第3章 书面沟通精要.ppt

第5章 书面沟通 5.1 书面沟通基本知识 5.1.1 书面沟通的含义： 书面沟通——主要是指以文字、纸张及规定的格式传递信息（思想、情感）的沟通方式。 5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比较 问题： （1）邀请某企业家来校举办创业讲座，可以采用哪些邀请方式？何种方式最好？为什么？ （2）某员工（同事）家住外地，现其家中亲属重病（或去世），你怎样表达你的慰问？ （3）如果你想向公司领导建议元旦举办促销活动，该如何与领导沟通？ （4）公司接到了顾客投诉产品质量的信函，你是售后服务经理，如何与该顾客沟通？ 5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比较 （1）优势：书面沟通和口头沟通优劣比较.doc （2）劣势：同上 5.1.3 商务写作的特点 （1）目的性 （2）说服力 （3）简单明了 （4）以读者为重 5.1.4 书面沟通的类型： （1）商务信函：一些与工作有关的信件，主要是邀请函、祝贺信、证明信、催款信、致歉信、通知等。 （2）报告：非常重要但难写的一些文种，如：建议报告、贷款报告、销售计划报告、市场调查与预测报告等 （3）电子邮件 1）信息交流快捷 2）避免了电话的吵闹 3）信息能无限期地搁置等待 4）语言要求不严格 5）可以反复阅读 ………… （4）求职信。 （5）传真：也是一种书面沟通形式。有以下优点： 1）节省时间。2）节省费用。 3）可以采用比信函更随便的方式 4）能使对方更快地作出反应。 5）作为电话的备份。 （6）备忘录 （7）短消息 5.2 书面沟通文件的写作过程 5.1.1 写作准备 思考：写什么；怎么写：措辞；条理性；主次关系；语气；写给谁；希望的结果等。 （5W+H） 5.2.2 组织撰写 分析材料；归纳整理；撰写草稿 写作模式：直接式；间接式；问题解决式…… 5.2.3 修改评估 写作过程中最艰难的一项工作 主题集中；内容充实；措辞恰当；重点突出；通俗易懂；对象明确…… 练习： 1.书面沟通文件的写作准备时间，往往占整个写作过程的 。 A 1/2 B 1/3 C1/4 D2/3 2.书面沟通信息的传递模式一般有 。 A 直接式 B 间接式 C 迂回式 D坦诚式 3.对于负面信息，一般采用 传递。 A 直接式 B 间接式 C 旁敲侧击式 D声东击西式 4.KISS原则指的是 。 A 亲自原则 B 简洁明了原则 C 保持专注原则 D 保持美好原则 5.3 商务信函的写作格式： 5.3.1中式信函格式：一 中式信函格式.doc 5.3.2 英美信函格式：外国信函格式.doc 5.3.3中外信件具体组成要素比较 （1）称谓： 中国 a 不熟悉时，一般称呼“尊敬的先生 （女士、董事长）等； b 熟悉对方：姓氏＋职务（泛称），如“尊敬的李总经理”； c 如是单位与单位之间，直接称对方全称，如“合肥市美菱股份有限责任公司” 外国： a与收件人关系密切可直呼其名； b与收件人关系不太熟悉时可采用职务头衔，如“尊敬的Dr.Lee” c采用对方喜欢的称呼（女士、先生、小姐、夫人等）； d打电话或查看对方常用的称呼； e采用对方的全名，如“尊敬的凯瑟林·克伦威尔”。 （2）中间（正文）： 正文是商务信函的主要部分，中外信函都要根据具体内容写作，写作中要注意突出要点，要注意逻辑性。 （3）结尾：中国：右侧 国外：左右皆可；但左侧顶格。 5.4 商务文件的写作要求和模式 练习： （1）帮助某超市拟写一份顾客退货规定事项。 （2）代某酒店拟写一份顾客入住酒店注意事项。 （3）代某银行拟写一份客户办理银行卡需要提供相关证件的文字材料。 （4）拟写一份会议通知（会议内容自拟）。 （5）拟写一份货物收到的收条。 （6）给公司总经理写一张第二天工作活动的安排表。 5.4.1 写作要求：教材P94 （1）做好三个阶段的工作 （2）确定明确的写作目标 （3）分清信息接受对象 （4）使用合适的语言★ 1）使用简单的语言：通俗易懂，少使用术语。 2）使用清楚准确的词语。 3）选择积极的表达方式。 正面、肯定的传递——负面、否定的传递？ 4）保证语言的简明 5）采用合理的组织结构 ——直接式 ——间接式 ——重要性顺序：重要——次重要——一般 ——时间顺序：从前向后；从后向前（逆时间） ——空间顺序 ——因果关系：有因到果；有果到因 ——问题-解决方案 （6）增强文章的可读性 1）标题要醒目 2）使用标点符号和数字帮助快速阅读 3）使用列表使信息易读易懂 4）利用其