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加强及改进机关事业单位公文管理数字化转型 　　【摘要】在信息化技术不断进步的时代里，怎样才能运用信息技术优势提高机关事业单位的政务管理效能？本文以文书工作为基点，透视网络环境下公文协同管理工作面临的挑战，探讨提高政务办公水平的解决之道 【关键词】公文管理；知识管理；配置管理；现代办公 很多单位有较为完善的公文管理办法，对于纸质公文的流转过程都很成熟，办公自动化系统的普及有力推动了办公模式由传统向现代的转变，云技术、大数据更为办公平台与办公模式提供了新的解决方案。然而值得关注的一个现象是：在线协同工作能力却并未在机关事业单位达到期望水平 一、网络环境下公文协同管理面临挑战 当前，信息化在我国经济社会发展中的作用越来越突出，我国正在进入以信息化驱动办公现代化的新阶段。据国际电信联盟（ITU）最新发布的2016版《衡量信息社会报告》显示：我国ICT（Information and Communication Technology，信息和通信技术）发展指数为5.19，排在全球第81位，较2015年提升了3个位次，高于全球平均值4.94，进入亚太地区前十名。笔者在思考：为何国家信息化整体水平不断提升，在一些机关事业单位内部却依旧是纸质公文流转模式唱主角？已建的办公平台为何不能展现它的高效与便捷？下面从四方面进行浅析 （一）公文线下流转是常态。纸质公文流转模式依旧是主流形态，大体表现在四方面。第一，文件来源多为纸介。机关事业单位的公文主要来源，无外乎是上级发、下级送、单位内部产生。由于办公系统使用范围的限制，致使外部来源的文件主要是纸质传真或人力报送。第二，领导习惯签批纸介文档。即便公文来源是电子文件，也需要打印呈交单位领导手工签批，之后印发或经由网络推送给相关部门，将纸质文件扫描为电子版并上传至?k公系统，也只能是起到部分网上传递功能。第三，纸介材料便于归档。档案管理部门有规范的管理办法，同时机关事业单位往往会接受上级的各种检查或对下级部门部署检查，往往要求提供纸质材料。这就使得纸质公文流转依旧是主流，而办公系统并未展现出速度快、效率高等优势 （二）公文配置管理是盲区。在没有办公平台的助力下，文秘写作显现出以下三大弊端。第一、配置管理不规范。CM（Configuration Management，配置管理）是工程领域概念，我把他引入办公领域就是指：通过技术或行政手段对产品（公文就是文秘工作者的产品）及其编写过程和生命周期进行控制、规范的一系列措施，其目标是记录公文（产品）的演化过程，确保创作者在公文生命周期中各个阶段都能得到精确的配置。然而在现实中，电子文稿起草过程不仅存在版本混乱、无序、无统一标准、历史记录不清晰等情形，还存在修改痕迹难追溯、存储不规范、缺乏备份等现象。单体公文写作尚存诸多问题，多人协作的问题则更加突出。如果发生作者或管理人员变动，不仅无法对公文的文脉进行回溯、文件复用率低下，甚至还可能出现丢失的风险，真是“船过水无痕”！这些情形与CM要求都相距甚远 （三）知识体系建设是鸿沟。办公室工作中有许多事务性工作，有些工作具备较为成熟的流程和操作套路相对比较容易上手，但文秘工作则不同，有人描述为：“三年入门，五年出徒”，可见培养一名合格的“笔杆子”并不容易。如果说配置管理做的不够好，尚可为大家所接受，但知识管理没做好，则面临知识层面断炊的风险，造成经验失传，着实可惜。在机关事业单位，许多显性的知识可以通过流程、方案、规则进行物化，但隐性知识则依赖于无形的经验与风格，表现为“口传心授”，大多缺少成文成体系的资料，这也是文秘工作者成长周期长的原因之一。微观层面看，一般的公文极少会对引用的数据、资料进行注释与记录，而这主要依赖于创作者的个人记录，因此造成资料链断裂的风险很大。宏观层面看，在组织内部流行着许多不成文（未成文）的规定或要求，因没有记录载体造成这些信息离散且不成体系，形成内部难引用、难延续及执行走样的情形，伴随时间的推移，这些信息或规则将逐渐变形甚至丢失。可见，知识体系是否建立是否管用，已然成为了摆在公文写作与传承工作经验的一条鸿沟 （四）办公系统建设与维护是短板。办公自动化平台因其具有共享性、便捷性、易操作性、易维护性等特性有助于提高工作效率和效能，若系统与实际工作流程相悖则不能发挥优势，甚至因“不好用”而沦为电子垃圾。笔者对一些单位调研发现如下问题：一是建设与使用需求错位，建设者在系统建设立项、研发的全程都按照其“自己的意志”建设，或按有关批示要求建设，与实际应用系统的人员沟通甚少，“自娱自乐”的建设系统，造成“所见非所用”的局面。二是直接购买成品，这免去了建设开发的负担，但成品功能定型与业务不相融合的问题没有解决，买来的“先进产品”不能融合于本地工作。三是建设需求调研不充分，机关事