基层单位档案建设工作手册.docVIP

基层单位档案建设 工作手册 石总场基层建档工作办公室 二〇一一年五月 档案的定义：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案工作实行原则：《档案法》第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 档案整理工作基本知识 1.整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 2.档案实体分类：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 3.立档单位：构成档案全宗的机构、组织和个人。 4.全宗：一个机构、组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 5.案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 6.立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 7.卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 8.档号：以字符形成赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代号。 档案整理的范围：凡是本单位工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括自产的内部文件、决定、会议记录、图表、簿册、照片、录音、录像、实物以及本单位编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 连队档案信息资源的来源 档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。连队档案信息资源从时效、价值和系统性上来说，是在连队产生和使用的文件的总和，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理的、办理完毕的资料中具有保存价值的部分。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。 连队档案管理的性质和作用 连队档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理本单位所形成的历史文件的一种专业，是管理性的工作。其目的是为了更好地适应社会的利用需要、适应连队干部职工的利用需要，是服务性的工作。在连队发展的各个历史阶段，档案管理工作都必然为连队的经济、政治、文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。进行档案管理工作，要遵循集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指档案要由连队档案室集中保存,并制定统一的规章制度进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；二是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。连队建设的档案是连队历史的见证，反映着一定的历史事实，维护档案的真实性，保持档案的原貌，是连队档案管理工作必须遵循的原则之一。连队档案管理不仅对局部工作和生产有意义，对团场和连队也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。 连队建立个人档案的目的和意义 个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。 连队所建立的个人档案内容主要有：个人基本情况、诚信记录、劳动合同管理、承包合同管理、土地租赁合同、职工个人缴纳“五保三费”记录、职工完成义务工情况记录、违反劳动合同和劳动纪律记录、表彰奖励情况记录、职工培训情况记录、获得救助情况记录、历年调资情况记录、年度收入情况、年度考核情况、附件等14项。这些都是个人经历、学历、社会关系、思想品德、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与连队方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。连队建立的个人档案号与团综合档案室所保存的个人档案的档案号一致，对个人的表现有更加详细的记载，可为办理贷款、调资等工作提供最基础的资料。 连队档案立卷归档范围 凡是反映本单位工作活动办理完毕，具有历史价值和长期查考利用价值的各种文件材料均属归档范围。 连队档案分类：文书档案、专门档案、人事档案 连队档案归档要求 1、各类档案的立卷归档工作要在档案室的监督指导下进行，按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，按立卷要求整理，