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商务邮件书写格式及基本礼仪 制 作 人:lqj 制作日期:2011.3.29 目 录 一、商务邮件概述 二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名 三、注意事项 四、邮件常用语句 五、布置任务 * 商务邮件概述 商界人士在使用电子邮件对外进行联络时,应当遵守一定的礼义规范,如何正确使用电子邮件,撰写规范的商务Email,顺利的进行对外联络。 撰写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长,但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名。 * 目 录 一、商务邮件概述 二、基本礼仪 1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名 三、注意事项 四、邮件常用语句 五、布置任务 * 邮件主题 必须写邮件主题 在写商务邮件的时候,如果不写邮件主题,有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件主题。 主题要明确、精练与内容相关 主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息,将邮件内容概括为1-2个词汇,而且可以区分对同一事物的不同信息,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要,最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。 √“关于XX项目的交卷日期” X“您好” * 收件人 在写商务邮件的时候,部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是,为了自己方便寻找邮件及邮件分类,最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名,尤其在给日本客户发送商务邮件时,一定要这么做。例:株式会社○○○,开发部? ○○先生/女士。 传送电子讯息之前,确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。 CC(抄送)与BCC(密送、暗送) 在必要和确定的情况下,抄送给相应需要知道进展情况的人员。 督导抄送给直接主管和项目总监。 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址输入框内,可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔);也可以分别点击每个输入框前的蓝色链接打开“通讯录”窗口,选中所需的联系人或小组,单击“确定”按钮,将所选地址添加到输入框。需要说明的是,收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址,但看不到“密送[BCC]”中的地址。 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址,可以选择“独立发送”。 * 寒暄语 在写商务邮件的时候,需要写寒暄语。 例:承蒙您的关照。我是XX公司的督导XX,XX项目由我负责。 * 邮件内容(1) 在写邮件内容的时候,邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时,有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长,对方读这封邮件的时候可能会不方便,所以在写邮件内容的时候,每行控制在35字左右。 为了使邮件内容清晰明了,每5~6行为一段落,各个段落之间要插入一行空行。 在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。称呼,正文,结束,署名/签名四点要尽量完整。 称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。 2)若知道对方的性别可以用:**先生、**小姐、**女士。 3)如果知道对方的身份可以用:**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理。 * 邮件内容(2) 正文做到主题明确,语言流畅,内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点,以示礼貌和尊重,以免造成不必要的困扰。 1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候,只对部分以示强调的词采用加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后。 5)在收件人明白其意时,可使用俚语或缩写。 6)如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。 附件添加演示,附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送(1G以内) * 结束语 不同的邮件内容,最好使用不同的结束语。 1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑,有任何需要咨询,请电话或EMAIL联系我。 2)最好的结尾要着眼未来。如:希望我们能够达成合作 。 3)结尾应显示诚恳:如:感谢您抽空洽谈。 * 署名(1) 在写商务邮件的时候,一定要写署名。 公司统一署名: 签名设置演示 * 署名(2) 在写商务邮件的时候,一定
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