郑州轻工业学院档案馆数字化工作经验交流(新).ppt

档案数字化建设实践及成效 办公自动化产生电子文件的文档一体化管理 档案服务利用多元化、网络化 档案数字化建设实践及成效 档案数字化建设实践及成效 例如，早期的文书档案没有分类，只是按保管期限每年流水号排列案卷，在扫描文件时会出现大量的重号，无法准确地批量导入档案管理系统。所以在录入目录和扫描电子文件命名时，把保管期限作为档号的一部分来区分重号文件，例如：1975年永久卷第三盒第3件，原号为1975-3,3，引入保管期限后，用01、02、03、分别代替永久、长期、短期，档案号就变为1975-01-3,3，扫描电子文件就命名为1975-01,3.0003，在档案管理系统中1975-01就起到了分类号的作用，将这一卷与长期和短期的同卷号区分开，又不需要改变纸质档案的原貌。 数字化的各类档案 档案全文数据库建设体会 扫描标准: 1、照片档案，扫描参数：彩色300DPI；黑白照片：灰度300DPI； 2、纸质档案，扫描参数：普通文件彩色或黑白300DPI；保存完好的文件：彩色或黑白200DPI； 3、文件格式：PDF和JPG两套，PDF文件导入到档案管理系统，JPG文件作为备份刻录成光盘保存。 档案全文数据库建设体会 质量控制： 1、图像倾斜度控制在±3%以内；图像周边无黑边； 2、图像里杂点为最小文字30%大小以上一律去除； 3、图像里杂线予以完全去除； 4、同一页图像里原实体分离的予以拼接合成处理； 5、压边装订档案分拆扫描，使得压边信息尽量完整； 6、图像倾斜度不合格率控制在1‰； 7、图像顺序差错率控制在1‰； ……等等 档案全文数据库建设体会 三、实时抽查扫描结果、保证扫描质量 1、实时跟进校验，类似目录著录； 2、抽查不少于25％、错误率小于1％； 3、特殊档案，及时调整扫描精度； 4、文件命名：分类号＋盒号＋四位文件件号，如2009-JX1413，1.0003。 档案全文数据库建设体会 四、批量挂接再次抽查、备份原始数据 1、运用“南大之星”批量挂接方法进行挂接。 2、进行目录和电子文件挂接校验，如错误率超出 1％，及时重新挂接并校验。 3、原始电子文件采用移动硬盘和光盘2套备份策略。 档案归档网络化 增量档案电子化 档案工作现代化 档案服务实时化 存量档案数字化 档案管理规范化 数字 档案馆 第四部分 档案馆建设发展目标 档案信息保管中心 校史编研宣传中心（校史馆） 三个中心建设 以上是我们在建设数字档案馆过程中的一些体会，旨在抛砖引玉，让做得更好的同仁们来交流经验，让所有同仁在档案信息化建设过程提高效率，少走弯路。 恭祝各位同仁 新春快乐!万事如意! * arch.zzuli.edu.cn LOGO 郑州轻工业学院档案馆 arch.zzuli.edu.cn. arch.zzuli.edu.cn. 郑州轻工业学院档案馆 郑州轻工业学院档案馆 arch.zzuli.edu.cn 二O一四年元月 档案数字化与安全工作研讨会 1、郑州轻工业学院档案馆概况 2、档案数字化建设实践与成效 3、档案数字化建设体会 4、档案馆建设发展目标 汇 报 提 纲 郑州轻工业学院建校于1977年，目前是一所以工为主，工、理、文、艺、经、管、法、教、农等多学科协调发展的高等学府。现有在校本专科、研究生25000余人。 学校档案馆成立于2009年5月，为校属独立机构。档案馆既是学校档案工作的行政管理部门，又是档案永久保存和提供利用的基地。 第一部分 郑州轻院档案馆概况 （一）馆藏情况 ※ 十一个门类档案：党群、行政、教学、科研、基建、设备出版、产品、外事、财会、学生。 ※ 现存有各类纸质档案资料（1977—2013年）21697卷，实物档案近1000件,数码照片4000多张，数字音像档案800多小时。 ※ 2013年开始管理毕业生遗留的个人档案，共有1242卷；学生助学贷款档案约700余卷。 ※ 每年新增档案约1500卷,各类实物档案100多件。 （二）馆舍情况 档案馆现有使用面积700平方米，其中库房面积350平方米，实物档案展厅150平方米，办公阅档用房200平方米。新校区规划面积近2000平方米的档案馆（校史馆）正在建设中。 ※服务学校各部门日常工作；学校各类检查评估； ※为教师、校友职称评审、职务变动提供档案资料利用服务，为毕业生就业提供学籍材料查询、学历认证服务； ※提供学业成绩、各类证书的中英文翻译服务； ※进行学校所获荣誉统一登记，为学校提供准确、全面的荣誉类数据。 2013年，档案馆接待综合类档案利用者近7000人次。 （三）档案服务利用情况 ※ 编写了《郑