人事行政部文员作业指导书(DOC 9页).doc

第一章 职位说明书 第一节 岗位职责 职位名称：人事行政部文员 直接隶属：人事行政部经理 直接下属：无 协调部门：采购部、生产部、品控部、储运部、财务部 岗位描述：在人事行政部经理的领导下，负责人事行政部的文书管理工作；负责文件的打字、复印、下发，报刊（邮件）的收发工作；负责文件、档案等有关资料的保管与存档工作。 岗位职责： 负责文件材料的打字、校对工作。 负责集团及分公司下发文件、资料的存档、借阅、归档的管理工作。 负责分公司报刊、信件、电子邮件及传真的接收和发送工作。 负责人事行政部人员的日常考核管理及月末考核上报工作。 负责集团董事长、副董事长手机话费查询及续缴工作，确保手机不停 机，并每月向财务报表。 负责分公司文件资料的复印、登记管理工作。 负责分公司文件的下发工作。 负责分公司图书借阅的管理工作。 负责对人事行政部复印机、传真机、电脑的清洁管理工作。 第二节 主要权力 有对人事行政部文件、图书、资料、档案及各类的物品的保管权。 对接收到的传真件、报刊、邮件有及时下发权。 第二章 常规工作内容 第一节 常规工作 一、日工作待办单 1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。 2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。 3、将当日工作项目记录，做出总结。 二、周部务会议 1、每周一参加由采购部经理召集采购部全体人员参加的部务会议，并做会议记录。 2、对一周内的工作向部门经理做出汇报。 3、做好会议记录，存档备查。 4、建立签到簿。 三、考勤管理 1、对人行部全体员工的出勤情况进行记录，员工病事假应履行公司规定的手续。 2、每月月末，将考勤表交本部门经理签字后，分公司总经理签字后，送财务部成本会计处。 3、协助部门经理对驻分公司各部门出勤情况及月末考勤核对。 四、月工作总结 1、月30日16：00时前做出个人工作总结。 2、对分公司各部门、各级管理人员的月工作总结进行收集整理后，上报 分公司总经理。 3、工作总结应按公司规定的模式书写，内容真实全面、不漏项。 五、司刊稿件 1、每月15日16：00时前，收集各部门向分公司人事行政部提供司刊稿件。 2、要求所提供的稿件内容具有知识性、趣味性、 娱乐性，要有真情实感，不应随意摘抄，应付了事。 3、将摘选后的稿件传至集团总经办。 第二节 卫生检查 随时与人事行政部经理一同对分公司各部门的室内、外及个人卫生进行检查。 一、对分公司各部门的室内卫生进行检查，主要内容包括： 门、门把手、窗户、文件柜顶部、墙壁等有无灰尘及霉点。 物品摆放合理，无杂乱感。 地面卫生清洁无杂物。 检查各部门养花是否符合公司规定。 检查室内防蝇设施，是否存在蚊蝇进入办公室及车间的隐患。 二、对各部门分担区卫生进行检查，主要内容包括： 室外分担区地面无杂物、纸屑、废弃的塑料袋及包装物。 检查各部门是否将垃圾倒到指定地点，有无随处乱倒现象。 冬季地面有无积雪，以雪为令，随时组织各部门进行清雪劳动。 三、个人卫生的检查，主要内容包括： 1、检查是否存在披长发、染指甲、染头发、佩戴饰品等现象。 2、工作期间的妆束应符合公司规定，大方得体，不化浓妆，不穿奇装异服。 第三节 文件的打字、复印、下发 一、打字 1、需打字部门将文件送达人事行政部时，应审核需打字稿件上是否有该部门主管领导的签字。 2、检查该稿件是否符合公司规定的打字要求，如工艺配方、工艺标准、新产品研发等绝密资料不允许打字。 3、如需打印稿件符合公司打字要求，由人事行政部经理在稿件签字，并注明紧急程度、统筹安排后交由人事行政部文员进行打字。 将打字完毕后的稿件由人事行政部文员将稿件交起草人校对无误后， 签字确认；如打字出现错误，人事行政部文员负责改正，直到完全正确。 二、复印 严格执行公司《复印机使用规定》。 复印申请部门应在《复印登记表》上注明复印时间、资料名称、用途、 密级、纸型、复印数量、废纸数等内容，由复印申请人在经办人栏中签字，交本部门经理签字确认，经人事行政部经理审核后可进行资料的复印。 3、原则上资料复印数量超过10份以上的及大批量的经常使用的消耗性报表，应打印腊纸油印或送印刷厂进行批量印刷。 4、公司绝密资料的复