广外大办公行政管理沟通建议（南校）.docVIP

广外大办公行政管理沟通建议（南校） 一、信息传达 学校层级太多，信息、通知传达花时间太长，传达不及时，加上紧急的通知较多，给下级的执行质量造成很大影响。 表现： 要交书费，今天刚下通知，明天晚上就要求全部搞定，而且通知要是接近周末，周末有部分同学要回家了，怎么可能那么快收齐了呢？ 学校现有网站的设计和布置虽然清晰，但是不够方便和显眼，很多人通常会忽略某些重要的连接而失去信息的获得机会。 总的来说，学校信息传达的渠道不多，信息传达也不快。学校有什么重要的消息（放假消息、通选课、考试信息等等）要公布的话，只是在校园网里的综合信息上公布，那些不经常上那里浏览的同学就不会知道这些消息。 建议： 给学生建立个人邮箱，有什么通知及时发到学生的邮箱，让每个人都及时得到最新动态消息。也可以为每一班都开设一个专门的邮箱，这样可以让学校把最新的信息传达到每一个班集体，减少中间层在传达过程中产生的信息漏洞以及时间差，提高我们学校的办事效率。 学校应建立一个集中的信息发布网站，规范现有网站的分散和零碎性，便于学生和老师及时和全面接受信息。 二、办公效率 办公方面效率不是很清楚，但是从一个申请科室上课来说，申请程序的冗长和繁琐，申请一个科室最起码4天左右，这直接影响我们学生的上课和学习交流。办公室的领导应该重视以下这些办公效率低下的问题。 表现： 奖学金下发的效率实在是低，从评定到表彰再到最终下发到学生手里，居然能用掉整个学期的时间，甚至跨学期。 因为是新校区，所以很多重要的部门的主要办事处还是在北校区，导致有时候要写一些条子，盖一些章都要老远跑到北校。 每次辅修报名的时候都会搞得很混乱，而且报名交学费都集中在一天里，以致有很多学生排了很久的队却报不了名；报名交学费的方式也不科学，学生一大早到饭堂排队，排了两三个小时好不容易到了，拿了一张证，还要跑去行政楼那边排一两个小时的队来交学费。 学校办事老师的态度差，学生去那里一般得不到好脸色。 建议学校在主页上能够有学校各部门的工作职责说明，这样我们要解决相应问题的时候才可以方便一点，不用到处去问。 建议： 学生申请课室的程序能不能简单点，希望如果能出示老师证明，例如通过电话跟校务处说明就可以通过申请，直接叫物管开课室。 报名交学费的时间可以持续两三天，那样可以分散报名的学生同时在一天里报名和交学费；或者可以进行网上报名网上交学费，那样就可以节约人力物力还有老师和学生的时间。 简化学生、老师、领导办理事情的程序。例如请假， 改变传统的写假条再批假条的繁琐、耗时的程序，直接在网上实行请假的整个过程。类似的还有申请课室、申请奖学金等等，这样可以大大提高学生与学校各部门的办事效率，同时节约成本，实行无纸环保办事理念。 学校的办公效率应该提高，对学生的意见应该即时反馈。 三、信息回馈 信息回馈很多注重在形式主义上，没有把反馈的信息落实到实处，业绩表面工程较多，比如要响应上面什么号召了，然后就匆忙的搞一个什么活动，都是一些被动的流于形式的应差活动。 表现： 学生不了解学校机构，有问题不知向谁反映。 行政透明度不高，基本上学生是不知道领导的行政到底是怎么回事。 学校很多电子邮箱形同虚设，发出去的邮件很久都没有得到回复。 学生有问题反映渠道少，学生问题不能及时地反映给学校领导、校长信箱等这些途径起的作用很小，即使把问题意见发去校长信箱去了，要是没有人去查看的话，问题始终还是问题。 学校虽然也有说是收集同学们的意见，但是见到学校能够真正去改进的，却是不多，每每都是站在学校本身的角度上来说，很多学生的意见就是这样被忽略掉了。 建议： 建设大型的公布栏介绍学校行政机构是一个不错的选择。 给学生介绍学校的一下机构，建立意见邮箱，方便学生提意见，及时反馈信息。 如果可以的话，在各个宿舍下面都设一个领导信箱，学生可以匿名信件给领导。 我建议学校在每个班都设立个回馈小组，定时间例如一个月，把同学们的意见与想法集中到班上的回馈小组里，然后把这些建议直接上交给负责学生这块的领导，不要经过这么多的层次。 应该设立校长热线或院长热线，同学有意见可以即时想最高管理层反映，据说香港大学的学生是可以约见校长的，与其共同商讨学校建设等等话题的。 学校和院系的领导多点来学生宿舍了解一下该阶级学生的生活状况等。 在行政楼外放置一个信箱，学生可以把问题意见写在纸条上，放进信箱里，学校行政人员每天上班的时候就可以去信箱那里看看有没有纸条。 建立一个论坛，作为一个公共的交流平台。一方面置顶学校的最新通知，一方面开设专门的提建议板块，并让相关领导做版主，对意见进行回复。 建议党委办公室和校长办公室能定一天展开上访活动，让同学代表或者班级代表能够与校领导面对面反映问题，真诚倾听同学的建议和意见。 校长与学生的见面交谈可以多进行，约见的学生希望