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某建筑公司文件和资料控制程序
文件和资料控制程序
1. 目的
为了使公司能够有效的控制文件和资料,并使用有效的版本,公司制定《文件和资料控制程序》。
2. 适用范围
本程序适用于管理体系有关的文件和资料的控制工作
本程序适用于质量、环境、职业安全健康管理体系
3. 相关文件
公司《管理手册》
《记录控制程序》
《法律法规控制程序》
4. 术语和定义
文件和资料:公司实施质量、环境、职业安全健康管理体系要求所形成的全部文件和资料,包括适当范围的外来文件和资料。
5. 职责
5.1经理办公室负责贯彻实施本程序负责公司行政文件的发放、评审、归档5.2标准化管理部负责管理手册和程序文件的发放、修订换版。
5.3技术发展部负责工程资料的审核和移交。5.4企业管理部负责汇总公司的《法律法规总清单》。
5.5公司各职能部门负责职责范围内文件资料的编制、更改、控制和管理;负责确认适用于本公司使用的外文件。
5.项目经理部(分公司)负责本单位。
文件拟稿
文件批准
文件发放
文件登记、借阅
文件更改
文件作废
文件评审
继续使用
存 档
外来文件工作流程图
N
Y
6.1 文件和资料的类别
文件和资料的内容包括内部文件和外来文件内部文件包括:
管理手册程序文件
c)行政文件规章制度目标、指标和管理方案施工组织设计、施工方案
g)合同外来文件包括:
法律、法规、标准(国家、地方、行业);b)上级文件c)业主、监理、分包方往来函件d)适用于本公司使用的外来文件。
6.2文件拟稿
6.2.l标准化管理部负责编制管理手册及程序文件,并编制公司的目标指标和管理方案。
6.2.2各职能部门按职责编制行政文件及规章制度。
6.2.3 项目经理部(分公司)负责编制本单位的目标、指标和管理
方案。
6.2.4文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水,字迹清楚。
6.2.5文件底稿附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查。
6.3文件和资料的批准
6.3.管理手册由公司管理者代表审核,公司总经理批准发布。
6.3.2程序文件由职能部门领导审核,管理者代表批准发布。
6.3.3各职能部门编制的行政文件规章制度,由,签发。
.3.4项目经理部编制的目标、指标和管理方案由标准化管理部组织各部门审核,由管理者代表审批,具体执行《目标、指标和管理方案》。
6.3.
6.4文件和资料的编号和标识具体执行公司《文件和资料编号方法》。
6.5 文件和资料的登记及借阅
6.5.1行政文件按文件编号、文件名称在《收文登记簿》上登记和借阅。
6.5.2管理手册、程序文件、施工组织设计、目标、指标和管理方案、与业主、设计、监理单位之间的来往函件、施工图纸等资料由各单位资料员按本单位实际情况分门别类在《发放回收(借阅)登记表》中登记和借阅。
各职能部门负责收集、登记、确认的法律法规,建立适用的法律法规由资料员在《法律法规清单》中登记,填写《发放回收(借阅)登记表》,适用的规章制度由资料员在《规章制度清单》上登记,填写《发放回收(借阅)登记表》。
6.5.上级文件由经理办综合档案室在《收文登记簿》上进行登记,按文件内容和要求发放到相关部门。各部门接收的外文件,由各部门领导在文件上确认是否公司如确定为适用于本公司使用的外文件,经理办档案室在文件清单上进行登记。
6.6文件和资料的评审和更改
6.6.1管理手册和程序需要更改时,由原审批部门批准后填写《文件修改记录》。由原审批人员确认后,再对其修改。
6.6.2行政文件和规章制度评审时间为每半年进行一次,评审结果由各部门填写《文件评审表》反馈给经理办公室综合档案室汇总。根据评审结果,需要修改的文件和资料由原审批部门或人员负责审批,禁止未经授权和批准的任意更改。
6.6.3文件更改时,与更改文件有关的其它所有文件的相关内容必须同时修改,以保证相关文件的有效性。
6.6.各职能部门和项目经理部(分公司)的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性,检查结果填写《体系自检记录表》,并报送公司经理办公室综合档案室。6.7文件和资料的存档
6.7.1各类文件和资料的存档具体执行
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