广播电视基层台站档案数字化外包实践与思考.docVIP

广播电视基层台站档案数字化外包的实践与思考 　　【摘要】档案数字化外包实施的时间虽然还不算太长，但是因其紧密契合了当前档案信息化工作的实际，符合档案工作的发展趋势，在档案管理部门中日益得到了认同。作为广播电视基层台站档案工作者，通过广播电视基层台站档案数字化外包工作的实践，对档案数字化外包工作的必要性和重要意义有了更深刻的认识，同时对档案数字化外包工作中常见的一些问题和风险点有了新的认识，并结合外包工作的流程分析，就解决好档案数字化外包过程中出现的一些问题特别是安全防控方面的问题提出了具体措施 【关键词】广播电视基层台站；档案；数字化；外包 前言 我国档案工作的数字化历程总的来说还不算久，档案数字化外包业务工作开展的年头也不算长。但是，近年来随着信息科技的不断进步，特别是网络应用技术的快速发展，为档案工作向数字化、网络化方向发展创造了良好条件，提供了必要的技术支撑。当前，档案数字化外包业务工作也已成为档案数字化进程的重要推动力。伴随着档案数字化外包工作的不断推进，这项工作的安全管理防范措施也就自然备受关注并被提上重要的工作日程。2014年12月8日，国家档案局专门发布了《档案数字化外包安全管理规范》，重点指出：“各级各类档案馆、室等档案部门开展档案数字化外包工作，应当实施安全管理。应按照安全第一、预防为主的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。”这充分体现出档案数字化外包安全管理工作的极端重要性，并给出了加强安全管理工作的目标任务，具有积极的指导意义 一、广播电视基层台站档案数字化外包的必要性及意义 广播电视基层台站是广播电视工作的一线和前端，承担着广播电视节目传输和发射的重要任务。大部分台站建台较早，时间跨度大，档案形成量多，管理人员少，尤其是档案专业的管理人员少、懂得运用现代档案管理技术的人少，所以，长期以来还是使用传统档案管理模式，注重保存而忽视了档案的利用和价值开发。在信息技术发展的推动下，传统意义上的档案管理模式越发不合适宜，档案数字化转换工作就显得尤为必要。但是，广播电视基层台站现有档案管理人员又无法承担如此专业和大量的档案数字化转换工作。在此背景下，档案数字化业务外包工作应运而生，对推动档案数字化转换起着积极重要的作用 1.有利于节约工作成本、提高工作效率 档案数字化是一项专业而精细的工作，对人员、技术、设备等方面都有着较高的要求。广播电视基层台站作为工作一线和前端，条件相对都比较艰苦，一般性经费支出有一定的限制，缺乏现成的档案管理专业人才和必要的档案管理设施设备，如果自行开发管理软件，不仅费工费时费钱，还未必能达到预期效果。所以，将档案数字化转换业务外包给有专业资质的公司来做，不仅有助于降低工作成本，还有助于提高工作效率和质量，进一步推动档案数字化建设工作 2.有利于专心致志开展档案管理和服务工作 广播电视基层台站长期以来形成的大量档案，是各台站工作的重要历史见证，具有重要的历史和研究价值，对当前的基层台站建设工作也具有一定的借鉴意义。将档案数字化业务外包出去，不仅在一定程度上节约了人力、物力，而且可以把广播电视基层台站档案管理部门的有限人力投入到集中精力做好档案管理和服务工作上去，着力加强档案部门自身建设，在不断提升档案工作能力上下工夫，在推动档案利用和档案价值升值方面做文章。这对档案部门来说是一次很好的学习提升的机会 3.有利于帮助档案部门发现自身存在的问题 “当局者迷，旁观者清。”每一个人都有强烈的主观性，置身其中，往往难以发现事情本身的问题。广播电视基层台站档案人员一般较少，如果平常工作投入力度不够，专业知识方面再得不到及时更新，自查能力就自然而然跟不上节拍，出现问题难以及时发现且不能及时解决，势必给档案工作带来巨大隐患。而在档案数字化工作外包过程中，通过短时间集中处理海量档案，就很容易发现过往广播基层台站档案管理中存在的问题和漏洞。在于外包公司的协调沟通过程中，也可以寻求到合理的现实解决途径，有助于提高档案的完整性与准确性 二、广播电视基层台站档案数字化外包过程中容易出现的问题 广播电视基层台站档案数字化外包过程中，主要涉及档案管理部门、档案数字化外包服务公司两个主体，这二者是相互联系、相互作用、相辅相成的。所以，档案数字化外包过程中容易出现的问题，也主要集中在这二者之间，即档案管理部门自身的问题和档案数字化外包服务公司的问题 1.档案管理部门自身的问题 首先是档案管理部门的思想认识问题。部分档案管理部门对档案数字化工作的重要性、必要性和紧迫性的认识还不到位；部分档案管理部门担心将档案数字化业务