办毕文件处理方法课件.ppt

第八章 办毕文件处理 第二节 办毕文件处理方法 要点回顾： 办毕文件处理的基本要求： 1、有序 2、高效 3、安全 办毕文件处理方法： 办毕文件的处置，是要根据文件的价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿，使办毕文件持续地充分发挥文件的效用，维护文件的安全，避免无用信息干扰机关的正常工作。 一、平时归卷 1、平时归卷是文书人员根据机关职能和往年文件管理的经验，预设归档类目，待文件办理完毕后，按类目归卷。 2、平时归卷的优势体现在： 一是有利于文件的管理和安全，使办毕文件 也纳入日常的文件管理，使文件管理始终有 条不紊，防止文件散乱丢失； 二是方便对办毕文件的查找利用，使办毕文件也能充分发挥作用； 三是能保持机关文件的有机联系和历 史联系，归卷的办毕文件也能保持着内在联系； 四是有利于提高归档文件的质量，保证档案的齐全完整，为档案的留存打下良好的基础； 五是把工作做在平时，化难为易，大大减轻了年终管理工作的负担，避免年终集中突击而顾此失彼。 （一）预设归卷类目： 归档类目，是以本单位文件分类大纲类目条款为基础而设立的一种预设类目。 归档类目拟定完成后，文书工作人员于年初根据类目条款和预计文件数量，为第一条款准备一个文件盒，平放于归卷类目分类框内，并事先把条款和顺序号填写在一张标签上，将标签贴在文件盒的左下角，一有办毕文件就“对号入座”，随时归进。 归卷的办毕文件，在归卷前应进行检查并编上条款号，同时将该条款号在收发文薄和内部登记薄中注明，以便平时查找利用。 类： 属类： 条款名称： 条款编号： 归卷时间： 归卷人： 归卷标签 （二）收集文件归卷 在收集办毕文件归卷时，要准确判定文件是否办理完毕，把握归卷的恰当时机，（指导性、法规性文件以及重要决议、年度计划、长远规划等） 1、 从发文机关来说，当文件发出后 便可将原稿和存本归卷； 2、 不必办复的收文，经本机关负责同志批阅或传阅后，即可归卷； 3、 来往文件，本机关或对方机关收到复文后，即可归卷； 4、 会议文件待会议结束后，即可归卷； 5、 调研材料和涉及案件的文件，等结论作出后，便可归卷；总结性材料完成即归卷。 在归卷时，文书人员要严格把好文件质量关。 一、要齐全完整； 二、要对重要文件载体情况和字迹状况进行检查，对残缺破损的文件要寻找复本替换； 三、归卷文件交接要有手续，交接双方签字认可，以作凭证。 二、清退 机关文书处理工作中会收到一些按照有关规定和发文单位要求退还原发文单位或转往其他机关的文件，对于这部分文件，在本单位办理完毕后，必须按要求予以清退。 清退文件的范围包括： 涉密文件； 限制阅读范围的文件； 征求意见的讨论稿； 文件的清样、草稿； 内部参考资料、简报； 未经本人审阅的讲话稿、发言稿； 涉及个人著作权的作品； 会议中使用，会后应收回的材料； 有重大错漏的文件等。 三、暂存 在归卷文件中，有些文件虽已办理完毕，但对以后的工作还有一定的后续影响，又没有整理归档的必要，为此，需要采取暂存的处置方法，以供在以后的工作中查阅参考。 暂存文件的范围包括： 为工作方便保留的复本、复印件； 未被批复的请示； 上级单位的工作简报、参阅资料； 下级单位报送的备案性材料； 平时收集的文件写作素材； 与外单位一般性事务的往来函件； 下级机关的总结、计划等。 四、归档 归档，是按照国家有关规定，将机关工作中产生和形成的，反映机关工作面貌并具有保存价值的文件材料进行有序整理，然后移交档案部门管理的一项业务活动。 归档工作具有两方面的意义 一是对本机关有保存价值的文件材料进行系统化整理，以利于长久利用， 二是为国家积累档案资源。 归档工作的作用： 1、应确定本机关归档的基本范围。 2、要严格执行文件归档的基本原则。 3、要参照国家关于档案管理的相关标准和要求，以使归档文件与档案实现无缝对接。 4、要确定本机关的归档范围。 归卷文件的类型： 1. 归档的文件材料的范围 2、不归档的文件材料的范围 五、销毁 办毕文件经过清退、归档、暂存等处置后，还会有一批失去保存价值的文件，则需要进行毁灭性处理，即销毁，为机关文书管理工作消肿减负。 销毁文件的程序 1、要进行鉴别，逐文核