会议组织与管理_课件.ppt

会议组织与管理分享 问题： 1、我们平时主要组织哪些会议？ 2、我们希望通过今天的分享得到什么收获？ 会议中，谁最重要？ 主持人 发言人 参与人 组织者 目标 从会议组织者的角度了解会议的基本流程 明确会议组织中的注意事项和基本原则 分享以往会议组织中的得与失 “为更好的组织会议做好准备！！” Contents 会议的基本流程 1 会议组织的注意事项 2 会议组织的基本原则 3 突发事件预防与处理 4 一、会议的基本流程 准备 执行 总结/跟进 会前 会中 会后 1、会前准备 会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。 无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。 “有备无患！！” 1、会前准备 确认会议的基本信息 制定会议计划 会议布置 提出预防措施 确认会议的基本信息 What —— 会议主题 When —— 会议时间 Where —— 会议地点 Who —— 参会人员 Why —— 会议目标 How-how to do —— 会议形式 how much —— 会议预算 “5W1H” 制定会议计划 会议议程计划： 主题、主持人、议题、发言人、时间 会议准备计划： 事项、要求、负责人、完成时间 提出预防措施 人 预防：迟到、意外 财 预防：不足，丢失 物 预防：不足、丢失、损坏 2、会中执行 根据会议计划完成分配的职责； 了解会议需求及时提供方便； 观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处； 相互协助、配合解决突发事件。 会议中可能出现的问题 原因 具体表现举例 时间 会议安排在即将午餐时，每个人饥肠辘辘，无心开会。 地点 场地的隔音效果差，导致与会者分心 参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人 主持人 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断 资料 有临时人员增加，资料不够用 会议主题 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 3、会后总结跟进 及时编辑会议资料（如会议纪要调整、会议简报） 了解参会者的意见和建议（内容/组织） 通知未参加会议的相关人 安排参会者相互交流的场所和机会； 反省会议组织中的收获与不足 -优点？问题？原因？下一步计划？ 二、会议组织的注意事项 3 会场布置 注意事项 6 VIP安排 1、场地选择 根据5W1H明确会议的场地要求 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境…… 根据场地要求和预算列出备选方案 场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐 了解周边环境 如：酒店内的其他会议、酒店周围是否有特殊情况、当天当地是否有大型活动… 2、会议通知 通知的基本内容：5W1H 表明后勤的关联信息： 食宿安排、交通、后勤联系人 与会者需要做哪些准备工作： 会前再提醒 准备工作、日程等 2、会议通知 通知的形式： 邮件 电话 短信 Outlook日历 通知的常见附件 会议资料 日程表、交通图、参与人名单通讯录 分房信息、航班及接送机安排、周边景点 3、会场布置 场型的确认 资料的准备和确认 打印文件、PPT等 设备的准备和确认 投影、相机、音频线、麦克、白板、笔… 其他物品的准备和确认 横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇 几种常见的场型 A.鱼骨型 B．课桌式 □ C．U字形 设备的准备和确认 XX会议 行政准备单 负责人： 酒店联系人： 时间： 地点： 一、请确认准备以下教学用品 负责人  讲师台1个 酒店  白板、白板笔（黑红蓝三色各2） 酒店  翻纸板、白板纸40张 酒店  无线麦克风2支 酒店  投影仪 Cylen  A4白纸 30 张 酒店  资料30套 Cylen  学员桌牌（标明学员姓名、公司） Cylen  茶歇 酒店  签到表 Cylen 会场准备 4、第三方沟通 对象 酒店 印刷公司 培训公司 航空公司 旅行社 公关公司 … 关键点 明确要求 准确传达信息 确认信息到达 确认做到 确认对口人 确认关键时点 充分合作 酒店能提供哪些免费服务？ 到店的资料发放 叫醒服务 资料店内的搬运 桌牌？ 5、进程控制 纪律： 设定违规的规则 时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间 午餐确认： 留位确认、时间确认 物品随检： 麦克、纸笔、茶水… 关于参会者反应 对内容、对环境（冷热） 6、VIP安排 会议要求确认 设备、物品、音乐 喜好确认 饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求… 日程安排 车辆接送、晚餐陪同、出行陪同… 房间确认 是否安静、视