智慧会务信息系统功能介绍.pdf

智慧会务信息系统功能简介 一、 智慧会务信息系统整体思路 标准化产品，提供一站式会务组织接待的信息化解决平台。对会务组织需要的各类信息 进行科学分层、分类和关联分析并作合理分布的基础上，通过会务组织管理平台整合会议前 期准备，会议过程以及会议结束后的各种信息资源，以会议主题为核心，建立统一的数据管 理平台。帮助会议组织者轻松实现会议的组织、安排、协调、服务；帮助与会者简单而精确 的了解会议安排，享受完美会议。 所有会务组织应用功能集成在一个业务使用门户，人机操作界面设计友好，菜单简单易 用，集团客户经过简单培训后即可自助使用各种应用功能。 二、 会议类型和涉及单位 1、 会议类型 （1） 中小型会议（中低端会务市场）：专题研讨会、专题工作会议、业务推介会、新闻发 布会、产品发布会、签约仪式、表彰会、展览会等。 （2） 大型会议（高端会务市场）：大型比赛/运动会、政府人大会议、其他大型会议。 2、 会议涉及单位和部门 （1）主办单位：专业部门、办公室、协作部门、采购部门等 （2）参会单位 （3）专业会务公司 （4）广告公司 （5）新闻媒体单位 （6）其他合作伙伴 三、智慧会务信息系统功能描述 （一）系统管理模块 核心功能：机构/人员/权限/个人资料管理设置，详细功能描述如下： 1、统一：管理员帐号和密码管理 2、公司信息和组织机构管理 3、个人资料设置。 4、操作角色和权限设置（定义角色，附加角色权限，指定人员角色） 5、其他应用配置参数：会务组织甘特图模版，默认工作日历 （二）会务组织和议程管理 1、会议创建和定义：会议名称、起止时间、会议议程制定和优化（根据会议类型提供模版 修改） 2、会务组织工作日历管理、会务阶段跟踪报表 4、会议场所管理：提供多会场的组织和安排管理及代表的座位排布等。 （三）参会人员信息收集 1、支持手工录入/导入会议人员信息（通用EXCEL表格式） 2、支持搭建临时会议报名网站，可以实时修改和同步。 3、支持参会人员的动态分组。 （四）VIP 代表管理 核心功能：代表全面的个人信息及随员信息等管理 1、代表的个人起居等习惯提供全方为的信息记录和查询； 2、VIP人员衣食住行的安排和过程监控。 （五）会议卡管理－基于RFID卡的功能 核心功能：参会人员/组织人员的RFID卡管理 1、RFID卡管理 （1）RFID 卡定义：定义RFID卡的类型和卡面标准 （2）RFID卡登记：RFID卡与人员信息的对应关系绑定，可以和摄像头和ID 卡采集器联动。 （3）会场入口欢迎辞功能：基于男女声的电脑语音库优化。 （4）电子名片交换功能 （5）人员统计分析功能 2、附属卡管理（虚拟卡/考勤卡/购物卡/餐饮卡/行李卡/房卡等的管理） （1）附属卡定义 （2）附属卡字段设置（货币字段/有效使用时间/有效使用地点/有效使用规则等） （六）志愿者管理 核心内容：基于志愿者的基本信息/服务类别/区域/时间管理 1、志愿者服务类型定义 2、志愿者派遣类型定义 3、资源者服务规则定义 （七）信息发布管理 核心内容：会议公开发布信息管理（WEB/WAP）的管理 1、WAP/WEB的管理接口参数的设定 2、WAP/WEB的模版设计管理 3、WAP/WEB的内容在线设计器 4、短信彩信模板设置 （八）餐饮、宾馆务管理 1、住宿信息管理 （1）住宿分配和信息登记表 （2）住宿动态分配表 （3）住宿预定管理（房型、日期）和入住记录管理（短信通知、统计报表） 2、餐饮信息管理 （1）餐饮地点管理和人员分配 （2）餐饮桌位和人员座位动态分配管理和通知模块 （九）交通车辆管理 核心功能：会议车辆使用和时间安排管理 1、车辆设置管理 （1）车辆来源、车型 （2）车辆号牌 （3）司机信息（姓名、手机号码） （4）其他：预定时间、GPS信息 2、车辆调度管理 （1）车辆分配信息 （2）车辆运行时间 （3）车辆位置监控 （4）调度通知管理 （十）指挥中心 核心内容：会务组织人员对会议各种情况的综合管理服务界面 1、计划执行监控 2、设备运行监控 3、调度中心 4、在线通信中心（短信、邮件、电话、会议电话）