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期初建帐阶段
期初建帐的工作内容:
1、期初建帐准备工作:包含机构登记、人员登记、存放地登记。
2、建立期初帐:直接将实物清点的结果登记到Excel表格中,导入到系统中,生成卡片。
3、通过普通设备卡片管理、机动车卡片管理对已生成的卡片补充资产信息。
4、通过房屋建筑物土地卡片管理直接登记房屋建筑物土地类卡片。
5、期初建帐结束,数据同步到装备管理系统中,进入日常管理。
具体操作方法:
1、基础信息(机构、人员、存放地)
机构登记:管理员登录资产监管网,首先需要核对学校名称、学校类型。点击【机构登记】,选中学校名称,点击【修改】按钮确认学校名称和学校类型。添加部门,点击【添加部门】输入部门名称,点击【确认】按钮。
人员登记:管理员进入系统首先修改人员姓名,修改为管理员自己的姓名。管理员需对资产的责任人、使用人、任课教师的人员姓名进行登记,点击【人员登记】,选择左侧人员所在的部门,在右侧表格里输入人员信息,点击工具栏上的【保存】按钮。
存放地登记:管理员对各实验室、专用教室的存放地名称、存放地类型进行登记。点击【存放地】—【添加】,输入存放地名称并选择类型,点击【确认】按钮。存放地类型为各个实验室、功能室的性质选择时,一定要正确,为教育部装备报表做准备,数据会同步到装备管理系统中。
注册用户:管理员登录,点击【系统管理】→【用户管理】,在新建用户中输入用户名、姓名、密码、角色等信息,点击【保存】即可。一个用户可以有多个角色。
2、建立期初帐
在下载专区中下载实物清点登记表,将学校的实物清点结果登记到模板中,双击导入,在打开的导入窗口中点击【导入】按钮,点击【下一步】按钮,选择来源数据文件,选择导入的资产文件后点击【下一步】,将系统中的关键字段与模板中的关键字段进行匹配,导入到系统中,生成卡片。
3、添加数据(普通设备、土地房屋建筑物、机动车卡片)
普通设备卡片:双击【普通设备卡片】,选择查询条件(如:存放地),点击【查询】—点击【新增卡片】,登记卡片信息后点击【确定】按钮。
土地房屋建筑:双击【土地房屋建筑物卡片】—点击【增加】,登记卡片信息后点击【保存】按钮。
机动车卡片: 双击【机动车卡片】—点击【增加】,登记卡片信息后点击【保存】按钮。
4、修改数据(普通设备、土地房屋建筑物、机动车卡片)
普通设备卡片:双击【普通设备卡片】,选择查询条件(如:存放地),点击【查询】,首先核对资产名称是否完整、规格型号是否规范,这里的数据会影响到后期装备系统中有关功能室实验室的仪器设备,有问题的直接在表格里修改卡片部分信息,其它信息可通过【当前卡片】修改,如责任人、存放地等信息。
息。批量修改责任人、存放地等信息可使用【所有卡片】里的【批改】功能。
土地房屋建筑:双击【土地房屋建筑物卡片】,选择需要修改的土地房屋建筑物后,点击【修改】
按钮,然后修改具体卡片信息,修改完后点击【保存】按钮。
机动车卡片: 双击【机动车卡片】,选择需要修改的机动车后,点击【修改】按钮,然后修改具
体卡片信息,修改完后点击【保存】按钮。
5、删除数据(普通设备、土地房屋建筑物、机动车卡片)
普通设备卡片:双击【普通设备卡片】,选择查询条件(如:存放地),点击【查询】—【所有卡片】,选择需要删除的卡片点击【删除】。如果设备数量大与1,但只想删除其中一张可以通过【拆分】按钮,将其拆分成单张卡片,然后删除其中一张。
土地房屋建筑:双击【土地房屋建筑物卡片】,选择需要删除的土地房屋建筑物后,点击【删除】
按钮。
机动车卡片: 双击【机动车卡片】,选择需要删除的机动车后,点击【删除】按钮。
日常管理阶段
日常管理的工作流程:
注册用户:将本单位的相关人员注册为系统的用户,并为其分配角色。
购置验收:进行资产的购置验收单登记,然后再由资产管理员来统一进行初审,并将审核通过的单据提交到财务,由财务人员来进行登记入账。
资产维护:资产信息字段有误需更改时,在卡片中进行修改。
资产转移:当资产的使用人、存放地、使用部门、责任人发生变更时做资产转移。
资产处置:因报废、毁损等原因核销资产时登记资产处置单,然后由领导审核确认,领导审核通过后财务记账。
月 结 帐:结账是每个月都必须做的工作,在每月月底财务账和资产账核对相等后,财务夹账,资产管理员在监管网中也进行月结帐操作,保证两账一致。
具体操作方法:
1、基础信息(机构、人员、存放地)
进入日常管理也可以对基础信息进行添加、删除、修改,具体操作方法同期初建帐阶段。
2、注册用户
点击【基本信息】—【用户管理】,选择注册人员所在的部门(注:该人员必须
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