2）正文。正文由全宗构成者严格简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三个部分构成。 * 第一部分：全宗构成者沿革简介。由全宗构成者名称、时主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历史阶段演变情况等内容组成。 * 第二部分：全宗内档案情况简介。主要包括以下几个部分： 1）已进馆档案的数量，排架长度，起止时间； 2）立档单位档案室的档案的数量，排架长度，起止时间； 3）档案的法律地位。主要是指室藏档案的来源； 4）档案的价值鉴定情况。 * 第三部分：全宗内档案内容与成分介绍。 1）档案完整程度及保管情况说明； 2）载体形态。包括全宗内各种门类档案的数量、编号、排列等情况； 3）各种门类档案的分类方法和包含的内容介绍。 * （四）基础数字汇编。它是用数字反映一定地区、系统的某方面或几方面基本情况的史料型参考资料。从形式看，有文字记述和图表式两种。多采用图表式。（有范例） （五）专题概要。它是以文章叙述的形式，简要的说明和反映某一方面工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种参考资料，如〈某市工业发展基本情况〉。它的编写要求是：一是内容全面，材料详实；二是叙中有议，评价得当；三是叙述准确，文字简练；四是文图结合，丰富多彩。 * （六）产品介绍。它是用文字、图表等形式简要介绍产品的名称、型号、规格、性能、用途、主要技术参数、工作原理、结构特点等的一种参考资料。产品介绍的类型主要有两种：一是广告性的，主要侧重于对产品的经济性、外观等的介绍和评价；其二是档案室编写的全面性产品介绍，它主要为企业的生产经营、技术进步和领导决策服务，侧重于技术上的通用性、先进性等，具有可靠性和权威性。 * （七）年鉴的编写。它是按年编印反映一个国家、地区或单位政治、经济、文化等领域一年内发展变化情况的一种参考工具书。主要分为综合性年鉴、专门年鉴、统计性年鉴、地方性年鉴等四种类型，我们通常采用的是地方性年鉴。体例有栏木式、篇目式、条目式、资料汇总式等四种。我们通常采用条目式。（有范例） * 全宗卷的建立和整理 DA/T12-94 1、分类 档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用等八类 2、排列 各类分别按时间顺序排列 3、装订：文件材料按件进行装订 * 4、编号：在每份文件材料首页上方空白处编号，编号由全宗号-类号-件号组成 如007-1-2表示007全宗的全宗介绍类第2件。 5、编目：全宗卷文件目录 6、装盒：原则上一类一盒，文件材料少的可多个类装一盒 * 全宗卷分类编号表 类号 类目名称 内 容 类目简称 1 全宗（馆藏）介绍类 　　全宗介绍、大事记、组织沿革、年鉴、综合性业务工作规范和管理制度等 介绍类 2 档案收集类 　　档案（资料）交接文据及其相关目录、档案来源和价值说明材料等 收集类 3 档案整理类 　　文件材料分类方案、保管期限表、归档范围，档案整理工作方案、说明和小结等 整理类 4 档案鉴定类 　　档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等工作方案、鉴定结论及相关目录等 鉴定类