会议工作人员的现场管理安排.docxVIP

会议工作人员的现场管理要求及安排工作步骤第一步国际会议工作人员的来源。来自主办单位的人员、承办单位（PCO）的人员、来自政府部门的人员、来自硬件服务供应商和志愿者。第二步工作人员的培训召开工作人员培训会议。发给工作人员工作手册。发给在校学生志愿者手册。第三步将所有的工作人员全部统一编入会议机构。第四步工作人员食宿安排。大部分工作人员不安排住宿。安排要给所有工作人员提供工作餐。第五步工作人员的现场管理。工作人员要坚守岗位、要服从指挥、要请示汇报。会议组织者每天都要召开工作人员例会。第六步工作人员撤离会议工作人员的任务一旦结束，需尽快撤离会议到原单位吧报道。特别提示会议初期有多少工作人员也不够用，而会议后期又经常出现人浮于事的现象。绝大多数工作人员只要知道自己的工作岗位和工作内容就足够了。1．工作人员的来源我国财政部对国际会议工作人员的人数有一定的标准。有300名会议代表参加的国际会议，可按10:1的比例安排工作人员，超过300人以上的部分则按15:1的比例。按这个标准，大型国际会议就会有几百名工作人员。国际会议的工作人员来自许多机构，包括主办单位的各级领导和工作人员，专业会议机构的工作人员，来自公安、消防和交通管理等政府部门的工作人员，设备、展览和汽车公司的人员，旅行社的人员，同时还包括大量的志愿者，其中主要是在校的学生。(1)主办单位的工作人员主办单位在举办一个大型国际会议时，单位的各级领导都会高度重视，有时还会将整个单位的各个机构也搬到会议现场作为会议机构去管理会议。(2)承办机构的工作人员大型国际会议的承办机构大多都是专业会议组织机构，这些机构已经举办过几十个甚至上百个国际会议，工作人员都“久经沙场”，有着丰富的现场处理问题的能力和经验，他们是整个国际会议工作人员的中坚力量。主办机构的人常称他们是国际会议工作人员中的“正规军”。(3)政府部门的工作人员举办大型国际会议特别是还附设有规模比较大的展览时，就会有公安和消防的工作人员参加会议的组织工作。当会议出现突发事件的时候，他们的参与往往能使问题高效率地得到解决。(4)硬件服务供应商有的会议也将硬件供应商的工作人员吸收到会议的各个组织机构中，能够起到很好的作用。例如，设备公司的经理可以直接参与设备组的工作，汽车公司的调度可以参与交通组的工作，饭店销售部的经理参与接待组的工作。采用这种方式既减少了会议本身的工作人员，也更利于软硬件的相互沟通，提高工作效率。(5)志愿者会议的志愿者主要来自在校学生。有些会议组织者片面地认为参与国际会议工作的学生的学历越高越好，有博士不用硕士，有硕士不用本科。其实，实际的情况完全相反，因为志愿者在国际会议中主要做的是会务工作，许多高学历的学生并不安心做这些会务工作，恰恰是一些高等职业学校的学生更适合做这些会务工作。例如，在第28届国际心理大会上2400名国外会议代表进行现场注册就是由来自北京联合大学的20多名大专学生完成的。2．工作人员的培训国际会议是一项重要外事活动，需要所有为会议服务的工作人员都要有一定基本素质才能胜任工作。不仅是在校学生，所有会议工作人员都应接受外事培训，提高外事政策水平，增强和外国人打交道的本领。在条件允许的情况下，在会前的一周左右将全部的工作人员集中在一起召开动员会，由会议主办单位的领导进行动员，请专门的外事工作者或者具有丰富外事经验的专业会议机构的人员授课，使所有的工作人员都能认识到我国是个文明古国，素有“礼仪之邦”的称弓。在举办国际会议的过程中，不管是在大型活动中还是平时细小的个人交往中，工作人员的一言一行都不仅是个人的行为，而且代表了国家，要随时注意必要的外事礼节和礼仪，克服我国民众经常出现的一些不良习惯。集中培训前应发给每位工作人员一本工作手册，在集中培训结束后，工作人员仍要学习。3．统一的会议管理机构建立统一的会议管理机构是从组织上保障国际会议取得成功的重要环节。所有的会议工作人员都要打破原来行政单位的编制，不管在原来的机构担任什么职务，全部统一编人会议管理机构。会议组织者要将事先准备好的任务分配给每位工作人员，定岗定编，要求工作人员非常清楚自己在会议期间的工作岗位和主要任务。会议机构也要吸收会议举办场所的工作人员，要明确双方的工作和努力都是为会议服务，共同研究会议各个方面的工作，不能再有相互的界限。各个机构的负责人虽然都是临时任命，但一定要保持高度的权威性，要保证会议的所有工作人员都能做到令行禁止，步调一致，像军事组织一样，保证会议的成功。4．工作人员的食宿安排“大军未动，粮草先行”，安排会议期间工作人员的食宿是一件非常重要的工作。(1)工作人员进住的时间工作人员到位早，可以使来自各个不同单位的人员早见面，相互熟悉，有利于今后几天的工作。同时会议各部分工作也可以尽早开始，使现场筹备工作更快落实，即使临时出现问题